作    者：向 禹 吴湘华 吴世明 

工作单位：中南大学档案技术研究所

 

　　[摘 要] 档案以特有的原始凭证性成为社会公平公正的第三方证据，随着大数据时代的到来和法治社会的推进，人们的法律意识和档案证据意识不断增强，人们对便捷办理档案业务和快速获取档案信息的渴望越来越强烈，传统档案服务模式与新形势下档案工作要求已不相适应。文章对“在线办理档案业务”进行了探索和尝试，在分析用户需求、档案业务类型、业务流程、功能需求的基础上，以用户需求为中心，运用工作流技术、电子商务技术、物流技术等，设计并构建了高校数字档案馆在线服务平台,率先在档案行业实现了档案业务的远程在线办理。使档案服务走向规范化、流程化、系统化和网络化，提升了工作效率，提升了档案远程服务能力。 

　　[关键词] 数字档案馆；公共服务；在线服务；系统实现；系统设计 

　　1 引言  

　　档案以凭证作用和参考价值，影响着人们生活的方方面面，特别是档案以特有的原始凭证性成为社会公平公正的第三方证据。随着大数据时代的到来和法治社会的推进，人们的法律意识和档案证据意识不断增强，人们对便捷办理档案业务和快速获取档案信息的渴望越来越强烈，传统档案服务模式与新形势下档案工作要求已不相适应。用户服务是信息服务机构的出发点和归宿，满足用户需求、解决用户的问题是服务质量的最终体现，也是信息部门发展的客观要求[1]。档案机构是社会公平公正的第三方，如何使档案便捷地服务于法治社会，是档案人必须面对的问题。建设规范化、流程化的数字档案馆在线服务平台，使用户足不出户，便能在电脑前办理档案业务；运用现代信息技术，使档案业务办理实现自动化处理，全方位构建档案资源服务体系，提升档案服务效率，提升档案远程服务能力，是当前档案行业的重要任务。 

　　2 服务平台需求分析 

　　信息服务是数字档案馆的最终价值体现，而网络用户的求便心理、最小努力法则、路径依赖等特征已成为开展网络信息服务的重要参考[2]。因此，数字档案馆在线服务平台是基于数字档案信息服务集成的“用户中心”模式[3]，主要解决三大问题：用户能远程办理业务和获取所需档案信息；管理人员脱离档案馆实体可以处理业务；解决档案隐私性和有限阅读，保障数字档案的安全。 

　　高校档案用户业务需求非常复杂，有查阅参考的；有获取认证真伪信息的；有需要加盖印章的档案件的；有需要开具档案证明的；有特殊情况因公需要将档案借出的；有特殊档案查阅须经领导审批的等等。在线服务平台要模拟传统业务办理过程，对各项档案服务的内容、范围进行精确定义，并准确分类。 

　　2.1业务类型分析是平台实施的关键 

　　以中南大学档案馆为例，对每年近万人次的用户业务记录进行分析，将档案服务概括为：档案查阅、档案外借、机构认证、档案证明、出国翻译、学生档案等六大类[4]；将用户办理方式总结三类：远程办理、远程预约、现场办理。由于每类业务和办理方式不同，所需的信息也不同，用户在进入系统登记业务信息时，准确选择业务类型是业务顺利处理的关键。对于用户来说，直观、易懂、简洁明了的业务分类是至关重要的，如图1。 

图1 用户业务类型示意图 

　　2.2 业务流程分析是平台实施的核心 

　　美国档案学家谢伦伯格的“文件的双重价值论”指出档案对原机关有原始价值即第一价值，还存在从属价值即第二价值，前者体现其行政价值，后者体现其情报价值[5]。因为档案的双重价值和特殊性，使得各种档案业务办理流程差别很大。对所有用户办理过的档案业务进行流程分析，依据档案馆业务规范的要求：有需要介绍信才能办理的；有需要档案馆负责人批准才能办理的；有属于档案拓展服务需要收费的；有属于免费的范围的业务，但需要加盖印章的；有不需收费、无需印章和不必审批而直接办理。只有将各类业务的办理流程梳理清楚，服务平台才有可能流程化、规范化和自动化地处理业务，所以说业务流程分析是服务平台的核心。 

　　2.3 系统功能分析是平台实施的保障 

　　总体功能需求是要建立档案业务的在线办理平台，实现档案业务办理过程的网络化、规范化、流程化和系统化。实现以用户为中心的信息化平台，也是档案行业迈向业务信息化、管理信息化的关键一步，有利于提升档案馆的服务水平和服务能力，有利于提升档案馆形象。 

