作   者：仇壮丽

工作单位：湖南省档案馆

[摘要]电子文件的科学治理需要充分发挥信息技术的优势，用信息技术来重组传统的档案管理流程。通过以结果为导向来分析电子文件的归档操作，可以发现确定文件保管期限是电子文件归档自动化的前提。文件形成者在文件起草阶段确定保管期限即可完成预归档。

[关键词]电子文件，电子档案，预归档，三合一制度

随着“互联网+政务服务”的发展，各单位形成的电子文件数量越来越多。如何实现归档自动化，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，一直是档案部门面临的挑战。为提高电子文件的治理效能，需要以结果为导向，将归档关口的部分工作前移，在电子文件形成阶段考虑归档要求，即“预归档”。

一、电子文件归档的现状

传统文件的管理模式，是在每年6月之前对上一年度形成的所有文件进行清理，集中整理归档。很多单位在开发OA或业务系统的时候，也是参照这一传统的工作流程。电子文件处理完毕之后，进入所谓“预归档”库。每年6月由档案人员从这个库中对所有电子文件进行分类、鉴定、整理、确定档号，完成归档。这种模式的缺陷是未针对数字化环境的特点对归档流程进行优化重组，而是全盘模拟手工归档模式，造成管理效率低下，并导致下列问题：

一是归档不及时。在数字工作环境下，电子文件完全可以做到随办随归，但由于业务系统的归档模式未改变，归档时间仍与纸质文件的归档时间相同，既第二年的6月份左右。

二是电子文件资料归档不全。业务系统只是简单把处理完毕的文件从逻辑上归入“预归档”库，并未完成实质的归档工作，例如电子文件的正文、附件等虽然都保存在“预归档库”中，但并未建立文件实体之间、文件与业务行为之间、文件与人员之间的联系等。

三是归档元数据不完整。电子文件元数据是电子文件真实、完整、可用、安全的保证，在电子文件管理的整个生命周期中，与电子文件形成、管理、利用等有关的文件实体、业务实体、机构人员实体及实体关系元数据是不断积累的。很多业务系统未坚持按照全程管理的原则在管理过程中保留元数据信息，导致预归档库中的电子档案要素不全。

四是角色分配不合理。实践证明，文书处理部门归档制度是较科学的管理制度。文件形成部门一般设置了兼职档案员，由兼职档案员完成归档工作。但在实际工作中，由于兼职档案管理人员变动频繁，很多工作基本上是由档案室的专职档案员来完成，造成工作压力较大。

电子文件管理工作应该充分利用信息技术的优势，对传统的归档流程进行优化，与业务系统高度集成，充分将档案管理流程与信息技术融合起来，发挥文件形成部门在档案价值鉴定中的作用，才能提高电子文件治理效能。

二、电子文件预归档的概念与要求

宁娜在“电子文件预归档管理研究”一文中提出：“电子文件预归档是指电子文件形成后，通过鉴定，将有保存价值的电子文件及其元数据按照电子档案管理的要求在办公自动化系统进行逻辑归档的过程”[1]。如果按照这一概念，把归档的关口界定为“电子文件形成后”，那么“前端控制”就无从谈起。科学理解预归档的概念与操作，需要从归档的概念和操作开始。

（一）纸质文件与电子文件归档的区别

从我国纸质文件归档的实践来看，基本上都是在每年6月份之前对上年的文件进行集中归档，未对归档的操作提前处理。然而从档案管理的历史来看，纸质文件在归档之前是有分类登记之类预处理操作的。例如在德国的登记室中，“在政府的每一个部门（相当于美国联邦政府的一个部），每一个司都有一个登记室。这些登记室从一个中心机构接收该司的邮件。它们为这种邮件登记、编索引并加上有关的附件送给适当的官员，在退回来之前，则根据既定的分类方案进行分类。”[2]

在电子文件的管理中，坚持前端控制成为基本原则，即在形成时需考虑归档格式和其它要求。这样才能在全程管理中按照相关要求捕获相关元数据，确保电子文件来源可靠，程序规范，要素齐全。《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第六十二条“机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。”

与传统文件归档流程相比，电子文件归档的流程变化体现在三个方面：首先，电子文件的分类方案和保管期限需要在电子文件形成时就确定。而在纸质文件管理的过程中，分类方案和归档范围一般是事先确定的，保管期限在归档时才确定。其次，从归档时间来看，纸质文件是定期归档，而电子文件的归档则是动态的，往往取决于业务系统中最后一道处理程序。再次，电子文件的归档操作是自动化的，而纸质文件的归档操作是手工完成的。

（二）电子文件归档的技术操作

要明确预归档的概念，首先要明确电子文件在归档的关口执行了什么样的操作？所谓归档，是指“办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程”。

