作    者：魏俊晴 

　　工作单位：湖南铁道职业技术学院 

　　2014年5月30日 

　　大数据时代视阈下智慧校园档案资源的平台建设与开发利用 

　　摘要 

　　在大数据时代，社会每天不断产生的信息记录在类型和数量上都与原来档案管理者所收集、整理、鉴定、保管、利用、检索等工作内容有了日新月异的变化。如何认识和保障大数据时代背景下智慧校园档案资源平台建设环境、建设基础；如何与大数据时代下的智慧校园系统相融合，建设档案资源平台，使数据与档案信息资源可以互通，充分利用大数据带来的价值或资源实现档案的大服务，已是学校档案管理面临的新课题。 

　　关键词 

　　大数据   智慧校园   档案资源   平台建设  开发利用    

　　英国人维克托.迈尔-舍恩伯格和肯尼思.库克耶著的《大数据时代生活、工作与思维的大变革》给我们的信息技术建设赋予了新的内涵。最早提出大数据时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡，大数据成为云计算、物联网之后又IT行业又一大颠覆性的技术革命。云计算主要为数据资产提供了保管、访问的场所和渠道，而数据才是真正有价值的资产。在大数据时代，社会每天不断产生的信息记录在类型和数量上都跟原来档案管理者所收集、整理、鉴定、保管、利用、检索等工作内容有了日新月异的变化。如何认识和保障大数据时代背景下智慧校园档案资源平台建设环境、建设基础；如何充分利用大数据带来的价值实现档案的大服务，已是学校档案管理面临的新课题。 

　　一、大数据时代背景下智慧校园档案资源平台建设环境 

　　首先我们对“智慧校园”、“数字校园”、“传统校园”进行比对，“传统校园”纸质存储难以查找和保存，“数字校园”数字存储但各系统独立不互通，智慧校园集中存储，系统互联互通，智能推送。“智慧校园”是把感应器嵌入和装备到教室、图书馆、餐厅、停车场、校门、实验室、会议室、校车、宿舍楼等物体并连接它们，形成所谓“物联网”。并通过超级计算机和云计算服务中心将“物联网”和“软件应用系统平台”整合起来，实现通信服务、教学工作、学习活动、管理工作和学校设施等方面信息的整体融合。 

　　大数据时代的数据采集系统应该包括基础层、数据层、业务层、服务层和展现层五个层次。消灭数据孤岛，建立真实数据源搭建智慧学校统一的基础数据平台。硬件主要是指网络机房、服务器、物联网、数字图书馆、数字档案馆、视频监控、一卡通系统、统一存储（云平台、虚拟存储等）。软件主要是指虚拟化软件、云平台软件、统一界面统一认证的基于SOA架构的应用平台（包括教务管理、人事管理、档案管理、科研管理、学生管理等管理平台）。建设高质量的数据中心，建设以业务为主线的完整的生命周期信息管理与服务平台，打造师生一站式综合服务，以数据整合为中心建立系统的智能管理平台如图1。 

　　大数据时代背景下智慧校园档案资源平台的建设，应该基于智慧校园整体规划方案中的办公管理平台中的一个模块部分，必须与大数据标准体系中的技术标准接口一致。网络环境下档案信息标准化是实现档案信息共享共建的基本条件。必须遵循统一标准与规范，合理采用新技术，实行档案资源的统一管理，统一备份。 

　　图1 

　　（大数据时代视阈下智慧校园信息化应用整体架构图） 

　　二、大数据时代背景下智慧校园档案资源平台建设基础 

　　1、需求分析 

　　不同行业、不同知识背景、不同研究方向的人对数字档案资源有着不同的理解。对于学校各类重要的信息资源只要是与学校有切实关系的都是档案中重要的收集信息，需建设信息标准及三大平台，规范信息标准、统一信息门户、统一身份认证、统一数据中心、整合原有系统，后进行二次开发及整合数据链。一是办公综合管理平台：人事管理系统、设备资产管理系统、档案管理系统、招生管理系统、迎新管理系统等；二是教学科研学生管理平台：教务管理、科研管理、学生综合管理、培训管理、校企合作管理、重点项目管理等系统；三是移动应用平台建设（生活服务平台）；这些系统中生成的文件大部分都是学校中需要归档的重要组成部分。由于各系统之间信息独立，因此系统产生的各类电子数据信息都需要通过系统平台整合进行收集、分类、整理、数字化、保管，并提供开放式的档案资源库实现符合用户需求的信息产品。 

