加强防疫档案管理 服务防疫工作大局

湖南省档案局 hnsdaj.hunan.gov.cn 时间:2020-02-14 【字体:
  

作者姓名:徐拥军姚静 陈怡   来源:中国档案杂志



    新型冠状病毒肺炎疫情暴发以来,全国人民在党中央领导下众志成城、奋勇抗击。档案部门也应该围绕和服务防疫工作大局,做好防疫档案管理。
    一、提高政治站位,增强防疫档案管理意识
    2020年1月28日,中共中央印发《关于加强党的领导、为打赢疫情防控阻击战提供坚强政治保证的通知》。2月3日,习近平总书记主持召开中央政治局常委会会议,指出:“各级党委和政府要增强‘四个意识’,坚定‘四个自信’,做到‘两个维护’,认真贯彻落实党中央决策部署,把疫情防控工作作为当前最重要的工作来抓”,“疫情防控不只是医药卫生问题,而是全方位的工作,各项工作都要为打赢疫情防控阻击战提供支持”。各地区各单位档案部门和档案人员要提高政治站位,做好本职工作,发挥专业优势,“为打赢疫情防控阻击战提供支持”。
    防疫档案,是指在防控突发重大疫情过程中直接形成的,且具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录。这些档案记录了疫情防控工作的真实历史,留存了医护人员、患者和其他防疫工作人员的特殊记忆,也见证了中华民族面对灾难顽强奋斗的精神。在疫情暴发期间,完整、齐全地收集防疫档案,可以记录疫情防控工作全过程,为掌握疫情状况、加大信息公开、追究责任提供原始凭证,这些有利于维护政府的公信力。疫情结束后,这些档案可被用于科学研究、历史研究、宣传教育,为今后预防和应对类似疫情提供经验教训、知识储备。各地区各单位档案部门应该主动通过宣传教育,提高社会公众、单位全体员工对防疫档案价值的认识,争取领导对防疫档案管理的重视,将其列入整个疫情防控工作体系之中。

    二、把握当前重点,加强防疫档案归档收集
    (一)建立防疫档案工作组
    各地区档案局、档案馆应与当地疫情防控指挥部、相关党政机关和企事业单位沟通,成立防疫档案工作协调组,建立协调机制,指导各机关单位加强防疫文件材料的收集归档。例如,苏州市档案局会同市疫情防控指挥部办公室联合印发了《关于认真做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控档案工作的通知》,要求做好防疫档案归档、移交工作。在不影响防疫工作有序高效开展的前提下,各地档案局、档案馆也可派遣工作人员进驻疫情防控指挥部和其他重要的疫情防控工作单位现场,参与、协助其进行防疫文件材料的收集归档。
    (二)明确防疫文件材料归档与移交范围
各单位可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,按照该地区该单位有关重大活动档案管理规定,结合此次防疫工作的具体实际,明确防疫文件材料归档范围和档案保管期限。从疫情防控工作过程来看,应归档的文件材料包括:应对突发疫情中的预案编制、疫情排查、疫情监测等前期工作的文件材料;疫情发生后的疫情报告、数据统计公开、医疗救治、隔离防治、科研攻关、人员物资调配、宣传教育等中期工作的文件材料;疫情结束后的责任追究、工作总结、预案修订等后期工作的文件材料。
    《各级各类档案馆收集档案范围的规定》规定:“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围。”因此,各地综合档案馆要将防疫档案列入收集进馆范围,必要时可以要求各单位将其提前移交进馆。“经协商同意,综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案,也可以通过接受捐赠、购买等形式获取”。考虑到这次新型冠状病毒疫情的社会性、全民性、影响面、关注度,以及为弥补我国综合档案馆藏重党政机关档案轻社会民众档案、重文书档案轻专业档案、重宏观档案轻微观档案之弊,建议这次防疫档案收集应特别注重收集、征集有关普通民众、非政府组织、志愿者的档案,以及体现人性之善、人文精神的档案,包括:反映疫区人民热爱生命、积极自救情况的档案;反映医护、公安等各行各业人员不怕危险、不辞辛劳救援的档案;反映防疫活动中高尚职业道德、社会公德的档案;反映普通民众、非政府组织、志愿者积极奉献爱心,全力配合、协助政府防控疫情行动情况的档案;反映病人病情发展变化、临床治疗的病历材料;普通民众为防控疫情做的各种宣传教育、心理咨询资料;具有代表性的自媒体、社交媒体信息等。
   (三)开展全方位档案收集
    一是全过程收集。防疫档案收集应当贯穿疫情防控工作整个流程,完整收集该过程中产生的检测预警档案、应急响应档案、防治过程档案、疫区善后档案等。前期阶段的档案可以为疫情预防提供决策参考,中期阶段的档案可以为应急响应提供信息支撑,后期阶段的档案可以为疫情防控研究提供史料支持。二是广渠道收集。除通过常规渠道归档、收集官方文件之外,还应该重视向疫情亲历者、疫情防控工作第一线工作人员等征集其形成的一手材料,或对其采集口述档案。三是多类型收集。此次新型冠状病毒肺炎疫情属于突发的重大公共卫生事件,其应对与处置是一个涉及面广且复杂多变的过程,而仅凭某种单一载体、类型的档案并不能全面详细地反映整个事件的来龙去脉。因此,除了常规的文书档案之外,还应重视对专业档案(如病历档案)、声像档案(如隔离病房的录像)、实物档案(如疫情防控标语)、网站网页(如政府信息通报)、社交媒体(如疫病患者日记)等多种载体、类型档案的收集。

