房地产权属档案数字化的实践与启示

岳阳市房地产档案馆  罗克娜 

    房地产权属档案是房地产产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图表账册、照片等各种不同形式和载体的历史记录。这些房产档案记载了房屋产权归属和沿革，反映了房屋状况。房屋权属档案的形成，有其特殊的专业要求，具有很强的动态性、法律性、区域性。房产属不动产，价值较高，在单位或者个人的财产构成中都占有重要地位。产权档案的有无，记载得是否准确、全面，产权档案保管的好坏，都将对产权人产生巨大的影响。因此，房产档案的管理成为我们研究的重要课题。过去档案馆保存的房产档案形态主要以纸质为载体形式存在，随着科学技术的发展，档案管理以手工管理为主的传统手段向以计算机管理为主的现代化手段过渡。将房地产权属档案数字化后能有效地保护档案原件，改善档案的利用方式，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为房地产经济发展服务。我们岳阳市房地产档案馆在房地产行业中率先开展了房地产权属档案数字化的工作，我们抓住业务管理网络化契机，把档案信息数字化纳入其中，根据行业特点，建立了房地产图文信息系统，取得很好的效果，档案管理水平在全省乃至全国同行业中都处于领先地位。

    1、房地产权属档案数字化的实践过程

    我们房地产权属档案数字化指导思想是：以房地产权属档案需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏档案原件完好，保证档案数字化档案真实准确，更好地发挥房产档案信息资源的作用。

    它主要有三个内容：一是建立房产权属档案目录数据库，即档案目录信息的数字化。二是房产权属档案载体的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。三是房产权属档案专题信息的采集与建库。

    我馆的房地产权属档案数字化工作经过两次质的飞跃。第一次飞跃是档案信息目录实现计算机检索，建立了可供档案利用的目录数据库。九十年代后期，岳阳房地产馆就开发了单机版房地产管理软件，这是实施信息化初期使用的软件。它能进行房屋权属信息及基本数据的录入，单一房产档案信息的记载，解决了手工缮证、查档、统计、等少量功能。2001年，我们又开发研制了房地产一体化管理信息系统并投入使用。这一系统以整个产权业务流程为基础将产权管理、档案管理、图形管理三大部分有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络中完成，可直接调用产权管理系统中形成的数据。计算机数据中保存的主要信息包括产权人、房屋坐落、房屋权证号、个人身份证、办理业务收件目录等等，为产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机处理信息的功能，既保护了档案原件，又高效地满足利用者的需要，推进了房地产档案电子化、数字化的进程。

    通过对档案扫描，建立档案信息图像文件数据库，运用档案管理信息图像文件数据库，运用档案管理信息系统并结合网络通信技术，使人们无论到馆查阅，还是异地网络浏览，都可以做到在授权范围内实现档案信息查阅，这是实现档案管理现代化的第二次飞跃。2004年，我馆派人学习外地的经验，形成了数字化建设的新思路，组织一线工作人员、业务骨干经过反复讨论和研究，结合档案收集、整理、编排、上架、调阅、查询、出证、收费、开放权限库房管理以及产权登记各业务类型档案的分类管理，从不同角度、层面，集思广益、群策群力，研发出了房地产档案图文信息系统。将房地产实物档案通过扫描、照相录入系统，形成了集房屋基本属性数据、图文数据、地理信息数据为一体的详实数据库系统。对库存档案进行全面扫描是其中一项最为关键的工作，我们对库存档案进行认真清理、挪架、倒库，根据档案馆的现状、库房档案的数量、人员及经费，借鉴外地的做法，采取了扫描软件与扫描劳务捆绑对外招标的形式，与专业扫描公司合作，完成了档案的扫描工作。2006年4月，房地产档案图文信息正式启用，实现了电子档案与实物档案同步归档，库房档案信息可在各业务窗口实行共享，档案查询利用、出证、收费、统计实现自动化，为房地产信息化管理打下了坚实的基础。2009年3月，我们又将一体化图文网络信息系统与房地产交易及权属管理子系统无缝连结，使我市房地产档案信息化管理上了一个新的台阶。

    2、房产权属档案数字化的启示

    档案数字化是档案工作中一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。如数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题等。针对这些新情况、新问题，在抓档案原件数字化工作的同时，要组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中一些技术性问题，确保档案数字化工作顺利开展。

    1.1要建立房地产权属档案系统安全体系。房地产档案现代化的管理手段将带来工作效率的提高，同时也对档案安全管理提出了更高的要求，这包括计算机硬件、软件、数据及网络等各方面的安全。因此要做好机房配置，防火防雷措施，制定详尽的责任制度，安全保密制度，完善权限的分级体系，设置网络防火墙，对传输的数据加密、解密；定期进行数据备份等。

    1.2调整知识结构，提高工作人员的素质。房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现房地产档案管理现代化的关键。因此，档案工作人员要相应地调整自身的知识结构，要求具有理论、文化、专业和科学技术等多种知识。其中尤为重要的是要全面系统地掌握档案专业知识，包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论知识和档案保护技术知识等，以便相应地做好档案收集、管理和开发利用工作。同时要调整档案管理队伍知识结构，首先要从实际出发，根据需要和可能分步实施。要创造条件让工作人员在实践中学习，鼓励他们岗位成才，同时通过在职培训的办法，使在职人员不断更新知识。有条件的还可调入相应的科技人员，给档案队伍注入新鲜血液。总之，要立足于开发工作人员的智力，充分调动他们的主动性、能动性和创造性。

    房地产档案数字化是一项系统工程，需要一个长期而艰巨的过程，档案工作者唯有积极应对，不断探索，才能有效开展此项工作。

参考文献：

聂红，《房地产权属档案数字化探讨》 档案时空2007第4期

马志源，《房地产权属档案的特点及工作任务》城建档案2006第5期