　　在线服务平台要解决的问题是：用户能远程办理业务和获取所需档案信息；馆员脱离档案馆实体可以处理业务；解决档案隐私性和有限阅读，保障数字档案的安全。所以功能需求包括用户信息与业务信息采集、收费管理与网上支付、物流管理与查询、排队管理、业务处理模块、业务流程管理、业务表单管理等等[6]。 

　　3 系统平台设计思路 

　　系统平台采用纯B/S体系结构，运用工作流技术、电子商务技术、物流管理技术来实现在线业务办理，总体分为用户端、管理端和系统后台三个层次。在用户端，用户按业务类型选择所需要的业务，对每一类业务进行向导式的线性选择，使用户操作更为便捷；系统根据档案类别设计了不同的需求提问，使得用户需求更完整清晰的展示给工作人员。用户按要求填写需求信息，处理过程类似电子购物；在管理端，馆员在处理业务时，系统自动根据用户所选的业务类型跳转到相应的业务处理模块，按规定流程办理；后台则集合了系统平台的全局变量和参数设置、用户管理及授权等。设计思路分为功能模型设计、数据结构设计、业务流程设计三部分。 

　　3.1 功能模型设计 

　　服务平台集业务需求信息采集、业务处理、业务管理、数据统计分析于一体，融合电子商务、物流技术，实现档案业务的远程在线办理，系统功能模型如图2。 

 

　　图2 公共服务平台功能模型 

　　信息采集模块，对公共服务平台业务办理过程中所需要的数据进行采集，包括用户身份信息和业务需求信息。由于档案业务办理的特殊性，必须依据身份办理，用户在客户端自助登记身份信息（有些业务需要用户上传身份证，经校验通过后才能办理）,选择相应的业务类型并按要求填写业务需求信息，系统将用户提交的信息实时地采集到公共服务平台核心数据库中。 

　　业务处理模块，是管理人员办理所有业务的核心模块，由于每一类业务的办理流程和处理方式不同，在接待和处理业务时，系统根据用户所选择的业务类型，自动调用档案查阅、档案外借、机构认证、档案证明、出国翻译、学生档案六个业务处理子模块，涉及到档案查询的业务，还需调用数字档案馆全文数据库和目录数据库进行档案检索，记录调取的案卷信息，并将处理信息反馈给核心数据库。 

　　业务管理模块，融合了电子商务的在线支付与物流管理技术，需要付费的档案业务，则依据系统自动计算机的价格，进行网上支付后才能办理；需要邮寄的档案件进入物流管理流程，对接各物流企业的数据平台，实现物流实时查询。管理模块还包括现场业务排队管理、收费管理、电子文件授权阅读、业务结果查看等。 

　　统计分析模块，依赖核心数据库完善的数据，进行业务管控和数据统计分析。分为数据统计与数据分析，统计包括业务分类统计、工作量统计、办理方式和按时间段进行统计等等,数据分析是在数据统计的基础上，形成各类报表，供领导决策提供参考，为提升档案服务和数据研究打下基础。 

　　3.2 数据结构设计 

　　由于出国翻译和机构认证业务是独立模块嵌入服务平台，在业务办理时自动跳转和调用，涉及到的数据表也有十几个，所以这里不作讨论。服务平台主要涉及7个数据表，其数据结构及关系如图3（篇幅所限，截取部分字段）。 

　　图3 服务平台数据结构及关系图 

　　（1）用户信息表T_User，记录需要办理档案业务的用户信息，如姓名、联系方式、身份信息等。 

　　（2）条码流水表T_barcode，按业务类型、时间、排队号等组成系统流水号并生成条码，如“CSUCG20140081C2”为服务平台产生的2014年出国翻译业务的第81号本科生成绩单。每个人每一单业务生成唯一的流水号，便于系统检索和防伪认证。 

　　（3）申请批次表T_batch，记录每单业务的申请和办理的各环节的信息，如接待人、办理人、审核人、审批人、办结人、邮寄人及各环节处理的时间，物流信息和缴费信息等。 

　　（4）业务信息表T_item，用于存储各类业务的代码及各称，业务处理时，调用的业务模块（即跳转）地址等。 

　　（5）业务原文表T_original，用于记录每单业务办理中的过程电子文件和结果，如开具的证明、翻译的成绩单位、业务清单等等，它们是以文件形式存储在服务器中，所以该表还存储文件名、存储路径、文件类型和大小等。 

　　（6）业务申请表T_apply，用于存储系统采集到的业务需求信息，例如学历证明中的学校、院系、入学年份、专业、姓名等等，该表是服务平台中字段最多的表，有30多个字段。 

