作    者：潘忠平

工作单位：石门县教育局

　　摘要：运用现代信息技术实现文书档案管理自动化，是文书档案管理史上一次重大飞跃，对提高文书档案管理水平，快速提供准确、完整的档案信息，以及实现文书档案资源共享具有重要作用。本文试想从文书档案信息化前景、管理过程中实际需求、应用信息技术实施文书档案管理亟待解决的问题等方面作肤浅探讨。

　　关键词：信息技术；文书档案；档案管理

　　文书档案指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。它所记载的内容包括：党务与政务活动、事业发展、调查研究、人员信息、事件处理、基本建设的过程和效果。文书档案是档案管理的重要内容之一，随着现代信息技术的广泛应用，文书档案信息化更是具有划时代意义。

　　档案资源信息化简述

　　档案资源信息化是以计算机、网络、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案管理为依托，以国家档案法及档案规范为指导，按照信息社会和国家档案局的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发与利用的现代化管理过程，业界常称为档案数字化。

　　二、档案信息化前景预测

　　信息化是社会发展的趋势，在以信息技术为核心高新科技迅猛发展的信息时代，档案信息化建设是顺应时代发展的必然选择，也是实施档案事业跨越式发展的需要。2002年国家档案局颁布了《全国档案信息化建设纲要》，明确提出了档案信息化建设的六项核心内容，即“六项建设”：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设。这标志着我国档案信息化建设已列入国家档案事业发展议事日程。

　　可以预见，未来档案信息化从基础设施来看，高标准地方档案馆舍将成为一方地标；从档案资源来看，云计算、大数据、智能化的档案资源库实现全民共享；从档案管理系统来看，国家将实行唯一独立的综合管理系统，利用云存储，实现“国家馆—省馆—县馆—基层单位馆”分级分权管理和查阅；从档案标准化来看，运用国家标准进行规范性建档得以广泛普及和应用；从档案信息安全来看，档案综合管理系统的在物理硬件保护和系统软件防护技术上取得突破性应用；从档案管理队伍来看，一支具备档案专业知识和计算机应用技能，以及敬业于档案事业的档案管理人员实现业界全覆盖。

　　三、利用信息技术管理文书档案的特点

　　1.文书档案转换为电子文档具有一定的稳定性

　　纸质文件是传统文书档案的呈现形式，它容易受其周围环境的影响，比如纸质、印刷材料、温度、湿度、光照，以及查阅时人为损坏等，从而使纸质文件档案的寿命造成一定程度的威胁，甚至造成不可挽回的损失和破坏。而电子文档则受外部物理环境影响较小，不易损坏，具有很强的稳定性。

　　随着现代信息技术的迅猛发展，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子文档载体，除利用光碟、U盘、移动硬盘备份外，更多的是利用互联网，让愈来愈受人们亲睐的云存储发挥作用，实现资源共享。

　　2.电子文档在管理中操作方便，管理便捷

　　传统的文书档案管理采用手工分类、组卷、装盒、上架、检索，花费了档案管理人员大量的时间和精力。利用信息技术管理文书档案时，采用微机管理，运用信息系统对电子文档进行自动分类、筛选、检索、打印等，极大地提高了档案使用率，有效地减轻了档案管理人员负担。对于具有重要保存价值的档案，可以快捷地对其扫描，转化成电子文档，或刻录光盘、或通过互联网上传至档案系统云端等载体记录下来。传统的纸质档案需庞大的库房、陈列架和装具来进行存放和保管，而电子文档载体的信息容量是纸质档案无法比拟的，在保管上大大节省了档案装具和库房空间，降低保管成本。

　　3.高速传输的电子文档具有共享性和时效性

　　文书档案在原始的手工操作中，由于不能做到档案资源共享，使得大量档案闲置在档案盒中，造成资源严重浪费。随着计算机及其网络技术的不断发展，通过网络服务平台，电子文档直接通过互联网进行传输，及时了解其他部门工作概况、工作重点和最新最快的档案信息动态，从而实现档案资源即时交流与共享，极大地提高了文件传递的时效性。

　　四、利用信息技术管理文书档案存在的突出问题

　　1.电子文档的原始性难以保证

　　由于电子文件不具有特定的字迹，电子文档的内容较纸质文档易于修改，文档管理员可以用不同的字体、字号将电子文件修改并输出，原始性字迹不能分辨，且不能为电子文档加盖印章或签名，无法借助印章或签名的字迹来判断其是否为原件，导致文件原貌发生改变的几率增加。即使有相对成熟的科技手段防止伪造电子文档或在“原稿”上增删改，电子文档也比纸质文档修改的可能性要大，让人难以还原原貌，电子文档的原始性受到严峻考验。

　　2.电子文档的安全保密性存在一定风险

　　一是电子文档的完整性风险。电子文档完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺和单个电子文件构成要素不齐。数量或构成要素不完整，给电子文档的利用带来很大障碍，很大程度地影响了电子文档的价值。

　　二是电子文档的可读性风险。电子文档可读性风险就是指电子文件因压缩、存储、加密、传输、转存、系统迁移、载体改变及格式转换等处理后无法读取，包括文件打不开、打开之后是乱码、部分信息无法显示、提示文件已被损坏等。文件的编码系统和解码系统兼容性、密码丢失、病毒侵害、链接地址改变、存储设备毁损、以及各类系统升级等，是造成电子文件不可读的直接原因。

