摘  要：国家重点实验室作为中国科学院重要的科技创新基地，其特色档案资源体系建设和开发对进一步增强道路自信具有重要的实践意义。文章通过对国家重点实验室档案工作体系和科研课题档案的调研和分析，提出了国家重点实验室特色档案资源的开发路径，即：搭建档案工作网络、建立特色档案资源库，构建中国科学院国家重点实验室特色档案资源平台，实现国家重点实验室特色档案资源的整合、开发共享与深度挖掘。

关键词：国家重点实验室 档案资源 开发

《中国科学院“十三五”档案工作发展规划》印发以来，中国科学院档案工作有了新的指引和发展方向。国家重点实验室这个庞大的档案资源主体，其档案工作存在“体系架构不明确”、“收集质、量不达标”和“开发利用不到位”三大困境。建立一个门类齐全且特色突出的档案资源体系、建立有效的收集归档工作流程和机制、合理分类并科学管理各类档案资源，既是中国科学院档案工作所面临的主要挑战之一，也是国家重点实验室档案工作的主要任务和目标。

一、档案工作体系引发的思考

据2014年印发的《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，目前中国科学院各研究所均由综合档案室归口负责本单位各种门类的档案工作。在现有的档案工作架构中，大多未将国家重点实验室作为独立运行的机构来纳入研究所档案工作体系。在意识到国家重点实验室档案资源的独特性、丰富性、复杂性后，我们开始调研并了解了其档案管理的现状，发现呈现出如下特征。第一，国家重点实验室档案意识唤起不足。实验室与综合档案室基本处于“互不了解、不相往来”的状态，大部分科研人员未意识到自己所从事的科研工作与档案工作的密切关系，实验室秘书对档案工作不了解，但对档案管理知识和业务培训表现出很大的兴趣。第二，国家重点实验室档案管理工作处于被动的、混乱的状态。人员流动或退休等原因造成的交接工作欠缺，导致实验室资料文件的遗失时有发生，这里的人员多指实验室秘书、科研课题秘书。第三，综合档案室缺少对实验室档案工作的指导。实验室档案参照执行综合档案室有关档案规范和管理办法，如科研课题档案的归档。但综合档案室未对实验室制定专门的档案管理办法，以至于调研中出现了“不知道要归档”的情况。第四，国家重点实验室特色档案资源的挖掘力度不够、反哺科研能力弱化。在档案资源未归集、未成体系、状态零散的情况下，国家重点实验室档案资源的开发和利用是极其有限的。譬如：国家重点实验室各门类档案的利用率很低；中国科学院档案馆组织的年度档案编研与宣传专项中，与国家重点实验室档案有关的内容很少。

二、科研课题档案中需要正视的几个问题

（一）科研过程文件的收集。科研课题档案是国家重点实验室档案资源的灵魂，但其过程文件的归档现状并不乐观。档案人员认为，国家经费所支持的或以国家重点实验室为平台申报获批的所有科研项目，其科研活动产生的过程文件均需归档。而通过走访诸多科研人员后发现，他们绝大多数认为数据是自己开展科研活动的产物，是获得科研产出的支撑，认为重要的科研数据可以全部在发表的论文中体现，手中的过程数据则因为尚有未发表的论文或对后续研究有用等其他顾虑，不会上交。即使有相关要求，也可以通过各种办法对数据采取保护，如实行实验记录双套制，关键数据自己留存。如何协调解决 “档案人员的无奈”和“科研人员的抵触”，值得研究。

（二）原始数据的真实性、可用性、合理性。我们在对某国家重点实验室调研后，开始重视这个问题。在一味强调科研过程文件归档的前提下，容易产生“眉毛胡子一把抓”的现象，也滋生了为了上交数据而制造实验数据的现象。追求原始数据（实验记录本、电子数据等）的归档，而未对数据内容进行价值鉴定。没有价值意义的科研过程文件，在纸质文档时代就是一堆故纸，在电子文档时代则是海量的数据垃圾。我们了解了某国家重点实验室近三年的科研课题档案利用率，1%-3%的利用率与原始数据的失真有关系。

