对声像档案安全体系建设的几点认识

李星  常德市城建档案馆

【摘要】档案工作从古至今都十分强调档案的安全保管和安全利用，城市建设声像档案是真实记录城市建设发展的新型档案，在依法治理城市及为城市规划和建设服务的过程中起到了独特而重要的作用。声像档案安全保障体系建设，必须立足主动防御的理念，实施全面系统的防护策略。

【关键词】声像档案 安全 保护

    2010年5月12日，国家档案局局长杨冬权同志在全国档案安全体系建设工作会议上提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力”的号召，把档案安全的重要性提升到一个新的高度。

    一、  声像档案的文化内涵：

    声像档案是以音响、形象等方式记录知识信息的新式特殊载体的档案，也称音像档案、试听档案。声像档案具有真实记录性、选材典型性，视听形象性、艺术美感性、交流通用性的特点，在宣传教育、传播知识、科学研究、艺术欣赏和历史凭证等方面具有重要作用。

    声像档案从其产生开始就与文化密不可分，它以其独特的物质表现形式承载文化观念，传播文化信息。其实，文化的概念非常广泛，不同行业、不同阶级、不同对象可能对其定义有差异。声像档案属于原始信息，它是社会信息系统和文化的进步，声像档案是文化的载体，记录和反映的是人类已经发生过的活动和事件过程，自有了声像技术，记录档案的方式出现了新的变化，对历史的叙述也相应地出现了新的表述方式。

    二、  声像档案与城市建设的关系

    近年来，我国GDP增长速度连续处于高位运行，经济发展态势良好，以房地产行业为骨干因素的经济成分推动了城市基础设施建设。随着城市建设事业的快速发展，在城市建设工作和各类活动中形成了大量的声像档案，城建档案工作也越来越重要。声像档案是一种特殊载体的档案，形象直观地反映了城市面貌，真实记录了城市发展的轨迹，是档案记录手段的变革，因而受到各级档案部门的广泛关注和重视。但由于城市建设声像档案发展历史并不长，普遍存在着归档不完整、保管不到位、管理混乱等问题，直接影响了城建声像档案的开发和利用。

    声像档案是以感光材料、磁记录材料为载体，以图片、图像、声音的形式记载事物和历史的档案。城市建设声像档案主要有照片、影片、底片、录音带、录像带、幻灯片、微缩胶片、磁盘、光盘等不同载体形式，记载内容主要包括城市规划、市政工程、工业和民用建筑、公共交通、园林绿化等城市建设的各个方面。城市建设声像档案真实记录城市建设发展的新型档案，在依法治理城市及为城市规划和建设服务的过程中起到了独特而重要的作用。

    1. 声像档案为法律纠纷解决提供了依据

    声像档案能够准确、及时地捕捉到事件发生的一瞬间，为管理部门依法进行城市管理提供有利的证据。如在城市改造和拆迁过程当中，常会由于城市建设部门和拆迁户之间的观点、行为、利益等产生冲突，尤其是有“钉子户”存在的时候，这一现象表现得更为明显。因此，政府部门在强制拆迁民房时，可以对整个拆迁过程，从场地进入、拆迁施工、场地清理等进行全方位拍摄，对拆迁人员和拆迁户之间的沟通和交涉进行录像，形成宝贵的声像资料，为拆迁纠纷提供真实而有力的证据材料。此外，城市房地产行业，每年新开工面积都在迅速增加，一些开发商在极力赚取利润的同时，忽视了工程质量，业主与开发商因房屋质量问题的新闻报道屡见不鲜。因而，为了在以后的司法调节过程中掌握真凭实据，可以准确地记录下工程施工过程的主要施工部位、结构形式、隐蔽工程等，从而为建设行政管理部门解决和处理质量问题和建筑事故，以及司法部门依法办案提供第一手材料。

