作    者：蔡桂霞 郑晓斌 孔晖

　　工作单位：湖南省核工业地质局档案馆

　　关键词：湘核地质局  依法管档  调研与思考

　　摘要：在依法治国的大环境中，怎样做好依法治档工作，成为诸多同行关注的热点，本文试从湖南省核工业地质局档案馆开展的“依法管档”调研活动入手，分析现状，剖析原因，探讨途径。 

　　为了认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和湖南省依法治档的有关规定，进一步了解、把握全局依法管档的基础情况，提高湖南省核工业地质局依法管理档案(以下简称“依法管档”)的意识和能力，使档案工作更好的为全局改革、发展服务，局档案馆开展了以“依法管档”为主题的调研活动。2个月来，设计了问卷调查表和问答题目，采取填表、答题、小型座谈和个别咨询等形式，对局档案馆和15个单位的依法管档情况进行调研 、统计和分析，并形成以下报告。

　　一、喜忧参半的现状

　　调研中，欣喜地感到各级领导高度重视档案工作，全体档案工作者热衷档案工作，并取得了可喜的成绩，但仍然存在不可回避的、值得重视的问题。

　　1.档案工作有队伍、有场地、有成果

　　档案队伍基本健全，人员素质较高。我局现有1个省一级档案馆， 6个综合档案室， 全部配备了档案管理人员，81%的单位都配齐了专职档案员，有明确的分管领导，设有单独建制的档案室、有专门的分管部门。全局档案工作者 54人（其中专职 23人）；男8人，女46人，30岁以下11人，50岁以上的7人；大专以上学历 53人（其中硕士研究生 8人）；副高以上职称 5人（其中正高职称2人）；专职档案人员中87%是中国共产党党员。这些人都按省、核工业行业要求参加继续教育和业务培训，均获得上岗证。这支高素质的队伍为依法管档奠定了较为扎实的基础。

　　档案场所较为规范，基本符合要求。大部分单位都按规定建立了档案馆（室）（见下表），库房设置了防盗窗、防火门、部分单位还设置了电子门禁系统，视频监控系统，烟雾检测自动报警系统；库房干净、整洁、管理有序，基本符合防火、防盗、防霉、防尘、防高温、防潮、防强光、防有害气体的要求。

　　档案管理有序，成果喜人。88%的单位都建立了档案管理制度，做到制度上墙，按章办事；形成了“忠诚事业，优质服务，严谨细致，务实创新”档案工作理念；开展了“档案在我身边”的征文比赛 、文书档案赛卷活动和“世界档案日”宣传等活动；特别是局档案馆连续3年被评为湖南省直先进单位，有 14篇论文在湖南省、中国核工业集团公司、湖南省核工业地质局获奖，先后完成了地矿事业部及局布置的项目档案课题，尤其是核设施退役治理项目档案工作在全国各地质办中名列前茅，孔晖同志荣获湖南省档案工作先进个人。

　　2.档案工作有误区、有难度、有隐患

　　认识的误区。主要表现在专（兼）职档案管理人员在业务上有三个方面的认识偏差：首先是归档范围的误区，一是认为红头文件应归档，而对工作计划、总结、汇报材料、业务活动材料等白头文件不归档。二是认为上级文件都应归档，而对本单位的会议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册等本级文件无所谓。三是认为文书档案重要，其他应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案不重要。四是认为正稿应归档，底稿可不归。其次是归档时间的误区，根据档案法及有关规定，不同的资料有不同的归档时间，但由于宣传、教育力度不够，至使一些档案人员和相关业务人员混淆不同类型文件资料的归档时间，甚至严重拖延归档时间，从而造成档案资料由个人（部门）长时间保管，使档案实体安全系数降低。再次是归档职责的误区，部分档案人员工作不主动，奉行交什么收什么；实行收多少交多少；个别业务人员（部门）档案意识不强，以个人方便、工作需要甚至 “保密”为借口，不主动、不及时、不汇交应归档的资料。

