档案保密工作的六道屏障

李　蚌　白惠芳  中石化长岭分公司档案馆

【摘  要】做好保密工作是档案管理中一件意义重大的基础性工作。本文试从法律法规、行业内部的各项规章制度、上级等有关部门的监督检查、从业人员的队伍建设等六个方面来阐述如何做好这项基础工作，从而确保档案工作的顺利进行。

【关键词】保密工作、法律法规及规章制度、监督、队伍建设、硬件设施、信息化

    档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等高等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图片、声像等不同形式的历史记录。由于其所具有的特殊性，牵涉到国家、单位、和个人的切身利益，具有较强的保密性。早在1997年印发的《中共中央关于加强新形势下保密工作的决定》曾精辟地指出：“革命战争年代，保密就是保生存、保胜利；和平建设时期，保密就是保安全、保发展。新形势下的保密工作直接关系到国家安全、经济发展和社会稳定，关系到建设中国特色社会主义事业的顺利进行。如果对此缺乏认识，就会在综合国力的激烈竞争中误大事，吃大亏”。前几年闹得沸沸扬扬的“力拓”商业间谍案中，在长达六年的时间里，曾掌握各大钢铁企业的要员为外企提供绝密的商业数据，迫使中国钢铁企业在近乎讹诈的进口铁矿石价格上多付出高达上亿的资金，使国家的财产蒙受巨大的损失，警钟振聋发聩，教训令人深思。

    长岭分公司档案馆是综合性的国家二级档案馆,是长岭资产分公司和长岭股份分公司各类档案的贮存中心和利用基地，截止2011年底，馆藏科技、人事、文书、声像、会计档案及资料近10万卷（册），每年以各种方式接收进馆的案卷在1500卷左右，每年接待查档人员2000余人次、提供档案利用8000余卷次，档案涵盖面广，涉及到方方面面、各行各业；内容繁杂，归口单位和业务联系单位众多，而档案的很多内容都是带保密性质的。因此，怎样做好档案的保密工作对档案管理者来说是一件意义重大的基础性工作。本文将从如下几个方面来简要地阐述这个问题。

    1、国家的法律法规是档案工作第一道最基本的保护屏障

    《档案法》是调整档案关系的重要的基本法律，其实施对于档案工作来说意义非凡。它确立了一个起点、奠定了一个基调，将档案工作的重要性提高到国家为之立法的高度，它的重大意义还在于它是管理我国档案事业的法律依据；是有效保护档案财富、开发档案资源的有效武器；是公民、法人及其他各种组织从事档案事务的行为准则；也是公民维护档案权利、履行档案义务的法律保障。有了它，在工作中，档案工作者就有了主心骨和行业坐标。在该法中第五章第二十四条中的“损毁、丢失属于国家所有的档案应受到相应的处罚”等八条更是和我们的日常档案工作联系紧密，对制定行业内的一些规章制度起着纲领作用，并且已切切实实地贯彻落实到了实际的工作中^【1】。   

    2、行业内的各项规章制度是具体实施保密工作的源头保证

    按规章制度来办事是对档案保密工作的一个有利的保障，只要不打折扣地去执行，能够杜绝很多不合规则的事情，同时也将一些可能发生的泄密事情遏制在源头。本馆制订了严谨的规章制度，如：管理岗位责任制、档案保管制度、保密制度、收集归档鉴别制度、档案整理制度、查借阅制度、转递制度……具体到人事档案岗位，严格按照规章制度来办理查、借阅、复印、转递等各项入门手续。首先是要求有合乎规范的查、借阅单，需有查、借阅人的主管领导的签名和盖章，以及档案馆领导签名……各项手续齐备后才能开始下一步的工作，以防止有关人员利用工作之便在未经上级领导审核和同意的情况下私自查阅。借阅的档案必须在规定的期限内归还，如未使用完须办理续借手续。在收回档案时应认真核对，检查是否有漏页、多页、涂改等不符合规定的地方。发现情况及时反映及处理解决。岗位上曾发生过归还回来的档案多了一页的情况，档案员及时发现后向上级汇报。根据相关的规定，这页是没有必要放进来的，况且私自放进档案更是不允许的。这样，由于仔细地核对后能够及时地发现问题，从而避免了一些不必要的麻烦和可能的不良后果。