    2. 为城市规划提供材料和方便交流

    声像资料用直观逼真的声像资料把信息传给利用者，既闻其声，又观其形，具有声形并茂、视听结合的特点，帮助规划、建筑和设计人员及工程技术人员回忆、分析、对比、研究有关问题，大大扩展了工程人员认识问题的范围。此外，声像资料形象直观地记录着城市建设成就及发展过程，能形象逼真地向人们展现已有的成果和经验，供设计者、建设者们参考借鉴。借助于城建声像资料的交流，能扩大利用范围，使大家开阔视野，提高自身水平。

    三、  声像档案安全：一个古老而崭新的命题

    自古以来都强调档案的安全保管和安全利用。从周代的天府、宋架阁库到明清的皇史宬，无不追求库房建筑的坚固耐久、防水防潮和防火防盗。在长期的历史积淀中，发展出一系列先进、实用的档案保护技术和利用保管制度，如档案用纸要求、副本匮藏制度、虫害防治技术、装裱修复工艺、分库保护体系、库房构建技术等。这些档案保护思想和保护技术无不体现古代档案人对档案安全的重视，凝结着先贤们的思想智慧，对今天的档案工作仍有重要的指导、借鉴作用。

    随着数字时代的来临，电子文件——声像档案，逐步取代传统载体而成为档案信息的主要形式，从而使数字环境下档案文件的安全保护成为一个崭新的命题。

    1.档案（声像档案）安全保护被赋予了新的内涵，可读性（有效性）成为继真实性、完整性、保密性之后数字档案保护的应有之义。如何确保不同生成环境下档案信息的可读、可用，尤其是在不同技术平台上生成的数字档案的共享，是当下声像档案保护的一大难题；同时技术的推陈出新，计算机软硬件环境的频繁升级，意味着声像档案在其漫长的生命历程中必须不断迁移其技术环境，由此带来了迁移过程的安全性以及迁移后声像档案的有效性问题。

    2.电子档案——声像档案的保护遭遇了前所未有的挑战。一方面，如何维护声像档案的真实、完整，实现声像档案的长久保管成为一个世界性难题。另一方面，数字网络环境下，档案信息置身于一个充满更多威胁、更大风险的利用空间，黑客攻击、网络窃听、程序漏洞、病毒危害、操作失误等均可能造成档案的失密、篡改和非法利用，因而必须采取更为严密、可靠的安全保护措施。

    四、建立安全保障：立足主动防御的安全理念

    所谓安全保障，就是发生安全事故的概率为“零”。现代数字环境下档案信息保管利用所面临的安全风险很大，这些风险或“隐患”如果不加防范，在特定时空条件下就可能触发为安全事故。例如，对于“系统崩溃”或“载体失效”的隐患，如果保存其中的数字档案未加备份，则随时可能丢失殆尽。建立安全保障体系，就是要采取主动防御的策略，着力消除可能发生的各种安全隐患，防患于未然。

    主动防御的意义在于：由于提前防范，化解了各种风险，避免了可能发生的档案安全事故，因而减少了档案丢失、失真、失密可能带来的巨大损失。主动防御需要较大的投入，如建立抗灾级别更高的档案库房，实施异地异质的多套备份，建立档案信息的私网信道，采取更为复杂的技术手段控制对档案的访问利用等。表面上看，大量人力、物力、财力被用于防范各种“隐性”风险，经济上的合理性似乎值得推敲，但究竟合理与否，却又无法得到实践验证。事实上，由于主动防御不足而造成档案文件丢失，从而带来灾难性后果的事例并不在少数，而声像档案的真实记录直接影响了城建声像档案的开发与利用，因此，立足主动防御的安全理念，建立安全保障体系尤为重要。

    声像档案安全的主动防御必须事前分析档案安全风险的类型，评估各类风险可能造成损失之大小以及防范相应风险所需投入的大小，在此基础之上，科学设定安全防范的要求，合理投入，科学防范。也就是说，笔者并不赞同不惜一切代价的安全投入，对声像档案安全的要求不是无限度的，必须以风险系数为依据，确定适宜的安全等级，设计相应的安全体系。2008年我国颁布了《信息安全技术 信息系统安全等级保护定级指南》，该指南统一规定了信息系统安全保护的定级方法和指导意见。目前，适用于声像档案信息系统安全等级体系已在期待之中。根据档案的实际价值及其风险系数确定其保护系统的安全等级，建立起预警、保护、检测、反应、恢复的闭环反馈，主动发现和及时消除安全隐患，便能将各种安全危险“拒之门外”，有效保障档案信息的安全。