　　 工作有难度。核地勘单位因工作原因，具有点多、线长、面广的特性，工作单位流动性大，特别是基层二级单位“搬家”较频繁，而这些“家”大多安在远离本部，交通信息不便，如此频繁的“搬迁”给依法管档工作带来一定的难度。一是收集资料难，不能按期按规定归档；二是利用档案难，不能按规定按程序借还档案；三是监督管理难，不能及时检查、发现档案管理中违法违规隐患，更不能及时解决和处理发现的问题；四是档案资料管理条件较差。

　　管理有隐患。核地勘单位二级队伍的人员构成，主要以本年度（阶段）的地勘任务或项目为重点，因任务变化而变动人员是常有之事，正如“铁打的营盘流水的兵”。频繁的人事变动，使档案管理工作存在不安全隐患。一是收集的资料不安全，为了做好档案工作，各基层单位二级队伍都配有临时资料员，在作好本职工作的同时，重点负责本单位（项目）的档案资料管理工作。这些因单位变化而工作变动的资料员，工作衔接不及时，交接收集受影响。因人员变动，业务培训不及时，造成收集的档案质量不高，特别是在真实性、准确性、系统性上难以达标。另一方面，因技术人员变动频繁，再加上法律意识不强，对借阅的档案不能如期归还，不愿归还资料，无意泄密的可能性大大增加。

　　二、不容忽视的原因

　　1.主观上认识不到位

　　一直以来，各单位领导都比较重视档案工作，使档案有场地、有队伍、有经费、有成效。但仍有部分领导和工作人员对依法档案在认识上存在偏差。一些领导重经济，轻档案，认为档案不丢失就行了，不注重档案管理的过程。问卷调查结果显示，有个别单位既无档案室和专职档案员，也没有建立有关的档案管理制度，更没有按规定收集、整理和移送档案，成了全局档案工作的盲区。一些档案工作者认为依法管档是领导的事，自已只要“守好宝”就万事大吉了。另一方面体现在对档案法律、法规一知半解，理解不透，许多工作人员不知道《档案法》的内容；一些专业技术人员不清楚单位制定的有关档案管理的规章制度；也有档案工作者不明白违法违规档案自已要承担的法律责任，因此，在实际工作中容易出现违法违规的现象。在调查和了解的过程中，发现有的办事员图方便将“有用”的资料锁进抽屉归己所用；有的档案工作者只负责馆内的“一亩三分地”，对外借档案缺乏监督和管理；有的专业核技术人员无保密知识和档案意识，将所借档案与一般资料混为一谈。

　　2.客观上执行不给力

　　一方面表现在制度不健全和执行制度不给力。一些单位档案规章制度建立了十几个，要么成了挂在墙上的“装饰品”，只看不用；要么成了放进资料柜的“档案”，只管不用。“只看不用”的制度，形同虚设，非常容易出现违规事件，“只管不用”的制度，若不及时修订和完善，使依法管档束手无策，苍白无力。另一方面表现在监督手段无力和奖罚不给力。调查中发现大部分单位没有将依法管档工作列入经济责任制考核（或绩效考核），从而使依法管档工作成为“口号硬、指标软”、“口头硬、手头软”不能落到实处，同时由于档案行政管理职责不清，任务不明，导致上下脱节，使基层档案管理工作成为检查考核的“空档”，对一些违规行为不能及时发现，杜绝和处理。

