工作单位：永州市宁远县档案局 

　　摘要：大数据时代的来临，给全国档案工作的开展带来了新的机遇和挑战。档案信息化管理已经成为必然趋势，融合大数据技术的档案管理不但需要有完善的技术支持，同时更需要在管理理念、管理模式上进行优化和变革。传统的档案管理模式主要存在这几个问题：馆藏资源分散、档案管理重保管，轻利用、档案执法难，人手不够。针对这些问题，提出了几点对策：档案接收方面：从“智慧宁远”接入端口，接收数字档案。档案利用方面：借用“互联网+政务服务”平台，开展便民服务。档案执法检查方面：接收数字化档案，网上进行档案执法检查。 

　　关键词：档案 大数据 数字化 管理模式  

　　大数据时代的到来，给各行各业带来了一场网络技术革命，影响到每个人的生活。给信息资源建设、档案管理技术、档案信息服务带来了新的挑战。传统的档案管理模式，阻碍了档案事业的进一步发展。国家档案局局长李明华在2015年全国档案工作会议讨论审议《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（讨论稿）时表示，全国档案系统将进一步创新档案利用服务模式，推进各级国家综合档案馆依法开放档案，加快档案信息资源整合与共享进程，实现档案利用便捷化。到2020年，将初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。随着档案的开放程度提高，档案的利用率增加，档案的管理难度增加，传统的档案思维方式和管理模式难以满足档案利用者的个性化需要。大数据环境下，很有必要探讨一下档案管理模式的变化。将大数据的思维方式运用到档案管理中去，更好地适应经济建设和社会发展的需要，服务社会各界和广大人民群众，势在必行。 

　　一、档案管理模式存在的主要问题 

　　1、馆藏资源分散，不便管理利用。 

　　丰富的馆藏资源是档案部门开展工作的基本条件，是开展档案利用服务的资本。馆藏资源分散主要体现在两个方面：一是档案分散在各单位档案室，未移交进馆。县一级的档案馆，由于库房面积狭小，无法存放各单位移交进馆的档案。全县很多单位的档案多年来都未移交进馆，档案馆馆藏数量未增加。到2010年10月，中西部地区县级综合档案馆建设工作正式启动，国家发展改革委共下达了中央预算内投资计划项目501个，下达中央资金19亿元，同时要求地方投资合计31亿元。全省各级档案部门抓住机遇，以国家下达“中西部地区县级综合档案馆建设规划”为契机，在全省建设国家综合档案馆。这些新馆各项功能齐全，设施完善，能够确保今后30年以上的档案存放。随着新档案馆的建设，才开始接收积存多年的档案。但是档案数量太多，档案整理质量不过关，接收进馆需要一定时间。 二是专门档案分散，难查阅。馆藏档案以文书档案为主，专门档案所占比例很少而且大多分散在各个单位的文书档案中，不方便查阅利用。但专门档案具有很强的实用性，是民生档案资源的基础。像婚姻档案，退伍军人档案分散在民政局的文书档案中，很难查找。土地房产档案、深化农村改革档案、规划档案、人口普查这一类专门档案，在全宗下单独分出一个目录号，就比较方便群众来查阅利用，大大提高了档案的利用效果。 

　　2、档案管理重保管，轻利用。 

　　档案部门总体上缺乏服务意识，重保管、轻利用。安全保管好档案是一项重要的职责，但更重要的是要有效地利用馆藏档案为社会提供服务。大数据环境下，档案的服务对象从企事业单位到广大人民群众，从线上到线下，发生了重大变化。对档案的利用，提出了更高的要求。传统的管理理念，如果还只是停留在档案的保管层面，势必会影响档案事业的发展。档案工作需要跟社会接轨，逐步开放，简化利用程序。满足查阅利用的人群个性化需求，提高档案的利用效果。 

　　3、档案执法难，人手不够。 

　　从全国的档案部门来看，编制少，人员老年化严重，难以推动档案事业的发展。档案利用的逐步开放和信息化的开展，档案工作日益繁重。由于人员缺乏，档案执法工作很难真正开展起来。像宁远县档案局定编23人，实有21人。宁远县有一百多个行政单位，每年要对这些单位进行档案执法检查。需要集中全局的人力，分三组，才能完成每年的档案执法工作。档案执法工作对整个档案事业系统的持续性发展有着举足轻重的作用，各级档案部门要加强依法治档的意识，积极转变档案管理模式。 

　　二、档案管理模式的几点建议 

　　1、档案接收方面 

　　从“智慧宁远”接入端口，接收数字档案。档案资源是档案馆开展工作的基础条件，要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，就必须加强对档案资源的整合，丰富馆藏资源。根据我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，将分散在各个部门和单位的档案资源归并及进行整合，发挥档案馆的服务功能。“智慧宁远”是宁远县委、县政府顺应城市智慧化的城市现代化建设，促进全省智慧城市网的整体建设而提出的。“智慧宁远”建设将提升城市的管理水平，提高人们的生活质量。这个平台已经运行两年多，比较成熟，全县各个单位都有端口接入。档案馆借用这个平台，接收各单位的数字档案，既可节约成本，又方便。嘉禾县档案局已经借用电子政务平台，接收数字档案，取得了较好的效果。宁远县档案局可借鉴这种方式，实时接收数字档案。 