    三、面向长远需求,构建防疫档案专题数据库
    这次新型冠状病毒肺炎疫情形成发展过程复杂,病毒传染区域广泛、感染人数众多,而且疫情防控行动规模空前、影响深远,将成为我国乃至全世界防疫史上一次重大事件。因而,此次防疫档案未来将被各界人士反复利用、长期研究。为了满足长远需求,笔者建议建立“新型冠状病毒肺炎疫情防控专题档案数据库”,由疫区各地档案局、档案馆、直接参与疫情防控工作的档案机构、相关科研院所以及高等院校共同建设。该数据库建设完成后,对于日后进行疫情防控的历史、科学研究,总结疫情防控经验和教训,进行疫情防控宣传和教育都具有十分重要的价值。
    构建“新型冠状病毒肺炎疫情防控专题档案数据库”,首先,要出台相关管理规范,确定档案进库范围和流程,明确档案保密和开放要求,界定管理权限。其次,要保证专题档案的数量和质量。不仅要对纸质文件材料进行数字化扫描、接收原生电子文件,而且要对防疫档案进行深层次著录、标引,使之信息细颗粒化,实现全文检索。最后,要逐步实现专题数据库的在线利用。这是一个庞大的系统工程,需要较长的时间和较大的资金投入,宜分步实施。前期可重点建设档案目录数据库,中期再发展到全文数据库,后期也可过渡到创建更广的“重大突发卫生事件专题数据库”,将多种防疫档案纳入其中。

    四、突出价值导向,注重防疫档案开发利用
    (一)为政府部门提供信息咨询与决策支持
    许多突发公共卫生事件都有相似或相近的发生和发展规律,档案部门首先应面向政府部门提供信息咨询与决策支持。例如,辽宁省在非典期间利用省档案馆的《辽宁省近百年来重大疫情及防治史料》,查阅百年疫情防治情况,为防控非典提供参考。浙江省青田县疾控中心利用以往突发性公共卫生事件应急处理工作中形成的危机暴发期前的监测预警材料、危机管理的应急保障准备规划材料、危机暴发后的应对决策指挥处置材料等档案打好甲型H1N1流感疫情战,为防控工作取得全面胜利发挥了积极作用。这次新型冠状病毒肺炎疫情防控后期或结束后,档案部门应当积极开展档案编研,为未来疫情防控工作提供信息咨询与决策服务,为各级政府制定突发公共卫生应急管理政策提供准确、全面、系统的信息支持。
    (二)为科研机构提供跨领域与跨地域服务
    2020年2月3日,习近平总书记主持召开中央政治局常委会会议强调“要调动高校、科研院所、企业等各方面积极性,组织动员全国科研工作者参与疫情防控方面的科研攻关”。疫情防控科研攻关,是一项复杂的、系统的社会工程,需要各行各业参与。档案机构应吸纳医学、公共卫生管理、应急管理、新闻传播、信息技术、心理学、社会学、经济学、历史学、档案学等各领域的专家学者对防疫档案进行研究,为疫情防控科研攻关提供优质的知识服务。例如,运用大数据、可视化等工具,对疫情进行全流程回顾总结;重点分析患者DNA等生物信息,助力疫苗与药品研发;分析病毒传播的渠道与周期,做好今后的防范工作等。

    (三)为社会公众提供卫生健康知识服务

    防疫档案系统地记录着疫情发展及其危害,反映着人们众志成城、百折不饶的民族精神,揭示着疫情防控过程中的经验和教训。档案部门可通过编研出版、举办档案展览、进行在线展示等途径开展公共卫生健康教育。一是普及性健康教育。例如,联合卫生健康委、疾病预防控制中心举办“新型冠状病毒肺炎疫情防控档案”“档案中的公共卫生健康提示”“档案中的季节性传染疾病警示”等专题档案图片展,不仅能及时满足人民群众对于疫情防控、突发公共卫生事件应对知识的需求,还能提供心理援助来缓解公众焦虑与恐惧。二是提供专业性知识服务。利用数据挖掘、信息分析技术提供深层次的疫情防控知识服务。例如,基于疫情动态、新闻条目、日常报表等,将防疫档案信息转化为可视化图像、知识图谱等形式。即不单以文字形式向公众展示,而是呈现具有视觉冲击力的时间脉络图、人物关系图、疫情发展图、医疗供需图等。如将疫情数据地图作为叙事工具,分层设色地反映疫情传播规律;分析病例移动线路图,从时空坐标中洞察易感染区域;分析新闻词频云图,掌握公众舆情变化规律。

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