作    者：徐小平 卿龙斌 史寒君

工作单位：湖南省人民检察院  株洲市人民检察院 长沙市人民检察院

　　摘 要：为了推动统一业务应用系统[1]上线运行与检察档案工作更好地协调对接，促进规范执法，2014年以来，笔者通过听取汇报、实地调查、集中座谈等方式开展了诉讼案件电子案卷建立情况专题调研。发现了诉讼案件电子案卷建档归档工作中存在标准不统一、方法不规范、存储不安全等问题，主要是重视不足、挖潜不够、制度不全、条件不齐等主客观原因，检察机关应立足执法办案实际并结合档案工作要求，注重健全制度、改善条件、提升质量、升级系统。

　　关键词：电子检务；统一业务应用系统；诉讼档案；电子案卷；数字化

　　一、发现的主要问题

　　（一）电子案卷的规范标准缺乏统一性

　　全省14个市州院中仅有株洲、永州、益阳三个市级检察院制定了电子卷宗的相关规范性文件。如：株洲市院出台了《株洲市人民检察院规范电子卷宗的规定》，永州市院制定了《永州市检察机关统一业务应用系统案件电子卷宗立卷归档暂行办法》，益阳市院制定了《益阳市检察机关电子卷宗归档暂行办法》。从三个市院制定的电子案卷的规定看，规定的内容与要求不统一，不利于电子案卷的共享兼容，容易造成重复劳动和资源浪费。同时，这些规定的内容多倾向于应对省院考核，对省院重点考核的侦监、公诉、反贪、反渎、民行、控申等六个部门办理案件的卷宗作了详细要求，而对有关检察技术、人民监督员、预防、监所、林检等部门案卷扫描的实质性规定较少。另外，在“扫描什么、怎样扫描、何时扫描、谁来扫描、谁来担责”等方面也缺乏具体统一规定。

　　（二）卷宗数字化简单粗糙，质量堪忧

　　从各级院开展案卷扫描工作的情况看，一些检察干警尚未深刻认识到建立电子案卷的重要性，有的干警甚至觉得扫描案卷是浪费司法资源、降低办案效率。在案卷扫描工作中，只是进行简单的扫描、上传，扫描案卷的数量、质量均较粗糙，数字化工作不成熟、不深入，质量令人堪忧。

　　一是数字化的内容不完整。侦监、公诉、反贪、反渎、民行、控申、技术、人民监督员办公室等部门电子案卷较完整，监所、林检、预防等部门案卷扫描数量很少，甚至没有电子案卷。对于上级院业务部门或按规定要求数字化的案卷材料，虽然都扫描形成了电子案卷，但不少单位存在缺页现象；对于没有硬性规定的案卷材料，如公安的侦查案卷，基本没有数字化或者没有扫描上传到统一业务应用系统。

　　二是数字化的质量不达标。在扫描模式上，彩色与黑白模式混乱；在分辨率上，电子档案的分辨率不低于300dpi的要求没有严格执行；数据格式不统一，电子图片存在JPG、TIFF、GIF、BMP、PNG等多种格式，而电子档案则要求形成PDF格式保存；在数据处理上，由于扫描仪可以自动生成PDF文本，没有经过去噪、去黑边、倾斜校正等图像处理工作，电子文档的质量参差不齐；在数据的保存上，每册案卷扫描保存成一份电子文件，而电子档案则要求案卷中的每份文书材料单独形成一份电子文件。

　　（三）电子案卷有存储，无备份，存在安全隐患

　　一是电子案卷存储仅存于服务器。目前，各级院扫描案卷后将电子案卷上传到统一业务应用系统，并全部分散存储在各级检察院的服务器里。二是电子案卷没有备份，存安全隐患。各级检察院的案管中心和业务部门均没有将电子案卷专门刻盘备份，也没有向本单位档案室移交，存在服务器数据一旦损毁灭失则不可重现的风险。

　　二、对存在问题的原因分析

　　一是工作重视不足。多数检察干警虽然认识到案卷数字化是大势所趋，但在触及部门利益、变革工作方式等方面明显重视不够，甚至存在抵触情绪。案件承办部门基本处于被动接受扫描任务状态；各级院案管中心在出台规定之前，没能与档案部门进行沟通，在案卷数字化的完整性、原始性及质量参数等方面缺乏具体规定。

　　二是内部挖潜不够。案卷材料扫描工作的技能要求不高，年轻干警与书记员均具备基本的计算机操作技能，稍加培训，就能够胜任。案卷数字化工作缺乏专门标准与专业培训，也没有开展相关技能的交流分享活动。

