作者姓名：刘英姿

摘要：探讨云计算环境下高校档案信息资源的整合和共享，对促进高校档案在校园文化建设中传承、创新、协调和开放发展，推动形成高校大档案局面，具有深远的意义。本文阐述了云计算环境下高校档案信息资源共享面临的挑战，梳理了研究现状，分析存在的问题和业务瓶颈，并提出相应对策。

关键词：云计算；高校档案；信息共享；策略

Research on Sharing Archives Information Resources in Universities under Cloud Computing Environment

Abstract: Discussing the integration and sharing of University Archives Information Resources under cloud computing environment is of far-reaching significance to promote the inheritance, innovation, coordination and open development of University Archives in the construction of campus culture, and to promote the formation of the situation of University archives. This paper expounds the challenges faced by University Archives Information Resources Sharing under cloud computing environment, combs the current research situation, analyzes the existing problems and business bottlenecks, and puts forward corresponding countermeasures.

Key words: cloud computing; University archives; Information sharing; strategy

随着大数据.互联网的发展，高校产生了海量的档案信息数据，即有反映重大历史事件和重要决策的珍贵文献，也有校园文化和地方风土人情的点滴记录，档案信息资源共享能丰富公众的信息生活品质，促进信息产业的发展，传统的档案管理模式已跟不上新时代档案信息资源共享的需求。

云计算技术是一种新兴的共享模式架构技术，具有虚拟化、整合、安全等特性。以计算机信息网络为基础的云平台，通过云虚拟化技术，将大量的物理资源进行统一虚拟化管理，形成一个巨大的虚拟化资源池，能为不同系统提供较完善的服务，且能实现各部门信息数据的全面开放共享。云计算技术已广泛渗入到档案资源体系建设和信息资源开发利用等各环节，档案云平台在某种程度上解决了档案数据不断膨胀的问题，开放、多元、包容的特色让档案云平台“海纳百川”，为实现档案信息大范围共建共享提供了技术支撑作用，促进了高校档案在校园文化建设中的传承、创新、协调、开放和共享发展。

一、云计算环境下高校档案信息资源共享面临的挑战

1.云计算和移动新媒体技术的变革，推动形成了“大档案、大数据、大平台、大服务、大安全” 的理念，档案管理由实体管理拓展到信息资源管理，档案用户逐渐趋向于便捷性、在线性和移动性的档案利用，推进了档案信息资源由“独享”走向“共享”的发展局面,也促进了新技术在档案工作中的广泛应用。

2. 电子政务与办公自动化建设迅速推动了电子文件的发展，传统纸质档案管理模式逐渐过渡到电子档案管理模式；电子文件的产生，推动了新档案观的发展，对档案的原始记录性提出新的界定标准，来源原则又成为档案学者关注的理论热点，也催生了后保管模式、文件连续体等新理论的发展。

3.“互联网 ”行动计划的推进，档案日益成为基础性战略资源，其需求、地位和作用越来越引起重视，对档案工作体制、理念、技术与方法带来了新的冲击，文件管理体制和档案部门职能可能发生变化，促进了传统的档案管理服务向网络化、个性化、智慧化的服务模式转型，档案管理工作中先行介入，前端控制的思想推动了档案工作与中心工作同步进行，档案资源互联网利用成为未来的发展趋势。

云计算技术给档案工作带来机遇和挑战，由此触发并推进了档案管理从理论到实践，从理念到手段的全面更新，推动了档案事业架构重建，转型发展。面对结构复杂、技术要求高的档案大数据局面，寻求改变档案“存在库房人未识”到“走入寻常百户家”，优化档案组织结构，构建档案信息资源共建共享新模式已是趋势所向。

二、云计算环境下高校档案信息资源共享研究现状及存在问题

（一）云计算环境下高校档案信息资源共享研究现状

云计算技术是伴随着计算机和网络技术的飞速发展产生的，在2007年才正式走进公众的视野。2009年开始，国内外很多学者就开始对云计算、电子文件和档案管理进行相关研究，从国内对云计算平台、电子文件和高校档案方面的研究来看，大数据时代的高校档案管理研究已引起重视。截至2019年4月，在对中国知网数据库进行文献统计，以主题、关键词为检索点进行检索，检索结果如图1所示。

