作者姓名：仇壮丽

作者单位：湖南省档案馆

摘  要：湖南省档案信息化建设落后于东部地区，也落后于其他行业。新时代档案信息化建设要坚持创新、协调、绿色、开放、共享五大发展理念，处理好平台开发与资源建设、信息技术与业务管理、系统应用与安全管理、系统功能与用户培训、当前应用与长远发展以及投入与产出的关系。

关键词：档案信息化，资源建设，业务流程重组，用户培训，档案安全，效益

湖南省档案信息化建设的整体水平比较落后。与东部发达地区相比，信息化基础设施和档案资源建设有较大差距；与同行业相比，图书馆、博物馆等单位的信息化建设发展迅速，如图书馆的全文数据库建设及在线利用、博物馆的虚拟展览等信息技术的应用均比档案行业要深；在同一个单位内部，档案信息化比其它业务系统的信息化要落后。中国特色社会主义进入新时代，每一项事业的发展均关乎人民的福祉，档案信息化建设应该坚持创新、协调、绿色、开放、共享五大发展理念，处理好平台开发与资源建设、信息技术与业务管理、系统应用与安全管理、系统功能与用户培训、当前应用与长远发展以及投入与产出的关系，促进档案信息化健康发展。

一、平台开发与资源建设的关系

档案信息化建设的内容包括六个要素，及硬件、软件、资源、标准、安全、人才。其中软件、硬件平台的开发往往受到特别的重视，其原因在于这是档案信息化的标志性成果，也是档案信息资源开发必须的环境。事实上，尽管平台建设非常重要，但是平台能否真正发挥作用，真正做到为民服务、为中心工作服务、为传承文明服务，往往需要数字档案资源的支撑。

很多单位在信息化项目的建设中，往往将百分之七八十的经费用于平台建设，而不太重视档案数据资源的建设。信息化建设项目忽视数据资源建设的后果，就会造成如下现象：建好了仓库，但仓库中没有货物，建好了高速公路，但公路上没有汽车。此外，重平台轻资源的倾向，由于缺乏数据资源的支撑，不能立即体现信息系统建成的效果，无法取得预期的经济效益和社会效益。现代信息技术发展迅速，硬件设备的升级换代时间越来越短，如果系统长期不能发挥作用，硬件资源长期闲置，会造成投资投资。

因此信息化建设应坚持资源优先的原则。首先，有了资源的支持，可以充分发挥信息系统的优势，提高信息资源开发效率，满足人民群众对档案信息的需求。第二，在数据量不大的情况下，档案管理平台所提供的大部分核心的重要功能可以由通用管理软件实现。例如excel, wps表格完全可以实现目录数据的录入、查询、全数据的挂接等日常管理功能。一般情况下，馆（室）藏资源的数字化率达到50-70%，数据量超过100万级时，可以考虑使用专门的数据库管理软件，开发专用管理平台实现资源的综合管理。

二、信息技术与业务管理的关系

很多人笃信，通过运用信息技术，可以大幅度提高工作效率。事实却是，工作效率的提升与计算机没有太大的关系，很多大企业效率的提升，取决于标准操作程序。

在档案信息化建设实践中，确定用户需求时，档案工作人员往往仅就本部门的工作提出需求，没有根据信息系统的特点和要求，对原有的工作流程作优化重组，只是简单把原来手工操作实现自动化。导致的后果是信息化环境下的工作模式仍然是手工模式，没有充分发挥信息技术的作用。

例如，很多单位的电子文件管理，仍然是在电子文件流转完毕之后，由档案员从数据库中选择需要归档的文件，确定保管期限和归档范围，实现归档。按照电子文件管理的前端控制原则，应该在系统中集成文件材料归档范围和档案保管期限表，在文件起草阶段由文件形成这确定保管期限，这样，在文件流转完毕之后系统自动根据文件的形成部门和保管期限自动形成档号并归档。再如，在手工管理方式下，归档文件往往先确定盒号，再将归档文件放入不同的档案盒中。很多单位开发的档案系统也延续了这一做法，在管理系统中设置“新建档案盒”的功能，由档案员把每份文件所属的档案盒逐一录入。事实上，确定盒号的工作完全可以自动化，由系统根据文件的页数自动分配盒号，从而大大简化工作流程，提高工作效率。

可见，在系统需求阶段，需要有既精通业务工作又熟悉信息技术的分析师进行统筹，实现业务人员与技术人员之间的无缝沟通。在明确用户需求之后，还要在信息技术的基础上对原有的业务流程进行再造，对于原手工管理环境中冗余的流程进行精简、不科学的流程进行优化，使再造后的新业务流程既满足业务管理的要求，又能充分发挥信息技术的作用。

三、系统应用与安全管理的关系

国家档案局局长李明华指出，谋划和推进工作必须首先考虑是否影响档案安全、能否确保档案安全，凡可能影响档案安全的必须慎重考虑，凡无法确保档案安全的必须坚决停止，任何时候都不能以牺牲档案安全为代价，这要成为一条硬性规定和刚性约束^1]。可见档案安全是档案工作的红线。在实际工作中，很多单位的信息系统开发之后立刻投入使用，没有试运行期。由于网络环境、操作系统、数据库、应用程序的漏洞，不可避免的会有各种安全隐患，所有应用系统、数据在上线之前必须确保有足够的安全措施。