　　（7）业务流水号表T_serialno，业务流水号表，记录业务类型、日期、最大号，最大号的作用是在用户申请业务时，自动产生当天的排队号。 

　　3.3 业务流程设计 

　　业务流程即工作流，是基于隐藏在业务处理过程控制的共性，从业务处理操作中分离出过程逻辑单独加以研究，实现过程优化配置和重组[9]。通过研究分析发现，尽管档案业务需求错综复杂，业务处理过程也并非完全是线性的。但每一项档案业务，都有一定的办理流程，或根据用户、管理人员、系统等三方面因素判断，以确定流程的分支走向。系统设计必须要将各类档案业务流程进行梳理和提炼，使其更加清晰明确，程序开发时才更容易规划出程序流程图，由于篇幅所限，六类业务处理流程图省略，只列出服务平台的主流程图，如图4。 

 

　　图4 服务平台主流程图 

　　档案业务处理的流程是根据业务状态来确定的，如未提交、已提交、待处理、处理中、已处理、待审核、已审核、待审批、已审批、已办结等十余种业务状态。当用户提交一项业务需求时，根据其所选择的业务类型发起一个流程，在遇到判断或选择时，决定流程的下一个分支。 

　　4 服务平台功能实现 

　　完善的用户服务平台必须依赖数字档案馆的目录数据库、全文数据库及索引数据库为基础，才能完全实现档案业务系统化处理。平台总体遵循J2EE规范，采用Windows Server 2003作为服务器系统环境，SQL Server 2005为数据库平台，运用PowerDesigner数据库建模工具，iReport报表设计工具，TortoiseSVN版本控制工具，采用JAVA语言在MyEclipse平台上进行系统开发。结合电子商务技术、工作流技术、物流管理技术来实现公共服务平台的人性化体验。 

　　4.1 用户端实现 

　　用户端是用户服务平台直接面向用户，给用户带来体验的组件。人性化的设计，便捷的体验，完善的功能会给用户带来方便，感受到数字档案馆的优越性，赢得用户的认可。主要功能是用户提交业务需求信息、浏览办理结果、获得授权阅读电子档案等。 

　　（1）注册与登陆。档案业务办理，涉及档案的隐私性和有限阅读，所有对用户身份的鉴别很重要。老用户直接登陆，新用户必须先注册，填写有关身份信息。 

　　（2）业务信息登记。由于每类业务的办理流程和方式不同，所需信息也不尽相同。用户首先选择业务类型,根据所选业务类型登记填写业务信息和需求。所需办理的业务全部登记完之后，便可向系统提交业务需求信息。 

　　（3）办理方式选择。在提交业务需求信息时填写办理方式（如图2），根据所选的办理方式填写相关的信息，需要邮寄的填邮寄地址信息或者指定物流公司等。申请成功之后，系统反馈申请时间和排队号。 

　　（4）业务进度和结果查看。登记和申请成功后，在所选择的业务下面产生一条记录，显示不同的办理进度、处理结果以及办理的记录信息。 

　　（5）其它功能。如个人信息维护、系统帮助、身份证扫描上传查验、有关证书证件上传、网络支付费用、物流查询、历史记录查询及电子档案授权阅读等。 

　　考虑到有些档案服务是收费服务；用户可能会一次办理多项业务；所以在服务平台的用户端采用电子商务中的购物车理念设计。当用户选择一项业务，按要求填写好相关信息后，系统自动导向下一步（购物车即待办业务）；在购物车中，可以加减份数，系统根据单价，自动计算出应支付的金额；用户选定好所有需要办理的业务后，便可以提交（结算）；提交之后的所有业务，便进入了“已办业务”中，用户可以查看办理进度和结果、物流信息、授权阅读电子档案等。 

　　4.2 管理端实现 

　　管理端集中了所有的档案业务需求，为实现业务办理的规范化和流程化，系统根据业务不同，自动分配不同的工作流。管理端主要实现业务接待、业务处理、费用管理、数据统计等，如图5。 

 

　　图5 服务平台业务接待处理界面 

　　（1）业务办理。业务办理模块，接收从用户端登记、申请的各类业务需求信息，按预约办理时间和登记号的顺序排列，具有相关权限的管理人员可进行相应的操作。功能包括业务接待、信息核对校验、业务处理、审核签章、领导审批、档案归还。 

　　（2）业务统计。业务情况模块，记录每一单业务信息、办理过程信息和办理结果，记录下详细的业务操作日志；统计分析模块，分为业务办理分类统计、档案服务工作量统计、查阅目的统计、未归还档案统计、办理方式统计、审核签章统计等；根据业务情况和统计分析，生成多种报表。 