　　三、任重道远的实践

　　1.抓学习，营造依法管档的氛围

　　要真正解决档案工作中可能出现的违法违规问题，笔者认为，学法是关键。只有学法，才能知法、守法、执法和不违法。为此，要全力以赴抓好档案法律、法规的学习，提高全员的法律意识，学习中一是要范围广，即不仅要抓好档案工作者的普法学习，更要重视全体员工的普法教育，“立足档案，面向社会”是我国档案宣传教育工作的方针，加大档案法律法规的学习宣传，也是全社会的普法意识的体现，要通过普法学习，使大家真正了解档案，自觉遵守《档案法》，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管档奠定坚实的群众和社会基础。二要内容实，依法管档所依的“法”，不仅仅是《档案法》，还包括与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规定，如《保密法》、“国家档案局八号令”等，学法时，要把学习“档案法”与本单位制定的档案规章制度相结合，与工作中遇到的问题和出现的隐患相结合，与单位和社会上出现的违法案例相结合，这样才能融会贯通，达到举一反三的目的。三要形式活，即除了传统的培训辅导外，还可采取职工群众喜闻乐见，丰富多彩的学习形式。如网络宣传、职工论坛、流动展览、知识竞赛等，达到寓教于乐的目的。

　　2.抓源头，堵塞依法管档的漏洞

　　一是要抓好档案工作者的业务培训，解决认识上的误区，磨刀不误砍柴功，可通过“送出去”“请进来”的学习方法，重点进行档案的形成、积累、组卷、归档、整理、保管、鉴定、利用服务及档案的现代化管理、库房管理和安全防护等业务知识培训，通过培训，使广大档案人员澄清模糊认识，从思想上重视档案工作，热爱档案工作，在业务上精通档案工作，干好档案工作，在培训的过程中，可开展档案知识竞赛，档案实战比武，巩固其学习成果。二是要发挥兼职档案工作者的作用，堵塞归档漏洞，广大的兼职档案工作者是工作在档案“一线”的主力军，他们既是依法管档的宣传员和监督员，更是依法管档的“运动员”和“裁判员”，他们的工作直接影响到档案工作的数量和质量，因此要从战略高度重视这支队伍，要建立兼职档案工作者职责，要定期举办培训班，使其以高超的技术胜任工作，以良好的素质安心工作。三是要重视基层二级单位的档案建设，消除档案利用工作的隐患。调查中感到大部分单位领导比较重视大队综合档案室的建设，但对二级实体单位的档案建设认识不足，投入不大，监督不力，相对被动，如没有专门的档案室、档案柜及安全防护措施，对借来的档案不能按要求管理和保护，有损坏、丢失档案甚至泄密的隐患，为此，必须引起管理者的高度重视，从人、财、物上加大投入，建好二级档案室，为依法管档提供物质保证。

　　3.抓管理，提升依法管档的水平

　　管理出成果、出效益，依法管档同样面临着科学管理的问题；一是建立健全制度，核地勘单位要做好档案工作，必须以依法管档为根本，实现档案管理制度化、规范化。一方面要建立健全档案制度，没有规矩不成方圆，要用制度来规范我们的行为，为档案工作保驾护航，工作中不仅要及时建立新制度，更要对“老制度”不断完善和修定，以适应社会发展和工作的需要。另一方面要严格遵守和执行制度，要建立实施细则和工作流程图，并严格按章行事，不能怕麻烦，讲情面。二是实行目标管理，建立档案工作目标责任制，形成各负其职，分工合作的管理模式，营造档案工作有目标，有考核，有奖罚的基本工作格局。三是要把监督机制做实，首先要创新机制实现监督，非常有必要将档案工作列入基层单位经济责任制考核和处室绩效考核内容，严格考核，与评优、奖金挂钩；其次要强化监督检查手段，要定期下基层检查指导工作，及时发现问题，提出整改意见和处理办法；三要转变工作作风，要经常深入基层，调查研究，为基层单位办实事，解难事，做好事，在工作中发现问题，在服务中解决问题。

　　档案资源是服务我局改革、发展的重要战略性资源，依法管好、用好这一重要资源是各级领导、特别是档案工作者职责所在。尽管我局依法管理工作目前尚存在一些不足，但只要我们秉承“有法可依，有法必依，违法必究”的基本认识，把“谦虚、沟通、快乐”的理念融会贯通到依法管档之中，使依法管档融入、细化做实到档案管理工作的相关环节，相信全局档案管理工作一定能更好的步入法制化轨道，更好的为湘核发展、改革服务好。