　　2、智慧校园档案资源平台研发 

　　系统软件平台开发是智慧校园档案馆（室）建设的关键环节。能够在档案数字化平台上实现电子档案信息收集、电子档案信息管理、电子档案信息利用、电子档案信息安全维护、档案资源平台与智慧校园大数据平台的兼容同步。在智慧校园基础下开发数字档案馆（室）的2个应用软件平台，一是内网管理信息系统；根据自身档案管理业务流程设计开发相应的文件收集、整编、移交管理、光盘制作、馆藏档案的数字化、数字档案存储、内部人员安全查阅等功能，真正实现一体化管理与智慧校园平台融合为一体，成为大数据下智慧校园中重要数据组成部分。二是外网网站信息系统；外网信息系统主要是通过网站向因特网用户提供信息服务的应用，把数字档案信息转成因特网可以使用的形式，最后通过因特网进行动态发布，完全实现数字档案能通过因特网向全社会的开放。软件可以采用BS+CS架构的。BS主要用于查询，CS主要用于管理及档案录入。并在此软件上做实体分类的自定义范围、档案统计等，最后将数据整体融合进智慧校园档案平台系统。 

　　3、馆藏档案数字化扫描、识别、核对 

　　针对现有馆藏档案的数字化分为两个层次，第一个层次是案卷目录和文件级目录的数字化；第二个层次是部分全文数据的数字化，就是进行馆藏档案的扫描、识别、核对。目前，部分信息化建设基础比较好的学校档案馆已经实现了文件级目录的数字化和部分全文数据原数字化，在这种情况下需要更多考虑目录信息的数据库管理工作、与全文数据库的关联，以及在数据迁移进智慧校园档案平台系统时数据格式的兼容性。 

　　4、智慧校园档案资源平台组卷移交和档案类别 

　　各二级单位或部门进行预立卷，将本部门的档案整理后进行移交，由学校档案室（馆）审核接收，审核通过后统一正式立卷。二级单位向上级单位移交所管理的档案，系统可通过内部移交实现。部门预立卷后，在系统内部进行档案移交，形成移交数据，并不生成移交上报盘，也可打印交接文据报表，因此内部移交也称在线移交。 

　　以传统方法整理为例，管理流程如下： 

　　（1）预立卷的各部门案卷都由第1个案卷进行顺序排列； 

　　（2）各单位将本年度内整理完成的档案进行移交，移交后移交状态变为移交中； 

　　（3）由学校档案室进行审核，审核不通过，管理员可以驳回此批移交的记录，审核通过，移交状态变为已移交，案卷号在已接收的案卷的基础上自动加一；部门用户不可以再对已移交的数据进行修改。 

　　（4）实体分类：每个全宗一套实体分类数据，可以导入导出。实体分类数据包括实体分类项及归档范围表。 

　　（5）档号格式：软件系统中的档号与实体档案的档号是一一对应。软件通过对档号格式的定义，实现在录入的过程中系统自动形成与实体档案相对应的档号。同时通过软件中的档号格式的定义，也能体现出该类别档案的整理方式。 

　　（6）标准档案类别表： 

　　数据同步到学校智慧校园档案资源平台系统后，再由档案员在档案资源管理系统里对同步过来的数据进行组卷，组完卷后就生成了电子档案条目数据。用户组完卷后再进行电子档案和实物档案移交。如果希望系统对录入的档案进行件号的编排，在录入时，不需要录入件号，通过组卷功能对未组卷的档案文件进行自动组卷，自动生成件号和档号。归档组卷后，纸质档案需按件号的顺序重新排列，系统提供了件号与临时号的对照表，临时号代表了纸质文件未组卷之前的排列顺序。而件号代表了纸质文件组卷以后的排列顺序，用户可以通过件号与临时号对照表将纸质文件重新进行排列。本地用户可以通过安装CS客户端的方式进行录入，速度更快。远程用户可以通过WEB的方式进行录入和添加电子文件。 