那么电子文件在归档的关口执行了什么样的操作呢？以OA系统为例，主要包括以下内容：（1）确定电子文件保管期限；（2）根据分类方案，确定电子档案的档号；（3）把电子文件的核心元数据提取出来，构成目录条目；（4）把同一电子文件处理过程中的元数据从相关的数据库中提取出来，构成一个元数据集合，以XML格式或其他格式保存；（5）把电子文件的各个稿本、相关附件、电子文件形成过程中的元数据集中起来，制作成一个数据包（SIP），放入指定的存储位置。如果以归档的结果来分析，归档的成果是赋予电子文件一个档号，可以将档号的形成视为归档完成的标志。如果档号可以自动形成，则电子文件归档也可以自动完成。上述五个步骤中，影响档号自动形成的关键步骤有两个，一是分类方案的确定，二是保管期限的确定。绝大多数立档单位采用“年度-保管期限-组织机构”分类法，这一方案可以嵌入OA系统，年度、与组织机构代码的“值”可以自动捕获。可见，如果保管期限可以提前确定，则电子文件的归档就水到渠成了。

目前的业务系统大多是由档案员在归档时确定保管期限，或由系统根据电子档案保管期限表“自动”“半自动”给出建议的保管期限，然后由档案员确认。从实践来看，这种方法的效果并不理想，如果保管期限需要更正，则涉及到档号的变更，给后续的归档带来不便。可见，真正需要在“归档”之前进行“预”先处理的，仅仅是确定电子文件的保管期限而已。

三、电子文件预归档的意义

电子文件预归档对于电子档案的科学治理具有三个方面重要意义。

（一）符合电子文件管理的规律。

电子文件管理需要坚持前端控制原则。冯惠玲教授提出，“必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。”在电子文件的整个生命期中，形成阶段是前端，永久保存或销毁是末端，处于中间的其他管理活动是中端。“前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规划进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的功能尽量在这一阶段实现。”[3]从前面的分析可以看出，原来在后端执行的确定电子文件保管期限的操作移到前端之后，电子文件归档自动化的障碍就消除了。

（二）符合文书处理部门立卷的要求。

早在1956年，国务院《关于加强国家档案工作的决定》提出“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误作法。”刘国能论述过文书部门立卷的好处，指出“自己工作中形成的文件材料,自己最熟悉其内容、价值，最懂得它们的来龙去脉及其联系。这些正是组卷、排列卷内文件和案卷，确定其保管价值和拟写案卷标题的一个重要前提条件。”[4]可见，把预归档中判断文件保管期限的工作交由文件形成者完成，既能保证价值鉴定准确，也能消除档案员后续的重复工作，可以大大提高管理效率。

（三）符合用信息技术改造传统业务流程的规律。

很多信息系统在开发时候，较少对客户提出的需求进行优化，导致信息化环境下档案管理的流程与手工管理模式完全一致。根据信息系统的基本理论，传统的工作流程在应用信息技术的时候，要根据业务需求和技术特点对原来的业务流程重组，部分流程需要合并，部分流程需要解耦，部分流程需要简化。把确定档号核心要素的工作提前到文件形成时完成，正是信息技术环境下归档流程优化的结果。

四、电子文件预归档的实施

实现电子文件的预归档，需要解决以下问题：

（一）明确归档的主体

如前所述，电子文件的归档主体应该是文件的起草者。在OA系统中，每一个工作人员均分配了相应的角色和权限，对于文件起草者来说，这是电子文件形成的第一步。需要在相关的档案管理制度中明确这一职责。

（二）明确归档的对象

要根据文件材料归档范围，把OA系统中的文件分为两类：需要归档的文件和无需归档的文件。这一工作可以由OA系统根据“文件材料归档范围”智能确定，也可以由文件起草者在确定“保管期限”时人工确定。保管期限可能设置的值有四种：永久，定期30年，定期10年，0或空值。保管期限为“0”或空值的文件，不需要归档。

（三）明确预归档的时间

电子文件预归档的最佳时间是文件起草时。如前所述，确定保管期限是所有归档过程中最关键的一节，而起草者对文件的价值是否反映本部门的职能活动最熟悉。在OA系统的辅助下，起草文件时确定是否属于归档范围及保管期限是比较合理的。OA系统所需进行的改造仅需在文件起草的表单中添加一个“保管期限”的必填项。

（四）档案工作人员的任务

在实现“预归档”的前提下，档案工作人员的主要任务包括：一是科学制定档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表，在业务系统开发时提出要求，嵌入三合一制度。二是提出归档后的文件格式及元数据要求，确保电子档案的真实、完整、安全、可用。三是对于系统自动归档的结果进行审核，对于不符合归档要求的电子文件进行微调。

总之，电子文件的科学治理，不仅仅是档案管理人员的责任，更是包括系统开发、信息维护以及文件形成相关人员的共同责任。档案人员要制定三合一制度，提出归档需求，并对单位相关人员开展培训；信息系统开发和维护人员充分理解电子文件全程管理的基本理论，遵循信息一次形成全局共享的数据治理理念；最后由文件形成者及时确定保管期限，完成电子文件的预归档。只有电子文件相关的主体的合力参与，才能实现电子文件的科学治理。

参考文献

[1]宁娜.电子文件预归档管理研究[J].中国档案,2019(07):72-73.

[2]《档案学通讯》杂志社.《档案学经典著作》（第六卷）[M].沈阳:辽宁大学出版社,2017:375.

[3]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001:14.

[4]刘国能.论文书处理部门立卷[J].档案学通讯,1986(03):8-14.