（三）档案价值鉴定的能力。中国科学院科研课题建档规范中明确了课题档案需进行整体价值鉴定，但未对科研过程文件的价值鉴定作要求，课题档案移交档案室时由档案员对其内容进行核对。当前绝大多数研究所国家重点实验室的科研课题档案主要是以课题组为单元进行整理归档的，在课题结题时上交科研课题档案办理归档手续，否则会被冻结课题的结转结余资金（部分研究所有此规定）。课题组长虽为责任主体，但对交上来的科研课题档案，尤其是原始数据资料是否进行了审核和把关，我们心存疑虑。课题秘书负责具体科研课题档案的收集，但他们往往身兼多职，精力有限，更多地只是起到代办作用。我们在向档案人员调研时得知，他们也无法保证数据的质量，因为并不具备相关科研业务知识。因此，对数据质量或者说是档案价值，档案人员是不自信的。

三、前端控制：抓好档案收集和价值鉴定

档案收集是一切档案生命活动的初始，档案的价值鉴定对国家重点实验室特色档案资源体系的建设质量起着关键作用，档案资源体系的建设质量则直接影响档案资源开发利用的效果。

（一）档案工作网络的建立。研究所综合档案室要对档案工作网络进行统筹，实现从“被动服务到主动服务”的转型，融入并更好地服务科研和管理。由综合档案室牵头推进，国家重点实验室积极响应，结合实际遴选出一支优秀的兼职档案员队伍，搭建起国家重点实验室档案工作网络（如图一）。档案工作网络构建要遵循以下两个原则：一、全面布局原则。档案工作网络要确保涵盖国家重点实验室所涉及档案的所有门类，兼职档案员站位清晰，确保档案“应收尽收，应归尽归”。 二、任务导向原则。兼职档案员需保证自身档案工作任务的完成，还可参与档案资源进一步的开发利用实践。

图一 国家重点实验室档案工作网络

（二）明确各档案员的职责定位和工作要点。在上图所展示的架构中，兼职档案员各司其职，综合档案室提供归档工作指南，制定并完善学习培训机制，确保每位兼职档案员都清楚自身的工作内容，并掌握一定的工作方法和业务技能。增强档案意识，提升业务水平，组织兼职档案员参加档案上岗培训；强化工作宣传，定期开展档案方面的政策法规宣讲；建立微信群以方便档案工作的沟通和交流等。

此外，在科研课题档案归档过程中，还应把握好以下两点：

一是科研课题过程文件档案价值鉴定的对象。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步弘扬科学家精神加强作风和学风建设的意见》中规定：论文等科研成果发表后1个月内，要将所涉及的实验记录、实验数据等原始数据资料交所在单位统一管理、留存备查。科研课题档案归档可考虑“抓大放小”原则，一般科研项目按照科研课题档案归档办法管理，国家科技重大专项、重点研发计划重点专项和中国科学院部署的先导专项、以及产生重大研究成果和产出的项目，档案管理除严格按照重大科技项目档案工作管理模式进行归档和验收外，还应对其归档的过程文件进行把控和鉴定。

二是科研课题档案过程文件价值鉴定主体的确定。中国科学院科研课题建档规范（ZKY/B002-1-2006）中明确，应对科研课题档案进行整体价值鉴定。为保证科研课题档案中原始数据和电子文件的质量和有效性，应更加强调并重视科研过程文件的价值鉴定，以提升科研课题档案的整体价值。鉴定主体应具备科研课题相关方向和学科领域的专业知识，熟悉科研活动过程，并对科研课题档案利用对象的需求特征和规律等方面有比较充分的认识。通过调研发现，在现有科研课题归档体制下，课题组长作为学科带头人或项目负责人是科研课题档案价值鉴定的第一责任人，也是推动科研课题归档的直接力量。无论是传统载体的实验记录本还是电子文件或数据价值鉴定，结题归档时都需要课题组长根据相关规范对其内容进行鉴定并签字。