    五、着重体系建设：实施全面系统的防护策略

    声像档案安全体系中任何一个环节出现漏洞，都可能导致整个安全体系的崩溃，带来灾难性的后果。为此档案的安全保密工作必须从整体出发，着重于体系建设，通过对所有相关因素的分析梳理，建立起系统、高效的声像档案安全防护体系。

    1.在防护对象上，不仅要着力保护声像档案实体的安全，而且要保证档案信息的安全和档案文件生存环境的安全；既要维护传统载体档案的安全，也要维护电子声像档案信息的安全；既要保证档案本体的安全，又要维护档案相关材料及其数据的安全。

    （1）照片   照片档案的数据存储经历了内存储、外存储、数据库存储、网络存储多个阶段。高度集中的照片档案数据一旦丢失、毁坏、其危害不亚于一场自然灾难，最安全的方法就是备份存储。主要的备份方式：一将照片档案数据储存到耐久性好的载体上，至少一式两套，一套封存、一套供查阅利用，最好复制第三套，异地保存。二是建立异地数据系统。即在相隔较远的异地，建立两套或多套功能相同的IT系统，互相之间可以进行健康监视和功能切换与相互备份，一处意外停工，另一处系统可切换使用。

    （2）影像（胶片）  由于各个历史时期所使用胶片的化学材质不同，在保存方法上应针对于其不同的化学材料特性进行分库保存。如硝酸胶片不能与醋酸胶片同库保存，因为硝酸片基分解时产生会产生酸。酸又诱发醋酸片基的水解起催化作用。总而言之，胶片档案的保存首先要做好技术工作，技术人员要当好领导的参谋。对保存中出现的褪色、生霉、变质等技术问题，要进行研究解决。以保证影像（胶片）档案的保存的稳定性。

    （3）光盘    光盘是一种以通过光学形式将各种档案信息在聚碳酸酯塑料层上存贮与阅读的档案保存方式。由于光盘的材料会不可避免的退化。我们需要通过各种技术方法来控制材料退化的速度。光盘信息长期保存的主要途径是定期的复制或数据迁移，所以需要定期的进行光盘复制，档案信息就将无限期的保存下去。

    2.在防护主体上，要全面发动，全员防御。无论声像档案文件的形成者、管理者还是利用者，都必须提升安全意识，赋予安全责任，明确保密义务，所有相关主体通过“各司其责、各守其则”的联防互守来确保声像档案文件的安全。

    3.在防护环节上，要对声像档案文件的生命全程实现“不间断”的防护。通过各种措施来严密监控声像档案文件自形成伊始的存储、处理、传输与利用过程，实现自文件至声像档案的一体化防护。

    4.在防护手段上，要综合运用技术、管理和法规等各种手段，建立起综合性的安全防护体系。安全技术和安全产品的应用只是声像档案安全防护的手段之一，而安全风险的评估、安全策略的确立、安全措施的组织实施、安全标准及安全制度的制订等，同样是声像档案安全防护体系构建的重要内容。有调查显示，90%以上的网络安全案件通过加强管理即可避免。【1】因此，声像档案信息安全必须技术、管理、和法规兵种，从系统设计、人员管理、制度规范、技术手段等各个方面进行综合防护

    5.在防护策略上，要“预防为主，防治结合”。一手抓防范，一手抓治理，在积极实施主动性防御的基础上，对由于历史原因或不可抗因素而造成的受损声像档案、濒危档案开展抢救性的保护与修复，以避免这些声像档案安全状况的进一步恶化，将损失降低到最小程度。

参考文献：

【1】宗文萍 郭莉珠：《论信息时代的档案信息安全保障【J】，《档案学通讯》，2004（6）。