关于印发《湖南省规范档案中介服务规定》的通知

湘档通〔2013〕10号

各市（州）、县（市、区）档案局，省直及中央驻湘单位：

　　根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》，我局组织制定了《湖南省规范档案中介服务规定》，现印发给你们，请认真组织学习，抓好贯彻落实。本规定自颁布之日起实施。

　　附件：《湖南省规范档案中介服务规定》

　　2013年1月29日

湖南省规范档案中介服务规定

　　一、总则

　　第一条为了规范我省档案中介服务，维护档案中介市场秩序，促进档案事业发展，保障当事人的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》及其他相关法律、法规，结合本省实际，制定本规定。　

　　第二条本规定所称的档案中介服务，是指利用专门的知识和技能为社会提供档案咨询、整理、保护、鉴定、寄存、数字化以及培训等服务的行为。

　　第三条档案中介服务机构（以下简称中介机构）是指开展本规定第二条所列服务活动的企业法人组织。

　　第四条在本省内从事档案中介服务的机构及人员，应当遵守本规定。

　　第五条省级档案行政管理部门负责对全省档案中介服务的监督管理。各级档案行政管理部门依法对本行政区域内的档案中介服务机构、执业人员进行监督管理。

　　第六条我省各级党、政机关、人民团体、社会组织和国有企事业单位应当健全本单位档案工作体制，加强本单位的档案工作，以下档案业务工作不得委托给中介机构：

　　（一）     国有档案的鉴定、销毁；

　　（二）     涉密档案的整理、数字化；

　　（三）     法律法规禁止委托中介机构进行的其他档案业务工作。

　　第七条从事档案中介服务活动，应当遵守法律、法规、规章的规定，遵守职业道德，遵循自愿、平等、公平、诚信的原则。

　　二、备案登记

　　第八条从事档案中介服务的机构应具备下列条件：

　　（一）经工商行政管理部门登记注册，《营业执照》的经营范围中应包含其所从事的档案中介业务；

　　（二）机构中从事中介服务的人员均持有湖南省档案行政管理部门颁发的资格培训证书，其中中级（含）以上档案专业技术人员不少于30%（不少于1人）；

　　（三）有与档案中介业务服务相适应的固定场所、设施设备；

　　（四）法律、法规和规章规定的其他条件。

　　第九条开展档案寄存服务的中介机构，除满足第八条所述条件外，还应满足下列条件：

　　（一）拥有满足《档案馆建设标准》（建标[2008]51号）县级档案馆三类以上建设标准的档案库房；

　　（二）档案库房技术管理条件满足《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）及《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）的有关要求。

　　第十条从事档案服务的中介机构，在取得工商营业执照后，应当及时向登记注册机关同级档案行政管理部门申请备案登记。

　　在省级工商部门注册登记的中介机构向省级档案行政管理部门申请登记备案，在市（州）级工商部门注册登记的中介机构向注册地所在市市（州）级档案行政管理部门申请登记备案，在县（市、区）级工商部门注册登记的向注册地所在县（市、区）档案行政管理部门申请登记备案。

　　未在我省设立分公司的外省公司，按照总公司办理注册登记的工商部门级别向我省相应级别的档案行政管理部门申请登记备案。已在我省设立分公司的外省公司，根据分公司的注册地按照本省公司要求进行登记备案。