（三）制定和完善国家重点实验室档案工作的各项机制及其配套制度。国家重点实验室的档案工作制度应参考国家、行业、院、地方及本单位的相关制度，包括档案工作管理办法、科研课题档案建档规范、文书档案建档规范、著名人物档案建档规范、声像档案建档规范、科研仪器设备建档规范等。对于综合档案室出台的相关档案制度规范，具备适用性的前提下无需重复制定，如科研、著名人物、声像、电子文件、仪器设备等档案建档规范完全可以参照中国科学院及研究所规范执行。文书档案预立卷制度充分考虑国家重点实验室的特殊情况予以单独制定。

四、解决档案信息孤岛现象：资源整合和开放共享

（一）国家重点实验室档案资源的整合：建立特色档案资源库

以适应科学大数据国家发展战略，提高开放共享水平，支撑国家科技创新，促进经济社会发展作为国家重点实验室特色档案资源库的建设原则。提出如图二构想。明确国家重点实验室特色档案资源库建设、管理与运维的责任体系为综合档案室统筹规划，实验室协调配合。

整合国家重点实验室内部所有科研课题档案，其他门类档案通过参见号串联起来，所有门类档案均在国家重点实验室建设文件级档案目录数据库。实体档案保存在研究所综合档案室，国家重点实验室特色档案资源库提供索引和档案的数字化副本，所有档案的数字化副本在上线后均以权限审批的形式对外开放，科研课题档案的权限审批人为实验室主管科研副主任，除科研课题档案外其他门类档案的权限审批人为实验室常务副主任。同时通过档案编研与宣传加强特色档案资源库的管理和开发利用。根据深入调研情况，不断建立健全档案工作各项制度和规范，确保制度可操作、体系化。

图二 国家重点实验室特色档案资源库

（二）中国科学院国家重点实验室档案资源的融合与共享模式。

根据中国科学院前沿科学与教育局2019年的数据，中国科学院共有国家重点实验室82个（包括其他部门主管、中国科学院研究所建设或参与建设的国家重点实验室4个），中国科学院国家重点实验室数量约占全国总数的1/3。其中，数理、地学领域国家重点实验室数量超过1/2，化学、生物、信息领域国家重点实验室数量超过全国1/3。面对如此庞大和丰富的科技资源，对全院国家重点实验室的档案资源进行有效科学地融合，主动开发档案资源，做好编研工作，加强对资源库中档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，结合报送或推介档案信息、档案选编、档案展览等多种形式，将数字资源和服务集成到一个平台上，如图三。一方面可以避免数字档案分散、服务效能低等问题，为公众提供方便快捷的服务；另一方面还可为领导决策、科学研究等提供深层次、高质量档案信息产品。

图三 中国科学院国家重点实验室特色档案资源库

中国科学院档案馆统筹规划，进行顶层设计。国家重点实验室特色档案资源库可作为院属单位数字档案室建设的重点模块开展，参照 “应用集中、两地存储、分级管理”的建设模式，院、所两级协同推进。院档案馆对全院国家重点实验室的档案目录资源集成管理，以及对国家重点实验室产生的数字化图像数据、原生电子文件和音、视频等各种类型数字档案资源进行两地存储和分级管理；实现数字档案资源异地异质备份、临界情况预警和恢复；建设国家重点实验室数字档案资源共享服务平台，档案检索利用、专题编研和成果发布。

五、探索挖掘：特色档案资源的编研与宣传

（一）国际档案日和档案编研与宣传。

近年来，中国科学院档案馆组织院机关和院属单位结合6.9国际档案日开展了一系列档案编研与宣传活动（如表一），其形式更加多样、内容更加丰富。我们认为可以在档案编研与宣传的素材选取上考虑国家重点实验室相关档案资料的挖掘，如对国家重点实验室的历史沿革、发展历程、评估材料、重大科研成果等进行梳理，展示档案在科研创新、科技成就、科学考察等方面的历史记录。通过对国家重点实验室档案资源的开发、提炼和宣传，还可对国家重点实验室的精神文化发展起到凝聚和传承的作用。