    由于社会活动日益增多，迁徙的、调动的、转户口的、办案的、劳资纠纷的……有很多地方都需要档案里的原始资料，有的时候当事人委托律师前来索要，或者是有的外部门、外单位也直接过来要求查阅，象这样的情况都是不符合规定的，也是严格禁止的。因为不管对方的招牌多亮、多大；要求办的事有多急、有多重要，只要是需要我们提供档案服务的，都是要经过我们的相关部门和馆领导的同意，签字盖章了，手续齐备了才能够提供相应的服务。这个是入门的同时也是非常重要的一个防范步骤。还有很多细化的，比如说文书岗位的密级和内控的文件也都要履行严格的查借阅制度才允许查借阅，尤其是外单位的办好手续后最好还要有相关单位的人员陪同后才能查借阅。再就是非工作人员不允许进入档案库房，有时碰到岗位人员比较忙、人手一时比较紧张，此时又有人借阅档案的情况，岗位人员也一定要有这样的防范意识，要明白档案是珍贵的，里面的一些内容是同人们的利益休戚相关的，所以必要的现场监督也是不可少的。

    3、上级有关部门的检查监督和单位内部的自查自改是必不可少的紧箍咒

    法律、法规制订得再完善、再合理，如果不执行或者执行的时候打折扣那也只是空话而已，接下来重要一环就是认真执行。然而，人不免有惰性和私心，光靠觉悟、态度难以胜任和达到应有的效果，需要一整套的监管、检查制度来督促执行。在这个环节中行之有效的方法是档案馆上级有关部门的定期或者不定期检查，本馆每年接受中石化总公司档案处、岳阳市档案局的年检，同时还要不定期接受市局专项检查，在本公司内部也有审计处的审查工作、每年的一体化检查等等。此外，本馆还每月对收集、整理等9个作业环节的各项具体工作、各种表格的登记都进行检查，检查结果纳入考核，并且和当月的奖金挂钩，对年终的各项考评、年终绩效也都有影响。这些措施有力地保证了各项业务工作的顺利开展。尤其是对于容易泄密的查借、复印等环节的检查和考核尤其细致。在这样严格的考核体系下，岗位工作人员做了大量的繁琐的日常工作。例如，对到期的档案不厌其烦的催收或者催办续借手续等等，确保了档案归档的及时性和完整性。

    4、加强从业人员的队伍建设是搞好保密工作的活力之源

    做好了人的工作才好开展具体的业务工作，建设一支思想素质强、业务水平精、纪律考核严、行事作风好的档案管理队伍是保证档案工作顺利开展的活力之源。队伍建设稳定了，水平提高了，才谈得上顺利地开展工作。首先要加强思想方面的学习，提高自己的觉悟和道德素养。在这个方面，尤其要向档案行业的时代楷模刘义权同志学习。刘义权同志收集的很多军事档案都具有很高的历史和军事价值，这些珍贵的档案是刘义权等同志千辛万苦通过各种途径收集到的，在当今的经济社会有很高的市场价值，但是他具有高度的社会责任感和强烈的爱国心，毫无保留地将自己跋山涉水收集甚至可以说是抢救回来的档案全部上缴给国家和单位，这种高风亮节值得档案人大力学习。具体到本公司，从2008年奠基一直到2011年建成投产，正是投资总值达50亿元的大项目建设的关键年头，从项目立项到竣工验收整个过程中，资料尤其是科技资料的数量剧增，牵涉到技术专利、知识产权等一些涉密内容。工作难度的加大、要求的提高在考验从业人员的同时也更好地促进了队伍的建设。其次是从业人员还要加强自身的日常修养问题，谨慎自己的言行，牵涉到工作方面的一些保密信息不泄露。无论在什么场合，都应把保守国家及企业、个人等的档案秘密作为自己应尽的义务，自觉遵守各项保密工作纪律。此外还要不断提高自身的业务水平，只有业务精湛了，水平提高了，才能更好地识别和防范泄密的发生，从而确保工作的顺利进行。