　　（3）后台管理。 用户管理，包括注册用户的查询、删除、修改等，按操作权限划将管理员人分为不同的角色；词库管理，如翻译模块、证明模块的词库等，完善的词库是实现自动翻译和自动开具档案证明的关键，初始化很难将词库做非常完善，包括学院、专业、课程及其它信息等需要在使用过程中进行维护。 

　　（4）其它功能。网上支付管理与查询，用户在办理需要付费的业务时，可通过服务平台直接网上支付有关费用，管理人员可能支付进行管理和查询；证书证件认证，对用户上传的证书证件进行远程核验，确认用户身份和信息；物流管理，对需要邮寄的远程业务进行管理，依据用户填写的邮寄信息，实现自动打印快递单和物流查询。 

　　根据业务办理流程和要求的不同，分别采用六个模块进行不同的业务处理；在业务接待之后，系统根据用户所选择的业务类型，自动跳转到相应的模块。在每类大业务下，虽然也细分了子业务，但只有出国翻译业务需要根据子业务跳转到子模块，其它业务只有大类业务模块，如表1。 

　　表1不同类型业务的处理路径 

　　4.3 在线支付实现 

　　远程办理业务，需要支付相关的服务费，传统的手段是使用邮政汇款，在收到汇款单后开始处理业务。显然，传统的支付方式已不能满足现代化的快捷需求，网络支付是真正实现业务远程办理的关键环节。网上支付分为网银支付和第三方支付，使用网银支付，虽然快捷，实时到帐，但需要对接多家银行，实现起来相对麻烦。第三方支付兼容了多种银行卡充值，故项目采用第三支付。项目是JAVA环境开发，采用了支付宝作为第三支付。 

　　首先，向支付宝提出申请，申请成功后获得签约帐号的支付宝安全校验码（KEY）和合作伙伴唯一ID（Partner）等。获取支付宝提供的技术文档、开发语言代码示例等，下载开发集成文档JAVA版本。 

　　其次，了解支付宝对外接口技术。支付宝对外接口分为两种，一种是外部服务接口[10]，接受外部请求，目的是让外部商户主动使用支付宝服务，如创建交易等；另一种是外部通知接口，主动通知外部系统，为商户提供数据同步以及异步处理结果返回服务等。接口的接入URL“https://www.alipay.com/cooperate/gateway.do”；接入模式为POST/GET；接入类型为系统调用和页面跳转，系统调用只需要调用相关接口文件就可以完成相关的业务操作，而页面跳转则需要进入支付宝系统的页面，完成相关操作[11]。页面跳转分为立即返回处理结果和异步返回处理结果，前者必须传递参数return_url（即商户的下一个操作页面）；后者如果需要异步返回结果，则必须传递notify_url参数，以指定通知返回的地址。 

　　第三，在项目中引入支付宝接口提供的类，项目采用struts调用支付宝接口。 

　　（1）在ACTION类中调用支付宝接口。①/*支付宝接口*/public class AliPayAction extends BaseAction {private String phoneCode；private String totalfee；②/*生成支付宝交易号，根据时间到毫秒级别*/public void pay(){try{String out_trade_no=UtilDate.getOrderNum()；③/*把请求参数打包成数组*/Map<String, String> sParaTemp=new HashMap<String, String>()；sParaTemp=getPayPrama(totalfee, out_trade_no)；④/*请求支付宝接口*/String json=AlipaySubmit.buildRequest(sParaTemp, "get", "确认")；HttpServletResponse response=ServletActionContext.getResponse()； 

　　（2）配置AlipayConfig 类。AlipayConfig是基础配置类，设置帐户有关信息及返回路径。strut配置文件<action name="pay" method="pay" class="com.hzdracom.alipay.action.AliPayAction"></action>[12]。 

　　4.4 物流查询实现 

　　开发快递单打印模块，项目中内嵌了申通快递、中通快递、EMS、顺丰四家物流企业的快递单模板。物流查询接口从申请批次表T_batch中获取“邮寄业务”的订单信息，将收件地址、收件人姓名和电话等信息自动获取到打印模块中，采用JSON格式传递数据。打印完毕后，将手工填入的快递单号回传到订单中，并改变订单状态。对于快递单打印来说，有许多快递单打印软件，通过改进部分代码也可以实现自动获取订单信息，并且回传快递单号到订单中。要实现在服务平台中打开“订单”时就调用物流API自动显示物流查询结果，还需要开发物流跟踪功能。 