表一 中国科学院国际档案日活动一览表

（二）科学家精神和档案编研与宣传。

科学家是国家重点实验室的一大特色档案资源，如每个国家重点实验室均有两院院士，只存在数量上的多寡。著名人物档案的收集和整理是关键，开发和利用更显重要。我们可以对国家重点实验室著名科学家的学术成长和主要科研事迹等资料进行系统采集，深入挖掘蕴含的学术思想、精神风采和人生积累，以主题档案展览、报告会、著名科学家手稿等形式展现，大力宣传科学家精神，提高公众对科学家和科研精神的认识。例如，有机地球化学国家重点实验室的精神，是“学，思，锲而不舍”（已故中国科学院院士傅家谟先生的座右铭）。中国科学院档案馆已连续两年开展关于征集著名科学家手稿的档案编研活动，涉及科学家百多位，让公众对科学家的科研精神和科学素养有了更深入的了解，通过这样的档案编研活动还对科研课题档案过程文件的收集起到一定的促进作用。

（三）文创产品开发和档案编研与宣传。

丰富的国家重点实验室档案资源是国家科技发展的重要载体和见证，值得思考的是，在完善其收集、管理和服务利用后，如何让这些档案资源以文化服务的形式展现给热爱科学的公众或是体系内的工作者。故宫博物院文创产品的成功案例似乎给档案工作者提供了一个新的思路。中国科学技术大学的“龙芯”录取通知书也让人眼前一亮，不仅充满了科学气息，还有浓烈的人文关怀。文创产品的开发从一定程度上对档案工作者的能力要求提出新的挑战，档案工作者应提高认识，加强文化自信。可结合中国科学院档案编研与宣传专项课题开展，委托外包公司，通过档案资料的查阅、统计等，寻找一个突出点开发设计出一系列产品。如结合实验室建室庆祝活动，制作具有历史感的纪念品；研究生毕业时发放实验室个性化文创产品等。这对弘扬国家重点实验室文化精神和增强凝聚力颇有意义，亦可宣传实验室。

（四）科学传播和档案编研与宣传。

《科技部 财政部关于加强国家重点实验室建设发展的若干意见》文件中要求提升国家重点实验室影响力，将实验室打造成科学知识传播普及中心。一方面实验室由内向外的科学传播可以通过科普基地的建设和档案室的资料提取结合开展。如中国科学院广州地球化学研究所科普基地的建设依托于两个国家重点实验室，科普活动可将科研课题档案中有代表性的野外采集的标本、样品等实物性档案展示出来；通过仪器设备档案调取与时事热点、重大科学发现有关的科研仪器设备以供参观；通过实验室文书档案“实验室年报”统计获取重点研究领域发展状况开展交流等。另一方面内外结合的科学传播。档案室积极挖掘国家重点实验室科技工作者的重大科研发现、科学报国等素材，与新媒体、网络、电视台等平台进行合作，以“时代楷模”、“前沿与进展”等科技宣传项目为抓手，充分利用科研课题档案、人事档案、声像档案、教育档案等档案资料，积极选树、广泛宣传科技创新典型事件，体现档案“保存历史，支撑创新”的意义。

（五）道路自信和档案编研与宣传。

中国公众的道路自信指数调查报告（2017）中，公众的道路效能感得分最高的三大领域为国防、科技、外交。国家重点实验室是科学中心和高水平创新高地，同时也是开展国际合作和交流的重要平台。国家重点实验室通过举办大型国际学术会议、开展国际合作与交流项目等，提升了实验室的国内外影响力，同时积累了大量的档案资料。中国科学院档案馆可根据国家重点实验室特色档案资源库对实验室参与 “一带一路”科技创新合作项目、“北京、上海科创中心”建设等项目进行统计和编研，制作特色档案荟集并宣传，提升公众的道路自信。院属单位可根据依托国家重点实验室的文书档案，分专题进行编研，如有机地球化学国家重点实验室参与粤港澳大湾区区域发展的档案专题展览；新药研究国家重点实验室关于“一带一路”项目建设的成果展示等。