　　2、档案利用方面 

　　第一是利用“互联网+政务服务”平台，开展便民服务。“互联网+政务服务”是国务院办公厅，运用信息化手段来解决企业和群众办事难、办事慢、办事繁的问题，而推出的一项便民服务。这项服务可以进一步简化办事流程，方便为人民服务。市场经济环境下，需要更大地发挥档案资源的社会价值，变被动为主动，为用户提供多元化的服务。各级档案部门要采取主动走出去的战略，突破传统的管理方式。大数据时代，档案服务利用工作将“朝着社会化、多元化方向发展，以企业、客户个性化、差异化需求为导向，提供人性化、智慧化服务”。①档案馆可依托各级政务服务平台、开通政务服务热线，方便群众咨询办事。 

　　宁远县档案局上报了九项政务服务目录：（1）对损毁、丢失属于国家所有的档案，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案及涂改、伪造档案等的处罚。（2）对非法出卖、转让、倒卖、赠送档案的处罚。（3）档案执法监督检查（4）对档案工作有贡献的单位或个人的奖励（5）县级重点建设项目档案验收（6）对达不到保管条件要求采取代为保管、征购等确保档案完整和安全的措施（7）档案业务咨询服务（8）档案利用服务（9）档案从业人员培训。这九项政务服务可以方便群众办事，简化办事流程。档案管理的重心向服务倾斜，从“等人上门”向“主动型服务”转变。 

　　第二是建立档案馆的数据库。1996年4月，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划；1999年8月国家档案局组织的OA电子文件归档行业标准项目完成《电子文件归档与归档电子文件管理规范》的起草工作；1999年10月上海市档案馆与有关计算机生产厂家合作开发了档案多媒体全文数据库管理系统。2000年5月，经国家档案局批准，“深圳市数字档案馆系统工程的研究与开发”正式立项。从此，我国正式拉开了档案数字化建设的序幕。②档案的数字化是一种必然的趋势。纸质档案的利用率提高，对档案的损害程度会增加。档案的数据库管理可以缓解档案保管与利用的矛盾。建立以用户为核心的档案管理服务模式，通过网络技术把档案数字化将馆内档案逐步数字化，扫描进档案馆数据库，对馆内档案进行数字化管理。在档案查阅利用窗口设立电脑公开全宗目录，方便查阅。 

　　第三是开设网上展厅。档案展览可以将档案馆的珍贵馆藏以多种形式展示给大众，是充分利用档案资源的有效途径。这不仅是档案部门对外宣传的一种重要方式，还是让外界了解、认识档案工作的一扇窗户。网上展厅是大数据时代下的新产物，可以灵活地将档案馆馆藏呈现给社会大众。这既不会占用档案库房面积，又可以适时更新。档案展览是一项追求社会效益（即档案展览所发挥出的宣传教育作用、档案展览对提升公众认知和社会档案意识所产生的效果等。)的工作。③网上展厅不受时间、地点的限制，用户可以方便快捷地享受档案服务。各档案部门可考虑建设档案局的网站，设网上展厅模块。                            

　　第四是开通微信公众号。信息化时代，人们需要随时随地获取信息。微信作为一款可以及时通讯的多媒体APP，迅速地进入到生活的各方面。微信公众号成为了传统媒体向新媒体转变的一个重要平台。借用微信这个平台发布档案馆的相关信息，方便社会公众获取有效信息，快捷地了解档案服务。信息时代，公众获得信息的方式发生改变，微信公众号成为一种获取信息常用的渠道。湖南省档案局推出的“湖湘档案”公众号，已经取得不错效果。 

　　3、档案执法检查方面 

　　一方面在“智慧宁远”接入端口，网上接收数字化档案，在网上对档案目录等进行执法检查，数字化办公。“智慧宁远”与各单位都有端口接入，档案数字化的开展，要求每个单位的档案接收进馆之前都要数字化。为保证档案的进馆质量达标，就要进行档案执法检查。数字化的档案可在线查看，档案目录是否符合要求，对不符合要求的档案进行整改。 

　　另一方面在电子政务平台上，进行档案执法监督检查，对违反档案法的行为进行处罚。网上公布档案执法工作的结果，对档案工作做得差的单位进行通报。 

　　参考文献： 

　　①兰祝刚,惠英,李刚. 大数据时代下的档案工作[J].中国档案,2013(9):74-75） 

　　② 张新.也谈档案数字化[J].档案学,2003,(1). 

　　黄幸珠.论档案展览及其效益观[J].兰台世界.2011(24):18-19