　　首先，需要申请“快递查询API授权key”，对接多家快递公司工作量很大，因此项目在快递100申请查询接口； 

　　其次，编写请求地址代码“http://api.kuaidi100.com/api?id=[身份授权key]&com=[shunfeng]&nu=[快递单号]&show=[返回值类型]&muti=[返回信息数量]&order=[排序]”。COM为物流企业代码；SHOW返回类型：0表示JSON格式，1表示XML格式,2代表HTML格式，3返回TEXT格式；Muti返回信息数量: 0表示只返回一行信息，1表示返回多行完整的信息；ORDER排序：desc按时间由新到旧排列，asc按时间由旧到新排列。 服务平台的数据传递都是采用JSON格式，体积小，传输快，方便前台数据操作，所以物流管理模块仍采用JSON数据格式。 

　　第三，编写物流跟踪API，将URL信息的写入API工具wlcx.java中，并嵌入物流管理模块的订单查询，当打开订单时，显示物流企业的查询结果返回值。 

　　5 服务平台应用效果分析 

　　随着国家法制建设的推进，基建、财务、科研等档案利用率增长很快，在线服务平台于2013年底建成投入使用以来，中南大学档案馆取消了传统的手工业务操作，完全实现网上在线办理档案业务。2014年度在线服务平台办理各类档案业务7532人次，取得了良好的效果。 

　　一是便于数据统计分析。在线服务平台记录了所有的业务及过程信息，为领导决策和学术研究带来便利，对改进工作和以后的研究打下基础。通过数据分析得知首次来馆的占71%，应当加强服务大厅的标识，自助登记大厅的操作说明和指导，优化服务平台用户端，以更为人性化的操作界面面对用户；远程邮寄1251人次，占用17%，且逐月有增长趋势，应该加大宣传力度，在门户网站建立醒目的标识等。 

　　二是提升了业务办理效率。在系统平台使用前，出国翻译业务为10个工作日取件，而现在所有业务全部为当时办结；开具档案证明，由原来的1小时缩短为1分钟便可以办理。 

　　三是真正提升了档案远程服务能力。在线服务平台尤其方便了远程用户办理业务，以前使用传统手段办理档案业务，用户需要亲自或者委托别人到档案馆办理，或者邮寄费用、电话委托档案馆工作人员代为办理，而现在，用户只需要在网络上进行登记，便可以轻松办理所需档案业务。 

　　四是是规范了档案业务。流程化、系统化、自动化的系统最大的好处就是业务办理更为规范，例如，之前每个工作人员根据自己的理解开具档案证明，导致不同的人开出的证明有不同的描述。而现在，除个人基本信息外，其它信息都由系统自动生成。  

　　在大数据时代，真正让人们体验到数字档案馆的优越性、便捷性，必然要让实现用户足不出户，便能办理档案业务。在线服务平台是数字档案馆的重要组成部分，是用户体验数字档案馆的门户，是数字档案馆发展趋势。随着档案技术的不断研究和发展，数字档案馆还将会给用户带来更为便捷的档案信息服务。 

　　
[2]眭俊宝，骆琳芳．国外档案馆社会服务功能创新对我国的启示与借鉴[J]．兰台世界，2009（9）：98-103 

　　[4]赵红颖，王萍．以档案馆为主体的电子档案用户研究[J]．情报科学，2013（9）：133-136 

　　[5]刘明．数字档案馆信息服务模式研究[J]．档案学通讯，2007（5）：13—17. 

　　[6][10]向禹，吴世明．高校档案资源管理的工作流分析与研究[J]．兰台世界，2014（7）：57-59 

　　[7]张芳霖．信息时代图书情报档案一体化管理研究[J]．档案学通讯，2003(3)：84-87 

　　[8]王海忠，李琦．创新,城建档案事业发展的动力——珠海市数字城建档案馆建设实例[J]．城建档案，2007(7)：53-55 

　　[9]李阳．基于工作流任务处理的可复用框架技术的研究与实现[D]．厦门：厦门大学，2009．  

　　[11][12]支付宝标准快速付款接口文档V2.0-百度文库-《互联网文档资源（http://wenku.baidu.c）》-2012-11-18 6:01:43 

　　
作者简介： 

　　向 禹(1976- )，男，副研究馆员，硕士，硕士研究生导师，中南大学档案技术研究所常务副所长、档案馆综合技术部主任。所学专业为图书情报、计算机技术。 

　　吴湘华，男，研究员，博士，硕士研究生导师，中南大学档案技术研究所所长、档案馆馆长。 

　　吴世明，男，副研究馆员，硕士，中南大学档案技术研究所副所长、中南大学湘雅口腔医院党委副书记。 

　　联系方式： 

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