家庭建档指南

湖南省档案局 hnsdaj.hunan.gov.cn 时间:2013-06-05 【字体:
  

  ※ 什么是家庭档案 

  家庭档案是家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的可归属个人保存备查的文字、图表、声像及其他各种形式的历史记录。 

  ※ 建立家庭档案的目的和意义 

  建立家庭档案是维护您和您的家庭成员合法权益、经济利益的重要法律凭证和依据;是提高家庭生活品质的得力助手;是了解和研究家族史、家庭史及家庭成员历史最可信的第一手材料;是传承良好家风,启迪后人的一部生动的教材;也是丰富国家档案资源的重要来源。 

  ※ 家庭档案的收集 

  家庭档案的收集,应遵循家庭档案自然形成的规律,把散存在家庭成员手中或者其他地方的对您家庭具有保存价值的档案材料进行收集后集中统一管理,保证您家庭档案的准确与完整。 

  ※ 家庭档案收集的范围 

  可根据各自家庭的具体情况,确定家庭档案的收集范围。 

  ◇家庭档案收集的参考范围有: 

  婴幼时期档案:家庭成员的计划生育、胎儿发育及诞生成长(0-6岁)、婴幼保健、婴幼教育等婴幼儿时期形成的文字、声像、电子文件材料。 

  学生时代档案:家庭成员典型的学习课本、范文作业、优秀试卷、学习成绩单、毕业证、各种荣誉证书、证件、学生时代日记、师生书信、毕业纪念册、同学互赠纪念品、择就业文件等学生时代形成的纸质、声像、电子文件等材料。 

  恋爱婚姻档案:家庭成员恋爱书信、日记、爱情信物,婚前准备(婚前体检、财产公证等)文件、结婚证书及婚礼、结婚纪念日(请柬、宾客签到册、礼单、结婚礼服等)等恋爱婚姻过程中形成的纸质、声像、电子文件等材料。 

  工作档案:家庭成员的工作日记、发表的论文及著作手稿,各种荣誉证书、证件、晋级材料,科研、革新、发明等工作过程中形成的能由个人保管的纸质、声像、电子文件等材料。 

  家庭理财档案:家庭理财记录、房产管理、购物发票、家用电器设备说明书、家庭投资与经营、社会交往等家庭理财过程中形成的纸质、声像、电子文件等材料。 

  医院保健档案:家庭成员身体检查记录(病历、化验单、各种光片)、家族病史记录、重要治疗处方、食疗处方等医疗保健过程中形成的纸质、声像、电子文件等材料。 

  家庭历史档案:家庭成员的身份证、户口本、原购粮本,简历、自传、回忆录、基本情况、父系和母系亲属简况、家史、谱牒、大事记等反映家庭历史的纸质、声像、电子文件等材料。 

  休闲娱乐档案:家庭成员在如书法、绘画、阅读、旅游、体育锻炼、种花、钓鱼等休闲娱乐活动中形成的纸质、声像、电子文件等材料,包括业余的创作成果、各类收藏等。 

  ※ 家庭档案的整理 

  家庭档案的整理就是将处于零散状态的家庭档案材料,进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 

  ※ 家庭档案的分类 

  家庭档案的分类,就是按其来源、时间、内容和形式的异同,将家庭档案材料分成一定的层次和类别,使其成为有机的整体。 

  ◇家庭档案的基本分类法: 

  按家庭职能分。可分为生产经营、培训教育、文化娱乐、当家理财、医疗保健、综合(家庭历史、房产管理、家庭收藏、家庭活动)等类别。 

  按人生阶段分。可分为婴幼时期、学生时代、恋爱婚姻、职业活动、晚年生活、综合等类别。 

  按家庭成员分。可分为丈夫、妻子、儿女、父亲、母亲、祖父(外祖父)、祖母(外祖母)等,家庭有多少位成员就设多少类,外加综合类。 

  按家庭档案类型分。可分为证书证件、简历自传、票据凭证、作品手稿、书信日记、保单病历、声像电子、综合等类别。 

  ◇家庭档案的复合分类法: 

  如果家庭档案不太多,采用上述基本分类法即可。当家庭档案数量较多时,则可采用复合分类法。 

  上述四种基本分类方法,任意两种都可以组合成复合分类法。从方便整理和日后管理来看,按家庭成员分最为合适。这种分类法有以下好处:一是便于整理。属于哪个家庭成员的档案,就放在哪个家庭成员这个大类,然后再按人生阶段分若干小类。有些内容属于整个家庭或两个以上家庭成员的,归入综合类。二是便于查阅。要查哪个人的档案,就查找哪个类;其他的就查找综合类。三是便于分合。儿女成家后,把儿女这一大类分出来,不会影响其他门类。对于新组建的家庭来说,把双方的档案合在一起,自然地组合一个新的家庭档案,不必重新分类整理。 