首先，要保证档案信息系统本省的安全。要有足够的信息安全建设经费预算，把档案信息系统安全保护工作纳入档案信息化建设整体布局，与档案信息化工作同步规划、同步设计、同步实施、同步运行，坚决不搞没有安全保障的信息化建设。

其次，其次是要保证系统中数据的安全。对于档案数据资源，要从源头把关，避免涉密数字档案信息进入流程。在数字化前处理阶段，应有涉密文件的甄别环节。在全面清理案卷的基础上，把涉密文件抽出来组成新的涉密卷，涉密文件原始位置插入替代模板，注明该涉密文件的档号、页数、新的保管地址等必要信息。在数字化的过程中，该替代模板与其他文件一起扫描加工。通过这种前处理操作，既实现了涉密档案实体的集中管理，也确保了涉密信息不进入非涉密的系统。

再次，要制定安全管理制度并严格执行。为了加强系统的安全管理，系统往往在使用中设置了身份认证、验证码等技术手段确保符合身份要求的人员使用系统。这些技术手段往往增加了使用的时间成本，很多单位为了省事，往往省略了这些安全验证手段。为了避免安全漏洞，要制定完善的安全管理制度，严格执行，培养用户安全使用系统的习惯。

四、系统功能与用户培训的关系

很多系统平台部署之后，用户接受度不高，有抵触情绪，不愿意使用管理系统进行档案资源的管理，造成信息化建设功败垂成。

档案管理平台的接受度，往往与用户的习惯有关。对于用户的习惯，我们只有两种措施，一是尊重用户的习惯。需要在开发前期对用户的操作习惯进行调研研究，在开发阶段的界面设计中要充分考虑用户的操作习惯，例如，把常用的功能和模块安排在醒目的位置，提高用户操作的效率。在平台开发完成后，要进行用户接受度测试，即用户对平台投入试运行前进行的最后一次质量检验，验证开发的平台是否符合预期的各项要求以及用户能否接受。二是改变用户的习惯。用户习惯是可以改变的，每一项新的技术的应用，都会或多或少改变人们的操作习惯，例如智能手机的广泛使用改变了传统手机的使用习惯。改变用户习惯的方法主要是进行培训和练习，通过培训，让用户了解管理平台的新功能及操作方式，通过练习，熟能生巧，提高操作效率。

五、当前和长远的关系

很多单位在信息化建设中，往往希望通过当前的一次性投入解决所有的问题，达到“毕其功于一役”的效果。其实这是对信息化认识的误区。首先，他们往往追求技术上的“前沿性”，即所谓用目前最新的技术、最好的设备，建设最先进的系统。“最新的技术”本身就是一个悖论。在信息技术日新月异的今天，目前使用的最新的技术，3-5年之后可能沦落为淘汰的技术。因此，成熟的系统设计师往往选用最成熟最合适的技术，也就是”够用“就好。其次，信息系统的建设，往往是一个持续的过程，在信息系统的使用过程中，往往会发现原来的bug，会形成新的用户需求，这些需要持续的维护才能实现。根据经验，系统投入使用后5年的维护成本，往往会达到初始开发成本。可见维护的费用是一笔不菲的开支，但是大部分单位还没有为系统维护做预算的意识。

因此正确的做法应该是，在系统开发设计阶段，硬件设备的选型、数据库的选择、软件技术的选用，均应以满足当前管理的需要为出发点。同时要选择符合标准的数据格式，保留系统的兼容性和可扩充性，以便在合适的时机实现系统的平滑升级。

六、投入与产出的关系

档案信息化建设经常为人所诟病的是投入经费巨大，但在服务民生、服务中心工作方面乏善可陈，产出的社会效益和经济效益与投入不匹配。

档案信息化建设要坚持以人民为中心的发展思想，在系统开发、资源建设、资源开放等方面要树立价值思维坚持效益导向。一是系统的开发要面向终端用户，以用户需求为中心确定系统的功能划分，将常用的管理功能例如目录批量录入、全书数据批量挂接、档案资源分类统计等设计好，提高日常管理效率；二是资源建设要以人民为中心。加大民生档案资源建设力度，指导好涉及民生福祉的档案资源的归档；对于馆藏存量资源中利用频率较高的要优先数字化加工，提高数字档案资源的利用效率；三是要加大档案开放鉴定工作的力度，把符合开放条件的档案在互联网上公布，真正做到让信息多跑路，让群众少跑腿。

总之，档案信息化建设需要经历一个长期的过程。在这个过程中，应该坚守档案工作的初心，认真总结经验，继续加大力度，努力在系统开发利用、深度开发利用、精准开发利用上下功夫，服务大局，服务意识形态领域的斗争。^[2]处理好以上六种关系，庶几可以避免走弯路，减少重复建设，充分发挥数字档案资源的作用，提高档案信息化建设成效。