    5、硬件设施的提高和严格管理是做好保密工作的物质基础

    目前对档案馆一般要求要有三种用房，即档案专用库房、阅档室、档案员办公室（省一级和省特级标准的档案室必须要三分开）。最低要求是必须有档案专用库房。档案库房必须符合档案管理要求，做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防尘、防霉、防高温高湿、防强光、防有害气体；在安排档案库房时，一般不要安排在底层和顶层，这是因为底层比较潮湿，且容易遭水淹，虫、老鼠、小偷等也容易进去；顶层温度高，容易漏雨，这些都不利于档案保管^【2】。在这方面，为了保证档案的安全，在本馆的争取下，在有关部门的大力支持下，近几年来，公司先后投入大量资金为档案馆陆续添置了档案柜、声像柜、去湿机、空调、火灾报警器等设备,之后又投入资金为档案库房配制了先进的气溶胶自动灭火装置。此外,为改善科技档案和会计档案的保管条件,还投资安装了近40万元的密集架，并且在公司的高度重视下，去年上半年还在库房等地方的门、窗周围安装了监控设备和红外线报警设备。这些现代化的先进设施为从业人员做好档案的保管和保密工作打下了良好的物质基础，构成了一道坚固的保护屏障。虽然目前随着入馆的资料越来越多，场地的面积开始凸显紧张，但是这个问题也在档案馆的主管部门科技开发处的重视下，预计近两年内会得到根本的改观。

    其次，有了良好的硬件设施，还要有相应的管理，关于库房管理本馆也有一系列严格的制度来保障，这些制度主要是贯彻在日常工作中，本馆每年年初就排好了一年的库房、电器线路、消防设施等检查值班表，每天的上下班都有专人落实门窗、钥匙等的管理，库房的九防工作也是日常的考查内容之一，尤其是在气候异常的情况下，各岗位人员都会引起高度的重视，节假日期间也加强值班和守卫。

    6、信息化对档案的保密工作带来的新的冲击及应对方法

    高速发展的信息化在各个领域的快速渗透，在为档案工作带来了极大便利的同时，也带来了新的保密问题，诸如电子文档中的数据丢失、病毒侵害、氧化变质、载体霉变、信道泄漏、输送失密、有意破坏、人为作案等^【4】。因此，电子文件的安全防护问题也日益引起了足够的重视。本馆业务用电脑只连接公司内部局域网，大大地减少了受病毒损坏和黑客浸入的可能性。同时档案的保存、利用以纸质的为绝大多数。涉密计算机与局域网实行物理隔离，这些都能够有效地阻止损坏档案。为了更好地防范，本馆电脑均已安装防火墙或者安全卫士等防毒软件，禁止带病毒的U盘、移动硬盘等在电脑上使用，涉密笔记本电脑禁止在办公室以外的地方使用等等。随着时代的发展，应对信息化带来的一系列的安全防范问题将是一项长期的课题。

    结束语：胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来”。新时期党和国家将档案工作提高到了一个前所未有的高度，在系统内部也掀起了向行业楷模刘义权同志学习的高潮。作为一名兰台人，除了要用科学发展观的眼光来看待自己天天从事的貌似平凡的工作外，更要与时俱进，于平凡的岗位做出不平凡的工作。

参考文献：

【1】：《档案法》

【2】：《基层档案工作实践与研究》   张玉华著

【3】：《归档文件整理指南》         梁正银主编

【4】：《中石化中南华北地区档案协作组年会论文集》第七届、第十届