由检索结果分析得知，目前国内学者对档案信息资源共享及共享平台的研究起始于云计算技术的发展给档案资源共享和协同服务的研究，在应用和理论方面的研究较为丰富。

1．关于云计算平台下高校档案信息资源共享应用方面的研究

向禹在“基于用户需求的高校档案在线服务平台的设计与实现”中提到中南大学已开通了网上服务在线平台，通过计算机进行数字化的档案管理，提供档案查阅、出国成绩翻译等，极大的方便了用户的需求^[1]。吴玫在“我国高校档案工作面临的机遇和挑战”中提到目前许多高校都在积极推进基于“云架构”的档案信息平台化建设管理工作，其中南京大学已经开发了基于云平台的电子档案归档系统，极大地方便了校内电子文件归档及资源开发利用工作，其单位研发的档案软件系统“南大之星”也已为很多高校借鉴利用^[2]。裴伟在“智慧校园环境下的高校数字档案馆建设方案介绍”中提到湖北大学数字档案馆通过大数据技术提升档案工作者挖掘档案价值，实现了新旧系统的无缝衔接过渡，确保了数据平滑迁移、功能平稳扩展。广东工业大学数字档案馆实现全部进馆档案“一门式”收管用，构建出高校档案大数据中心，将档案馆内部各系统集成于统一的档案云平台，实现校务协同模式下档案的统一管理；档案信息资源目录结合智慧大数据分析，实现关联检索及主体展示，构建不同形态的应用视图^[3]。

2.关于云计算技术下档案信息资源共享理论方面的研究

杨博文在“档案信息化‘十三五’发展研讨会综述”中描述了本次会议主题是就大数据与云计算的应用及档案资源建设、电子文件管理等方面进行了深入的交流与探索^[4]。刘生湘在 “云计算环境下高校档案信息化探讨” 中阐述了云计算即能解决高校档案信息建设中存在的问题，还给高校档案信息化发展带来了新的变革，构建云计算环境下高校档案信息化构架，实现高校档案资源整合共享，是高校档案信息化顺应时代发展的必然趋势^[5]。王涛在“大数据时代背景下的高校档案资源共享研究”中描述了大数据时代为高校档案资源的共享带来了新的机遇，并提出了高校档案资源共享的途径^[6]。郭佃晓在“大数据时代档案资源共享控析”中分析了大数据时代档案资源共享的意义，探究了大数据时代档案资源共享的实现路径^[7]。学者们的研究皆有着诸多的真知灼见，对云计算平台下高校档案信息资源共享建设有着重要的指导作用。

通过文献与调查发现，云计算环境下高校档案信息资源共享水平参差不齐。少数发达高校充分利用云技术，建成数字档案馆，开启了档案“收管用”智能管理模式，充分实现了档案信息资源的共建共享；大部分高校基本完成了以校园网内的档案管理软件系统为支撑，初步完成了档案目录数据库和全文数据库建设的档案信息化管理体系，实现了局域网内的信息资源共建共享；部分高校还是以传统的手工登记查阅为主，方法原始，造成了档案存在库房未被识，谈不上档案信息资源的开发和共享。

（二）高校档案信息资源共享存在的问题

1.缺乏整体合作意识。目前各单位基本上都能完成本单位的档案资源体系建设、利用体系建设、安全保管和信息化建设等工作，以互不干涉，各自为政的条块分割局面为主，缺乏资源的协调与合作，服务理念也比较滞后，而在跨部门、跨系统的合作较少，合作的力度、深度、广度不足。

2．缺乏统一标准。在各自为政的环境下，各档案机构“自扫门前雪”，编写平台的信息系统使用了适合自身发展的编程语言，但对公共网络共享信息资源的分类、著录、计算机网络规划等方面，没有统一的规范和技术标准，缺乏档案信息资源共享联机编目，信息资源共享联机端口不兼容等，阻碍了基础性工作的开展和网络的发展，给档案信息资源共建共享造成了系列难度。

3. 检索方式单一。大部分高校的档案检索方式以手动检索和机读目录检索为主，全文检索的识别能力还不完善，而移动新媒体，网络微信等公众平台的出现，为档案多元化需求开辟了很多新途径，而其中一些民族高校民族文字档案由于自身特点，很多文字档案材料除了汉字以外，还有很多少数民族语言文字或口述档案，对于研究少数民族历史和发展具有重要作用，由于缺乏相应的检索工具，很多珍贵的少数民族档案尚且不能识别。现有的检索方式不能满足多元化的利用需求。

4.缺乏专业的档案管理人才。档案信息资源共享是档案工作领域的一个新的发展方向，受传统观念的影响，目前档案工作人员素质总体不高，大部分是非本专业出身，且年龄偏大，对新生的事物接收力弱，海量数据的产生，数字档案资源的筛选与鉴别问题有待加强，网络环境下进行信息资源共建共享要求有档案专业和计算机技术方面的高素质人才，这对档案管理人员提出了较高的专业知识和业务技能要求。

