企业档案工作未来的角色和作用

湖南省档案局 hnsdaj.hunan.gov.cn 时间:2017-11-22 【字体:
  

作者:蔡盈芳            来源:中国档案报

  

  日前,国际档案理事会企业处会议在瑞典斯德哥尔摩召开,共有来自28个国家、120个机构的140多名档案工作者参会,中国档案代表团一行6人参会。

  会上,与会代表围绕“企业档案在未来的角色”这一主题先后发言。在分组讨论中,第一小组围绕“将商业档案的价值传达给我们的利益相关者”主题发言。日本涩泽荣一记忆基金会的档案工作者介绍了该基金会的发展历程、宗旨、资产等情况。自2004年启动企业档案项目以来,致力于日本企业档案目录汇编并在互联网上利用。项目提升了管理层关于档案对企业贡献的认识,提升了员工作为档案遗产创造和提供者在归档过程中的重要性,加强了基金会与国际档案界的合作,得到了企业股东的肯定。美国历史工厂就档案为股东创造价值的机制发言,认为企业档案是文化遗产的来源,文化遗产是品牌价值的来源,而品牌价值是卓越经济价值的源泉。

  第二小组就企业档案的公共价值发言。《瑞典日报》首席编辑和瑞典国家图书副研究馆员就新闻工作者如何利用媒体自身的历史档案作为新闻表达自己的观点。爱尔兰供电局档案馆高级馆员认为,通过讲故事、研究利用等方式,档案可以起到驱动创新和保护品牌的作用。

  第三小组围绕“我能看你的历史吗?研究者对企业档案的期望”为题发言。印度戈德瑞公司档案馆馆长以“企业档案在商标识别和企业文化建设中的作用”为题,讲述了公司一位工程师通过查找利用档案了解到他父亲移民到英格兰的家族史,由此认为企业档案的概念应该扩展。

  鹿特丹文化与交流拉斯谟历史学院的专家认为,企业应该重视档案。一是因为企业作出任何决策都要依赖过去的选择;二是企业建立学习型组织就必须从过去的错误中吸取教训;三是企业档案作为集体记忆,没有记忆的企业是不能正常运转的;四是企业是开放社会的一部分,开放是民主的一部分,没有民主的资本主义是不可延续的。通过档案讲故事有助于让公众更好地了解一个企业,在维护企业的声誉方面扮演着重要的角色。他列举了联合利华公司、安然公司、大众公司等通过利用档案扭转负面影响的事例。另外,世界上最大的奢侈品公司路易威登轩尼诗,通过大量档案讲述历史故事,引起消费者共鸣,从而创造更多情感价值,使消费者愿意支付高昂的价格来购买历史悠久的产品。

  香港社会发展回顾项目的研究经理指出,近些年,企业档案在香港的历史和记忆保存方面起着越来越重要的作用。该项目保存了15个全宗的企业档案,时间跨度130多年,这些极具价值的档案资源反映了香港130多年的历史。

  通过参加本次会议,参会人员有以下体会与收获。

  一是全面了解国外企业档案工作关注的重点。各国与会代表从不同角度讲述了企业档案如何在企业发展中发挥更大作用,西方企业档案工作面临着地位下降、被边缘化的挑战,必须通过创新发挥企业档案的作用,使档案部门扮演与传统不一样的角色来重塑企业档案的形象。

  二是学习国外企业档案信息资源开发利用的新方式。会议交流的重点是通过档案讲故事的方式来展示企业档案机构扮演的新角色。20位发言人展示了档案在企业品牌建设、企业文化建设、企业产品销售,企业公共关系建设、地方历史的研究等方面的成果。其中斯德哥尔摩企业历史中心的编研成果《中国——瑞典商业交往历史》值得借鉴。受瑞典驻中国大使馆的委托,该机构以自身保存的瑞典企业档案为基础,将瑞典企业与中国交往中形成的档案进行开发利用,系统展示两国企业间由来已久的交往史,从而进一步推动两国经济合作。我国也有大量企业档案记录了我国与其他国家在经济交往中的历史,对此类档案进行开发利用,对推进“一带一路”建设具有重要意义。

  三是了解当前企业档案工作面临的挑战。会议期间,斯德哥尔摩企业历史中心带领研究小组指出了未来5年企业档案工作面临的挑战,从结果看,这也印证了我国企业档案工作所面临挑战的客观性和国际背景,这为国家档案局持续推进企业档案工作提供了借鉴与参考。

  四是展示中国企业档案工作。会议期间,笔者作为国际档案理事会企业处执委,代表国家档案局作了题为《大数据时代的中国企业档案工作》的主旨报告,介绍中国企业的档案工作体制机制,近年来我国企业档案管理规章制度、档案信息化、档案信息开发利用等情况,以及未来5年以电子档案管理为重点的企业档案工作规划,引起了与会代表的浓厚兴趣。

  五是广交朋友。代表团成员与各国企业档案工作者深入交流,广交朋友。比如,与国际档案理事会企业档案处执行主席、执委秘书、奔驰公司档案博物馆副馆长,英国电信档案馆馆长、汇丰银行档案馆副馆长等,交流企业档案工作经验与体会。

  六是学习此类国际会议的组织方法。国际档案理事会企业处2018年年会将在北京召开。熟悉此类会议的程序与组织方式方法是此次参会的另一项重要任务。在参会期间,代表团成员积极与本次会议主办方瑞典企业历史中心沟通,全面了解了会议从主题确定、发言人选择、会议通知下发等方面的内容,为中方举办2018年会议奠定了基础。

  原载于《中国档案报》2017年11月16日 总第3143期 第三版

  


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