　　三是制度不够健全。从全国范围看，在办案过程中对案卷进行数字化加工，是统一业务应用系统上线后出现的新任务，目前还处于起步阶段，缺乏现成可用的制度规范。从全省范围看，各级院制定的案卷数字化规定，受到工作经验与知识储备的限制，也有诸多不足。

　　四是设施条件不尽完备。缺乏专用的扫描场所，绝大部分检察院没有配备专用的数字化工作室，扫描设备的数量、档次不一。系统功能开发尚未完整，“一键归档”模块还在试点开发，目前不能批量快速导出案卷目录、电子案卷。

　　三、加强电子案卷工作的对策与建议

　　（一）建立健全案卷数字化制度

　　要出台适合统一业务应用系统的检察机关档案管理办法。[1]制定诉讼案卷数字化暂行办法，就扫描什么、怎样扫描、何时扫描、谁来扫描、谁来担责等方面作出具体规定。完善案件评查制度，将所有案件纳入统一业务应用系统和案件质量评查。明确电子案卷接收标准，档案部门只接收符合档案管理要求的电子案卷。

　　（二）创造案卷扫描必需条件

　　在每个检察院的案管部门设置一个数字化中心，配备专业高速扫描仪与图像处理整合软件，专门用于案件卷宗扫描、扫描图像处理整合、扫描件内网传输、上传统一业务应用系统、刻盘备份等工作。配置专职扫描人员，对扫描格式正确性、扫描内容完整性、扫描页码的连贯性、图像处理整合准确性负责，并严格遵守相关保密规定。案件承办人既负责案卷内容的完整性与真实性，又负责上传扫描件。案管部门负责案卷质量的评查。加强数字化人员业务培训，培训扫描仪使用技能与图像处理、PDF文本整合技能，确保电子案卷的质量符合档案管理要求。

　　（三）提高电子案卷质量

　　一要改进日常管理。强化全程管理与前端控制，在诉讼案件电子案卷生成之初，就对其“进行前期的监督和控制”。[2]承办人在上传电子案卷前，对卷宗扫描的质量、完整性进行检查自纠；案管中心（检务督察处）开展执法质量评查前，要设定一定抽查比例，对于数字化工作较突出的案件，要给予适当加分；现阶段，案管部门应将服务器内的电子案卷进行刻盘备份，异地保存。

　　二要确定数字化参数标准。扫描分辨率不低于300dpi，对案件中形成的红头、印章文件材料和重要材料要采用彩色模式扫描，其他文件材料采用黑白模式。[3]统一图像处理软件，图片处理好后将图像格式统一整合成PDF格式，一份文书对应一个PDF文件，不得将数份文书扫描成一个文件，也不得将多页文书扫描成数个文件。

　　三要明确扫描时间节点。需要检察干警以外人员签字的案卷材料，例如送达类的文书，应在被送达人签收后，2日内将有被送达人签字的文书扫描成电子文件，上传系统。多次填充的文书，如提讯提解证等，应在最后一次填充完毕后，2日内将文书扫描成电子文件，上传系统。其他案卷材料在该项具体工作办理完毕后立即扫描、上传系统。

　　四要坚持“双套制”管理。电子案卷应与纸质案卷的内容保持一致，每份扫描件都应上传到统一业务应用系统中相应的办案节点。系统内制作完成的文书，如审查终结报告、起诉书、批准逮捕决定书等，不再扫描上传。系统内制作、系统外使用、补充完整的文书，如送达回证、询问、讯问笔录（自侦案件初查、侦查阶段的笔录除外）等，应将具有法律效力的文书材料扫描成电子文件，然后上传系统。系统外生成的应归档的案卷材料应全部扫描，并将扫描件上传至统一业务应用系统相应时间节点。案件承办人应在案件办结后一个月内，将系统内制作完成的文书连同其他纸质案卷材料一起，整理成纸质卷宗归档。建议将“危害国家安全犯罪案件、恐怖活动犯罪案件和涉及国家秘密的案件，可不按本规定将案件材料扫描上传”改为“危害国家安全犯罪、恐怖活动犯罪案件和涉及国家秘密的案件，可不按本规定将扫描的案件材料上传系统”，即对上述三类案件卷宗进行扫描，但不需将扫描件上传到统一业务应用系统，案件办理完毕，承办人将该扫描件连同纸质案卷一并向档案室移交。