原因分析：传统的档案管理以幕后性管理为主，由于档案价值的体现具有滞后性，故在很大程度上，观念守旧，不被重视，政策支持力度不够，资金不足，技术和人才缺乏是主要影响因素。

三、云计算环境下高校档案信息资源共享策略及服务模式

（一）云计算环境下高校档案信息资源共享策略

1. 做好顶层设计，完善管理协调机制。提高对档案信息资源共建共享的认识，做好档案大数据发展战略规划，推动建设一体化在线平台标准规范体系、安全保障体系和运营管理体系，加强全局观念，打破传统的孤立局面，集众之力，走合作之路，实现信息资源共建共享创新发展，合作共赢的局面，促进档案管理事业更好更快发展。

2.健全档案法律法规体系建设。档案工作标准化是实现网络信息资源共建共享的先决条件，可从基础保障和可行性方面提供技术支持，从档案工作的社会地位，经费保障、工作流程、行业素养、权利义务等做出明确规定，统一规范，有力协调行业间的利益和职责，充分调动各档案机构的积极性，共同致力于档案信息资源的共建共享。同时也要综合参考借鉴其他相关行业的技术，如办公自动化标准，在线政务服务平台标准、结合国际标准和通用规范，综合考虑现行档案管理的技术标准和业务规范，逐步完善档案信息资源建共享标准规范。

3.档案著录标引规范化。档案著录质量直接影响档案的查全率和查准率。著录条目时，要严格遵循统一的《档案著录规则》，对著录项目、录用文字、格式、标识符号、信息源等条目规范录入，并分析档案主题内容，为档案检索做好基础性工作。充分利用云计算技术，寻求能识别和语言转换功能的技术，在著录时要注意解决少数民族语言文字的识别和统一化等问题，加强少数民族语言文字信息化，通过标准化著录，解决汉语与少数民族语言之间的矛盾。充分挖掘少数民族档案，构建信息资源共享平台，促进资源共享。

4. 以人为本，引进培育人才，以事业留人。人才是第一生产力，可在现有人员的基础上做好培训工作，提升档案人员的专业素质、信息素质和综合素质，对于信息资源共享平台的内容以及相关的信息化知识要做到系统全面的培训，并加强档案人员服务意识的培养，转变服务观念。充分考虑档案工作的长期规划和发展目标，引进和培养复合型人才，注重云技术人才的引进力度，优化职称评审，为档案工作提供人才保障。

（二）云计算环境下高校档案信息资源共享策略服务模式

1. 局域网内高校资源共享服务模式

弗兰茨·卡夫卡有句名言叫做“一切归档”这句话揭示了一切事物的终极状态。数字时代档案管理模式悄然发生了转变，由实体档案管理变为信息数据的管理，高校各业务部门均有自己独立的资源管理系统，如教务管理系统、人事管理系统等，高校也建立了数字化智慧校园，在统一规范标准体系下，统一信息著录标准，通过自动化办公系统，根据给予的账户，即能进入OA系统，可检索查阅各独立的管理系统。通过端口对接，档案管理系统和其他门户网站、管理系统的电子数据库进行的共享互联，档案管理系统在线接收各业务系统推送的信息资源，并实现数字化档案的有效整合，开发利用。在智能档案云平台中，进行分布式缓存，最终形成各专题有特色的信息资源库，再通过对相关接口访问控制，师生可凭自己工号登陆OA系统，或利用被指定的权限登陆档案管理系统，利用档案APP，登陆到私有云平台，就能实现智慧校园内档案信息资源一站式智能服务。（图1）

    2. 互联网内公众服务资源共享服务模式

各高校均遵循全国统一的标准规范，形成了独立分散的数字档案信息资源，在强大的云计算技术处理下，统一端口管理，扩展以支持通用数据、图片数据等多种接口，合理协调各档案机构之间的协作以及资源配置，将信息数据上传到公有云平台服务层。再通过应用服务层，提升通用数据访问接口的并发和吞吐量，以恰当的方式将最丰富的信息提供给用户，满足其日益增长和多元化利用需求，促进档案服务跨部门、跨地区、跨层级数据共享和业务协同，并依托一体化在线平台推进档案信息服务线上线下深度挖掘与整合，经由Web网页等方式发布，利用掌上档案APP为公众提供高效、便捷的信息资源服务，全面提升服务质量。（图2）

四、结语

档案是一座文化的金矿，利用云计算平台的优势，可以深度挖掘档案宝库，优化融合档案信息资源的内容，为实现高校档案信息资源横向、纵向、空间三个维度有序整合，促进跨门类跨领域跨地区信息资源联动服务，为用户提供多元化的高校档案文化创意产品服务。