　　三是电子文档的保密性风险。电子文档保密性是指排除了一切非法用户对含有密级文件的可能接触，秘密信息不被泄露。由于互联网的公开性、计算机系统的脆弱性（病毒感染、黑客恶意攻击），对电子文件的保密安全构成威胁，泄密问题、侵犯隐私权问题更容易发生。

　　3.缺乏具有较强综合素质的档案管理人员

　　电子文件归档以及归档后的管理，是一项综合性管理工作。这就要求新时代档案管理人员必须具备专业技能和综合素质，既要有纸质档案管理的理论、原则、方法和经验，又要有计算机应用、数据通信、网络管理等现代信息技术。如果档案管理人员基本技能和素质没有跟上，即使引进了现代化设备，也谈不上文书档案的信息化管理。只有实现“人+机”（管理者+现代信息技术）有机整合，现代信息技术条件下的文书档案管理，才会发挥其应有的作用。很明显对档案管理人员提出了更高的要求。

　　五、对策探讨

　　1.建立统一的档案资源综合管理平台

　　档案资源综合管理平台的开发是实现现代信息技术管理文书档案的基础。平台的建立要体现统一性、系统性、共享性、安全性，正如银行系统那样应用普及。

　　所谓统一的档案资源综合管理平台应该实行国家统一标准，实行国家统一系统，实行国家档案数据云服务体系，应采用先进的存储、采集及检索等信息技术，具备强大安全保密架构和丰富的业务系统接口，确保实现如下系统功能。

　　2.组建档案综合管理系统网络体系

　　档案综合管理系统一般由总控制服务器集群（总部）、数据存储中心磁盘阵列和客户终端（用户）组成。其网络体系是一个复杂而庞大的工程，由局域网、城域网、广域网或互联网（Internet）构成网络体系结构，数据传输依靠租赁网络营运商专用密钥线路，依托TCP/IP协议、平等子系统集成模式OPT技术、RFID等物联网技术实现。

档案综合管理系统网络拓扑简图

　　3.加强档案管理人员的素养培训

　　一是拓展培训内容。档案人员培训内容往往局限于专业知识的培训，忽视业务技能训练和职业道德培养。一个合格的档案工作者不仅要有丰富的档案知识和较高的管理水平，还应该具备扎实现代信息技术本领和良好的职业道德，以及档案管理能力和团队创新精神等多方面素质。这对档案培训工作提出了更高的要求，不仅要实现知识的更新扩充、技能的强化提高，还要拓宽培训内容、加强整体素养提升，为塑造复合型档案管理人才搭建平台。

　　二是拓展培训方式。（1）开展“菜单式”自选培训。参照大学校园必修课和选修课方式，把档案基本理论和方法、计算机基础、电子档案管理等课程定为必修课，按档案人员类别、档案部门类别列出“课程菜单”，让档案管理人员自我选修，各取所需，从而达到培训预期目标。（2）开展“互动式”双向培训。这种培训方式改变了传统的单向灌输模式，引导档案人员参与，调动培与学双面积极性，以培带学，以学促思，教学相长。（3）开展“交互式”专题讲座。不定期地邀请一些资深的档案专业人员，举办一些档案管理工作专题讲座或研讨会，培训者自愿参加，使其对培训主题有进一步的理解和把握。组织档案管理人员在工作过程中就实际问题进行面对面地互动交流，有助于提高档案管理人员分析判断和解决档案管理中实际问题能力。

　　三是为培训提供制度保障。针对我国档案工作和档案工作人员的实际情况，有必要建立健全档案管理人员教育培训系列规章制度。一方面可以保障档案工作人员接受继续教育的基本权利，为其个人发展提供一定的空间，满足个人发展的需要；另一方面可以使档案部门人力资源的质量得到不断提升，推动档案工作更好的发展。

　　4.构建档案管理工作评价体系

　　档案管理在社会发展过程中具有越来越重要的作用，它通过整合档案信息资源，实现档案信息的有序化，为政府决策、经济发展、科学研究和社会文化进步提供信息支撑，维系人类社会的时空统一和整体连续性。

　　档案管理工作评价，是检验档案工作质量与水平的重要手段，它既是考核手段，也是激励机制，在对档案管理工作实施情况进行监督检查的同时，又在一定程度上指导档案管理工作，促进档案管理规范化和标准化。

　　档案管理工作评价体系应该是多层次、多视觉、全方位的。评价主体应该是由档案行政主管部门领导、档案专业人员、统计学专家和档案用户组成的社会评价机构。评价客体应该是具有档案管理资质的企事业单位和负责本单位的档案管理人员。评价指标应该涵盖管理体制、资源建设、基本业务、信息化建设、档案信息开发利用等基本内容。评价方法应该采取定性评价与定量评价相结合、传统评价与智能评价相结合。

　　档案管理工作评价体系要在先进的评价体系基础上发展与完善，要充分发挥评价的考核作用和导向作用，提升档案工作的标准化、规范化、现代化水平，促进档案事业蓬勃发展。

　　总之，现代信息技术在文书档案管理中的应用已成为发展方向，客观现实要求我们要把信息技术元素有机地融入到文书档案管理之中，以现代信息技术为支撑，高效、安全地提高文书档案管理效能，推动档案信息化管理走向标准化、一体化、多元化发展。

　　参考文献：

　　[1]徐莉 浅谈文书档案的计算机管理

　　[2]裴承志 奥多 办公自动化与文书档案管理