2015年10月国家档案局发布《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（以下简称“规则”），于2016年6月1日实施。作为档案行政管理部门，应组织全体干部职工学习规则，认清规则出台的历史背景，把握规则异动带来的机遇，掌握规则异动的内容，加大对规则的宣传贯彻力度，大力推行规则。 

　　认清规则出台的历史背景。国家档案局出台规则，其历史背景主要有三个方面，一是为了适应办公自动化的需要，二是计算机的普及和应用，三是大数据时代的到来。此次国家档案局修改规则，一个重要的因素是大数据时代的到来，海量数据成了档案资源的重要组成部分，这就是我们所说的电子档案。为保证电子文件的整理归档和与之相对应的纸质文件的整理归档的一致性，使电子文件整理规则和纸质档案整理规则有机结合起来，必须要修改旧规则出台新规则。 

　　把握规则异动的带来的机遇。规则在术语和定义一节中明确规定，归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。这一定义从表面上看只是对归档文件的内涵进行了规定，仔细分析发现，它进一步明确了档案部门就是电子文件管理的主体，也就是说，间接地赋予档案部门建立和管理大数据平台的职能。因此，新规则的出台，对档案部门来说，是一个强化职能和地位、可以大有作为的机遇。档案部门要抓住这一有利时机，主动挑起大数据平台建立和管理的重任，主动收集、整理、保管、开发利用电子档案，实现档案工作的技术转型和提质增效，实现数字数据的共享，更好地为党委和政府、为人民群众服务。 

　　掌握规则异动的基本内容。规则主要修改了以下7个方面的内容：一是调整了规则的适用范围。由纸质文件材料扩展到电子文件材料；由各级机关、团体和其他社会组织进一步扩展到企事业单位（企事业单位有其他特殊规定的，从其规定）。二是调整了归档文件的分类方法。规则对每一种分类方法进行了详细表述。同时规定，对规模较小或公文办理程序不适于机构（问题）分类的立档单位，可以采取“年度-保管期限”等二级分类法进行分类。三是增加了归档文件组件的规定。规则列举11种组件模式，并对件内文件排序进行明确了的规定。四是调整了归档文件排列的方法。对归档文件在最低一级类目内的排序，由原来的按事由结合时间、重要程度等排列，改成了按时间结合事由排列，省去了重要程度等因素，强调了时间在归档文件排序中的主要特征。五是对编号内容作了新规定。特别提出归档文件要编写档号，赋予档号具体内容。同时对归档章的内容进行了调整，原来的室编件号和馆编件号合为件号，增加了对归档文件页数的标注内容。六是对编目的内容进行增删。规则对编目的内容、格式和生成方式均作了规定，更加有利计算机管理和检索。七是对纸归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架提出了具体要求。值得注意是，规则对于永久保管的归档文件的装订要求从严，规定宜采取线装法装订，不使用不锈钢夹和封套装订。而对定期保管的、不需向国家综合档案馆移交的归档文件的装订，没有作特殊需要求，这样规定，更加符合实际，利于节约和提高效率。 

　　大力推行规则。当前，各地办公自动化程度不一，纸质档案和电子档案管理基本上是脱节的，纸质档案的档号与对应的电子档案的档号不相一致的现象是存在的，有的甚至只有纸档案而没有电子档案。规则的出台对于加强电子档案和纸质档案的统一管理具有重要意义，党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织的办公自动化工作就成了箭在弦上、不得不发的事。档案部门现在要做的就是宣传规则、推行规则，抓紧培训业务骨干，使之掌握规则内容，运用于档案工作实际操作。

（娄底市档案局  蔡其荣）