　　凡中介机构的经营范围中包括有数字化加工、档案寄存、托管业务的，应向省级档案行政管理部门申请登记备案。

　　市州、县（市、区）档案行政管理部门应分级汇总后，将备案登记情况上报省级档案行政管理部门。

　　第十一条中介机构应当在领取《营业执照》一个月内，提交以下文件材料的复印件，并备好原件待查。

　　（一）备案登记申请表；

　　（二）《营业执照》副本及复印件；

　　（三）机构负责人身份证及复印件；

　　（四）从业人员的名单、身份证及复印件、工作简历、资历资格证明以及用工合同、社保等材料；

　　（五）服务场所和配备的设备设施说明及图片。

　　提供档案寄存服务的中介机构备案登记时还应当提供以下资料：

　　（一）寄存档案的范围及说明；

　　（二）档案库房的房产证明文件；

　　（三）消防主管部门出具的档案库房所在楼宇的消防行政许可证；

　　（四）档案库房及业务技术用房建筑平面图、档案库房楼面荷载设计或者检测资料；

　　（五）档案库房设施（含消防设施）、设备名称及数量统计表；

　　（六）寄存档案管理规章制度文件。

　　第十二条各级档案行政管理部门应当按照规定的条件和程序对中介机构的申请材料进行审核，并视情况是否对中介机构进行实地考察；对从事档案寄存服务的中介机构，应对其库房设施、设备进行实地考察。

　　各级档案行政管理部门应当在受理备案登记申请之后的15个工作日内作出是否准予备案登记的决定。

　　第十三条中介机构获准备案登记的，各级档案行政管理部门应向其颁发由湖南省档案行政管理部门统一制作的《湖南省档案中介服务机构备案登记证书》，并在省级档案行政管理部门网站上予以公示。

　　第十四条中介机构歇业、注销或者名称、住所、负责人等重大事项变更，应当在一个月内到本机构办理备案登记的档案行政管理部门办理登记变更手续。

　　第十五条【备案复核】 中介机构办理备案登记后，每年应向所在地档案行政管理部门申请复核一次。复核时须提交以下材料：

　　（一）备案登记复核申请书；

　　（二）中介机构一年来开展中介业务的情况；

　　（三）营业执照副本；

　　（四）本机构从事档案中介服务人员名单；

　　（五）档案中介服务机构备案登记证书。

　　从事档案寄存服务的中介机构备案复核时，还应当提供消防主管部门消防例行检查合格文件、档案库房设施和设备变化情况、寄存档案统计数据等，档案行政管理部门除书面检查文件外，还应当进行实地检查。

　　第十六条复核结束后，接收复核的档案行政管理部门应向申请复核的中介机构发送复核合格文件，换发《湖南省档案中介服务机构备案登记证书》，并将复核合格的档案中介机构名录在省级档案行政管理部门的网站上及时公示。对复核不合格的中介机构，要限期整改；整改后仍不合格，则取消其备案登记。

　　第十七条中介机构的营业执照被注销、吊销，或者超期一个月仍未申请备案复核的，其取得的备案登记证书自然失效。

　　三、服务规范

　　第十八条依法设立的中介机构从事档案整理业务中介服务应当按照核准的业务范围从事经营活动，并接受档案行政管理部门和其他有关行政管理部门的指导、监督和检查。

　　第十九条中介机构执业人员应当经过档案专业培训，具备档案工作基本知识，掌握档案整理的方法和技能，有独立从事档案整理的业务能力。除取得湖南省档案行政管理部门颁发的资格培训证书外，还应定期接受湖南省档案行政管理部门等有关部门的业务更新培训，取得档案从业人员继续教育证书。

　　第二十条当事人（委托方）有权自主选择有资质的中介机构为其提供服务。中介机构依法从事中介服务活动，任何单位和个人不得干预。

　　任何单位和个人不得限定当事人（委托方）接受其指定的中介机构提供中介服务。法律、法规、规章规定某项档案中介服务由特定档案中介机构提供的，从其规定。

　　第二十一条承接档案中介业务，必须以中介机构为主体，并与委托人签订书面合同。禁止中介机构执业人员以个人名义接受委托。

　　第二十二条开展档案中介服务活动，应符合法律、法规、规章、业务规范和标准及其他规范性文件的有关规定，维护和保障委托人的权益，不得拍照或留存电子文本。

　　第二十三条档案整理、保护、鉴定及数字化服务的开展，必须在委托方提供的可靠场所进行，不得将档案带离委托单位。

　　第二十四条中介机构开展档案数字化中介服务应遵守《湖南省档案数字化工作安全保密管理暂行办法》的相关规定。

　　第二十五条中介机构开展业务应建立业务记录和业务台帐。

　　第二十六条中介机构应根据档案行政管理部门要求，如实上报各类统计报表和有关数据。

　　第二十七条档案中介服务收费应遵循诚实信用、公平竞争、自愿有偿的原则，按照物价部门规定的收费许可范围，合理收费。中介机构应当亮证经营，并在其经营场所的明显位置公布服务内容、服务规范、收费项目、收费标准、监督投诉电话等事项。