　　五要加快推行电子案卷资源共享。要将“两法衔接”、政法协同办案等系统与统一业务应用系统的流程衔接，贯通司法程序的全业务流程。[4]政法系统应召开专门的联席会议，并以联合发文的形式规定政法机关电子案卷共享事宜：公安机关对于侦查终结的案件应形成电子案卷，在移送案件时同步移送纸质案卷和电子案卷；检察机关根据法院的需要，提供相关电子案卷；法院根据检察机关的要求，提供相关材料的电子案卷；为防止电子案卷被篡改，建议统一使用PDF格式文档。

　　（四）升级档案信息化管理系统功能

　　一要增加录入字段。在案件信息录入的界面增加“题名”、“责任者”、“成文日期”、“文件编号”、“密级”、“公开”等字段；案件办结后，可以自动生成两种案卷卷内目录，一种是涵盖所有字段的卷内目录，另一种是包括部分字段的卷内目录，即诉讼档案卷内目录中“顺序号、责任者、题名、文件编号、成文日期、所在页号、备注”等7个方面的字段，避免承办人二次录入，方便承办人打印卷内目录。

　　二要增设系统功能。一方面，增设数据交换接口。为提升工作效率、防止重复劳动，增设政法系统共享电子案卷材料的交换接口。另一方面，补增相关案件节点。参照实际办案流程，在统一业务应用系统中增设预防、林检、监所等部门案件办理流程的节点与子节点，做到“有流程能显示，有材料能上传”。此外，增设备份功能。通过在线备份、本地脱机备份和异地脱机备份等多套备份机制，共同确保电子档案的数据安全。[5]

　　三要开发完善一键归档功能。“电子文件必须进行全生命周期管理”， “要求文件生成系统与保存系统二者必须无缝连接”。[6]目前，统一业务应用系统的归档功能仍在研发，根据电子案卷生成系统与保存系统必须无缝连接的现实需要，我们应聚焦四大功能：（1）提醒自查与归档功能。案件办理完毕，系统自动跳出对话框，提醒承办人对案件进行自查，如发现缺少材料、材料错误，可以补充、替换材料；如材料顺序不正确，可在对话框中调整顺序，如无上述情况，点击确认即可将系统生成的文书及扫描上传的材料自动生成电子案卷，系统内的案卷卷内目录与电子案卷里的文书实现超级链接。（2）目录导出功能。案件办理完毕，承办人能快速、批量地将电子案卷目录及其两种卷内目录导出为规范格式的EXCEL文件。（3）案卷导出功能。案件办结后，承办人能快速、批量地将该案的电子案卷导出为PDF文本，PDF文本的命名保留上传时的文件名。（4）生成电子水印功能。案件“一键归档”后，自动生成水印，任何人不得修改案件信息。

　　四要开发档案员管理功能。一是开发集成式归档功能。当前电子文件归档主要有两种，分别是逻辑归档（在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程）与物理归档（把电子文件机制下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程）。[7]应充分利用现有的全国检察机关内网系统与统一业务应用系统，集成上述两种归档方式的优点，实现电子案卷在检察机关的两大系统上进行归档，并改变原存储方式、位置及电子文件的管理权限。同时，还需明确档案员单独享有归档权限，电子案卷一旦归档后，则不可逆，由档案人员进行管理。二是开发统计与利用功能。开发案件与案卷统计功能，实现“基于办案信息直接生成统计数据”。[8]让档案员在统一业务应用系统上能够一目了然地查看本单位往年办了哪些案件、办结多少案件、移交了多少案卷；严格按照《人民检察院档案利用规定》编制授权规则，办案人员只能在档案员授权后，才能查阅、打印、补充完善电子案卷。

　　参考文献：

　　[1]伊礼，杨立男.检察机关系统下诉讼档案的建设和管理[J].兰台世界，2015（7）：85.

　　[2]冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009：62.

　　[3]中华人民共和国国家档案局.DA/T 31-2005纸质档案数字化技术规范[S].2005-04-30.

　　[4]王迪.以统一业务应用系统为核心的数据资源规划研究—信息化视野下深化检察改革的新路径[J].人民检察，2015（5）：33.

　　[5]陶水龙.电子档案双套制管理问题研究[J].档案学研究,2014(4):64.

　　[6]李泽锋.电子文件可信管理关键问题分析[J].档案学研究,2012(6):53.

　　[7]中华人民共和国国家质量监督检验疫总局，中国国家标准化管理委员会.GB/18894-2002 电子文件归档与管理规范[S].2002-04-15.

　　[8]王拥政.“数据智囊”助力案件管理[N].检察日报，2014-05-08（1）.