  以家庭成员为一级类目的复合分类方法,二级类目可以按人生阶段或档案类型分。 

  成员——阶段分类法: 

任宏远(丈夫) 

婴幼时期、学生时代、恋爱婚姻、职业活动、晚年生活 

张晓佳(妻子) 

婴幼时期、学生时代、恋爱婚姻、职业活动、晚年生活 

 雾(女儿) 

婴幼时期、学生时代、恋爱婚姻、职业活动、晚年生活 

    

房产设备、家政管理、家庭历史、家庭收藏 

  成员——类型分类法: 

任宏远(丈夫) 

证书证件、简历自传、书信日记、作品手稿、保单病历、声像资料、电子文件 

 佳(妻子) 

证书证件、简历自传、书信日记、作品手稿、保单病历、声像资料、电子文件 

 雾(女儿) 

证书证件、简历自传、书信日记、作品手稿、保单病历、声像资料、电子文件 

  

房产设备、家政管理、家庭历史、家庭收藏 

  ※ 家庭档案的装订 

  家庭档案的装订一般以件为单位进行装订,也可视档案的具体情况选择装订和不装订。 

  学习笔记、工作笔记、日记、家庭议事记录、家庭大事记等,可将一本视为一件。 

  对需要装订,又需要保存10年以上的档案材料出现破损、字迹褪变的,要先进行修复和复制再采用不锈钢订书针或者用绳线装订。 

  装订档案材料出现纸张大小不一时,左、下侧对齐即可,无需裁剪成统一大小,避免裁掉字迹、图文内容。 

  大于A4纸的档案材料,如表格、图纸、书画作品等,用手风琴折叠方式折叠成A4大小,以便装盒。有些不宜折叠的,则采用卷筒的方式。 

  ※ 家庭档案的排列 

  家庭档案的排列包括档案的排列和装盒后档案盒的排列。 

  档案的排列是指根据分类方案,在最低一级类目内将同一类别的档案按时间或重要程序排列在一起。 

  档案盒的排列是指档案装盒后,将同一类别的档案盒排列在一起,不同类别的档案盒可根据具体情况确定其排列顺序。 

  ※ 家庭档案的编号 

  家庭档案的编号是指在家庭档案有序排列的基础上,给档案编上“件号”和“盒号”,用以固定家庭档案的位置,便于查找和利用。 

  编“件号”宜在分类方案最低一级类目内,按档案排列顺序从“1”开始编流水号。 

  件号编制实例: 

任宏远(丈夫) 

婴幼时期 

件号:1n 

任宏远(丈夫) 

学生时代 

件号:1n 

任宏远(丈夫) 

恋爱婚姻 

件号:1n 

综合 

房产设备 

件号:1n 

综合 

家政管理 

件号:1n 

综合 

家庭历史 

件号:1n 

综合 

家庭收藏 

件号:1n 

  “盒号”的编制应在装盒完成后进行,宜在一级类目内从“1”开始编流水号,前面可冠以大类代号,如任宏远—1RHY-1表示该盒为任宏远的第一盒档案,综合(ZH-1)表示综合类的第一盒档案。 

  ※ 家庭档案的编目  

  家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写家庭档案盒脊背标识。 

  家庭档案的编目应逐件编目,目录项目包括:件号、责任者(作者)、题名(该件档案所反映的内容)、日期、页(张)数、备注,可根据需要增加文号等其他项目。归档目录单独装订存放,家庭档案数量非常少的可选择不编目。 

  家庭档案目录示例1 

件号 

责任者 

文号 

题名 

日期 

页数 

备注 

1 

长沙市一中 

 

2010年下学期三好学生证书(任雾) 

2011 

0121 

1 

 

2 

湖南省教育厅 

 

2011年全省生物竞赛一等奖证书(任雾) 

2011 

0905 

1 

 

  家庭档案目录示例2 

件号 

责任者 

文号 

题名 

日期 

页数 

备注 

1 

任宏远 

 

长沙晚报2011318A12版《家庭建档 服务家庭》 

2011 

0318 

1 

 

  家庭档案盒脊背标示内容包括:家庭档案类别、盒号,考虑装具的重复利用,脊背内容可用铅笔标识。 

  ※ 家庭档案的装盒 

  家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别及其排列方法,按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒,不同类别的档案宜分开装盒。为便于管理,可在每盒档案的最后放入一张备考表,用于登记该盒档案的收集、整理状况及利用中出现的情况。 

  ※ 家庭档案的保管 

  应将家庭档案存放在家庭档案柜或其他家具柜中,保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放,每个家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘、防潮、防高温。如果认为家庭不具备保管条件的,可将其珍贵的家庭档案及其他档案送家庭所在地各级国家综合档案馆寄存托管,其所有权仍然属于寄存托管家庭。


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