　　第二十八条中介机构及其执业人员禁止下列行为：

　　（一）披露或者公开档案中涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的内容；

　　（二）故意提供虚假信息、资料，出具虚假鉴定报告、评估报告、证明文件及其他文件；

　　（三）索取合同约定以外的酬金或者其他财物，或者利用执业便利谋取其他不正当利益；

　　（四）采取欺诈、胁迫、贿赂、串通等非法手段，损害委托人或者他人利益；

　　（五）以回扣等不正当竞争手段承揽业务；

　　（六）强行或者变相强行推销商品、提供服务；

　　（七）执业人员同时在两个以上（含两个）的中介机构执业；

　　（八）法律、法规、规章及行业规范禁止的其他行为。

　　四、监督指导

　　第二十九条档案行政管理部门应当加强对中介机构的指导、监督、检查，建立信用档案，并向社会公开。

　　第三十条档案行政管理部门应定期对本区域内登记备案的中介机构进行检查，还应根据需要开展不定期的指导与督查，并在档案行政管理部门网站上通报检查结果。

　　档案行政管理部门对中介机构违反档案法律、法规、规章及其他规范性文件的举报、投诉，应当及时进行调查核实，并依法处理。

　　第三十一条档案行政管理部门对中介机构进行定期的监督、指导、检查，主要包括以下内容：

　　（一）机构备案登记和备案复核情况；

　　（二）从业人员配备及其业务培训情况；

　　（三）服务质量、业务水平等情况的综合评估；

　　（四）业务记录和业务台账；

　　（五）法律、法规和规章规定的其他检查内容；

　　（六）服务项目的完成情况检查（如保密安全等）。

　　对从事档案寄存服务的中介机构进行检查，还应当包括档案库房消防例行检查记录、档案保护保管条件、档案库房设施设备运行情况记录等内容。

　　第三十二条档案行政管理部门对中介机构进行监督检查时，应当有两名以上执法人员在场，出示行政执法证件，及时记录监督检查的情况和处理结果，并由被监督检查人员签名后归档保存。

　　档案行政管理部门在监督检查、调查核实过程中不得妨碍中介机构正常的生产经营活动，不得索取或者收受中介机构的财物，不得谋取其他利益。

　　第三十三条中介机构应当积极配合档案行政管理部门的监督检查，如实提供证明材料和所需信息。

　　第三十四条中介机构及其执业人员有下列行为之一的，由档案行政管理部门予以通报，限期整改，整改不到位的中介机构取消其备案登记：

　　（一）不按规定申请备案复核或者备案复核不合格的；

　　（二）有重大事项变更，未按规定申请办理备案登记变更的；

　　（三）伪造、涂改《湖南省档案中介服务机构备案登记证书》的；

　　（四）妨碍、拒绝档案行政管理部门依法进行的指导和监督检查的；

　　（五）允许其他机构或个人以其名义从事档案整理业务中介服务业务；

　　（六）从业人员同时在两家及以上机构从业的；

　　（七）故意提供虚假信息、证明材料的；

　　（八）业务开展过程中未建立业务记录和业务台帐的；

　　（九）从事档案服务过程中存在违法、违规行为的；

　　（十）出现过安全事故的。

　　有上述第10款行为的，直接取消登记备案，有第3、9款行为的，除取消登记备案外，还将依法查处。

　　五、附则

　　第三十五条 本办法由湖南省档案局负责解释。

　　第三十六条 本办法自印发之日起施行。

　　附件1

　　湖南省档案中介服务机构备案登记申请表