第一条  为规范湖南省档案馆（以下简称省档案馆）做好对本省重大战略、重大会议活动、重特大事件和重点建设项目档案（以下简称“四重”档案）的接收进馆工作，确保相关档案的完整、安全与有效利用，更好地服务全省经济社会发展大局和治理能力现代化，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局第16号令）、《湖南省档案条例》《湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于加强全省重大会议活动、重特大事件和重点建设项目档案工作的通知》（湘办〔2023〕22号）等法律法规及规范性文件，结合省档案馆工作实际，制定本细则。

第二条  本细则适用于省档案馆对本省行政区域内实施的重大战略、举办的重大会议活动、应对的重特大事件和建设的重点工程项目过程中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各门类、各载体档案的接收工作。

第三条  本细则所称重大战略，是指由党中央、国务院作出或经省委、省政府研究决定的，对全省经济社会发展和长远布局具有全局性、战略意义的重要决策部署、发展规划及重点任务。

第四条  本细则所称重大会议活动，是指在境内外组织举办的，对党和国家、本省、行业具有重大意义或重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动。

第五条  本细则所称重特大事件，是指突然发生，造成或者可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对，且达到国家或者本省规定的特别重大、重大级别的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第六条  本细则所称重点建设项目，是指对全省国民经济和社会发展有重大影响并达到省人民政府确定的投资规模，经省人民政府批准列入省重点建设项目名单的建设项目。

第七条  本细则所称责任单位，是指重大战略的实施牵头部门，重大会议活动的承办单位，重特大事件的应对部门，重点建设项目的建设单位，或者专门设立的临时机构。责任单位负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向省档案馆移交。

第八条  “四重”档案接收工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的原则，维护档案完整与安全。

第九条  “四重”档案的接收工作由省档案馆征收整理部具体负责。

第十条  省档案馆应当加强与“四重”档案责任单位的沟通联络，及时掌握“四重”档案工作动态，指导责任单位及时收集“四重”事项在各环节形成的文件材料，做到应收尽收、应归尽归。

第十一条  省档案馆可以根据工作需要提前介入本省“四重”档案工作，在活动筹备或者启动阶段及时明确档案工作要求，为责任单位做好档案资料的收集、整理与归档提供业务指导；必要时，可以采取拍照、录音、录像等方式直接形成档案。

第十二条  省档案馆应当积极拓展档案收集方式，通过媒体信息采集、口述信息采录、社会征集等方式对“四重”档案予以补充，鼓励组织和个人自愿捐赠相关档案。

第十三条  “四重”档案收集门类包括但不限于：

（一）文书档案：领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）声像档案：照片、录音、录像资料；

（三）电子数据：业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）实物档案：印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第十四条  重大战略档案和重点建设项目档案的收集范围，除第十三条规定的通用要求外，还应当分别包括：

（一）重大战略档案：战略规划编制、论证、决策、部署、推进、评估等环节形成的各类文件材料；

（二）重点建设项目档案：项目立项审批、设计、招标投标、施工、监理、竣工验收、试运行等各阶段形成的科技文件材料。

第十五条  责任单位应当按照《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局第16号令）规定，将“四重”档案与其履行其他职能形成的档案进行统一全宗管理，档案门类划分、分类方法与全宗内档案保持一致。

第十六条  责任单位应当按照相应门类档案整理规则，对重大战略、重大会议活动、重特大事件和重点建设项目文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号、编目等整理工作，并编制专题目录。

第十七条  各门类档案整理执行现行有效标准和规范：文书档案的整理应当符合《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）等国家有关标准和规范；科技档案的整理应当符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）；照片档案的整理应当符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）；录音录像档案的整理应当符合《录音录像档案管理规范》（DA/T 78-2019）；电子档案的整理应当符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）。

第十八条  责任单位应当在完成纸质档案整理的基础上，同步参照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）开展数字化加工。

第十九条  省档案馆应当积极对接、指导督促责任单位，参照以下时间节点推进档案移交工作：

（一）重大战略档案按年度分批移交，每年11月底前向省档案馆移交上一年度档案的电子目录及数字化副本；

（二）重大会议活动、重特大事件档案在完成归档工作后3个月内向省档案馆移交电子目录及数字化副本；

（三）重点建设项目档案在项目竣工验收后3个月内向省档案馆移交电子目录及数字化副本；

（四）责任单位为临时机构的，在机构撤销前完成档案整理工作，向主管单位移交档案实体，并向省档案馆移交电子目录及数字化副本；

（五）纸质档案原件暂由责任单位保管备查，按照省直机关档案进馆法定移交年限规定，到期后随同该单位其他档案一并移交省档案馆；

（六）责任单位因特殊情况需要提前或延期移交的，由其与我馆协商确定。

第二十条  责任单位在移交“四重”档案前，应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具全宗介绍、机构组织沿革、开放审核意见、政府信息公开情况说明、密级变更情况及整理方案等；涉及保密的档案，应当按照保密管理规定办理移交手续。

第二十一条  省档案馆负责对责任单位移交的“四重”档案进行审核验收，核验档案资料是否齐全完整、整理是否规范、电子数据是否可读可用、开放审核意见是否明确。

第二十二条  省档案馆接收“四重”档案时，应当及时办理交接手续并建立接收台账。验收合格，办理入库手续；验收不合格，提出整改意见，退回责任单位整改，完成后重新移交。

第二十三条  本细则由省档案馆负责解释。

第二十四条  本细则自发布之日起施行。