　　三、大数据时代背景下智慧校园档案资源平台利用功能 

　　1、档案资源平台系统中基础数据检索和原文检索利用功能 

　　（1）查询条件：系统提供简单查询、多个条件的组合查询、精确查询、在结果中查询，用户可自行设置查询项目。 

　　（2）查询方式：按档案门类检索；智能检索（Google搜索界面，实现跨库、跨门类、跨字段检索）。 

　　（3）排序：默认按档号进行排序，也可点击列表上任意字段进行升序或降序的排列，同时用户可以任意组合多个字段进行组合排序。 

　　（4）分页浏览：系统自动对当前管理数据进行分页显示，系统默认每页显示30条记录，用户也可自行设置每页显示记录数。 

　　（5）目录序列：系统提供灵活的数据分类显示功能。可按多个字段建立检索目录序列。 

　　（6）关联显示：二层以上的门类，各层门类之间可以关联显示。 

　　（7）大数据量浏览：百万记录秒级响应 

　　（8）原文浏览：直接在浏览器中打开查看400种以上类型的电子文件，不需要第三方的软件支撑。 

　　（9）全文检索：对全文的内容进行搜索。 

　　2、实体档案借阅利用归还自动提醒和利用统计功能 

　　电子原文借阅电子原文借阅，即在查询符合条件的档案文件时，申请对其进行查阅，只有审批通过后用户才能查看该文件的原文信息。还可以通过WEB发布可将数据及原文独立发布，用于网站检索。让档案查询利用信息发布的内容可以脱离档案系统，直接进行数据及原文的浏览。发布内容可回写至档案系统。 

　　3、档案编研功能 

　　从大数据时代背景下智慧校园档案资源平台中进行档案编研，形成包括重要文件汇编、组织沿革、人事任免汇编、全宗指南、基础数字汇编、大事记等档案编研资料，让档案的编研有基础数据资源来支撑，形成网络环境下的资源共享服务，并发布在智慧校园服务层。 

　　4、档案数据的升值功能 

　　数据价值的关键是数据潜在价值的升值，收集到大量的数据资源在于如何最大价值的使用和升值。将档案资源平台数据同步到智慧校园服务层，用于个人信息服务、综合信息服务（学生服务、教师服务）、协同应用服务、数据决策分析如图2。为教学、科研、管理提供数据，辅助教育管理和教育决策，加大了大数据的分析功能和应用使用能力建设，实现档案的大服务。 

　　图2 

　　结束语：随着大数据时代的到来，档案人不能只是停留在对档案传统的认识上，应该从死档案中走出来，变“藏”为“用”。大数据的核心就是深度挖掘数据的独有价值，将之整合疏理利用，档案人员将可象科学家一样来解决海量的数据，赋予了我们新的知识和智慧。我们将在大数据的背景下，通过智慧校园档案资源平台建设，更好更快捷的了解过去、把握现在、预见未来，不断将数据转化为价值。 

　　参考文献： 

　　[1]于长虹，王运武. 大数据背景下数字校园建设的目标、内容与策略[J]. 教育信息化,2013,（10）:30-41. 

　　[2]李小晨. 大数据时代背景下的档案管理探讨[J]. 云南档案,2012,（17）:48-50. 

　　[3]黄少芳，刘晓鸿，张俊芳.论高校档案信息化与数字档案馆建设 [J]. 中国地质教育,2013,（2）:76-79. 

　　[4]蔡颖. 高校档案馆参与数字校园建设的研究与对策[J]. 办公自动化杂志,2011,（01）:14-16. 

　　[4]吴绪成. 浅谈大数据背景下的第四代档案馆建设[J]. 湖北档案,2013,（03）:9-12. 

　　本文作者介绍：魏俊晴，湖南大学学生信息事务化管理硕士，现任湖南铁道职业技术学院党政办公室科长，副研究馆员，联系电话13973328535。