作    者： 杨  红 

　　工作单位：常德市鼎城区档案局 

　　2014年05月10日 

　　大数据时代档案行政管理部门的责任与义务 

　　摘要：在当前时代，大数据已不断融入到我们的工作与生活中，无论是政治、经济、社会等宏观领域，还是企业、个人等微观个体，其决策与行为正越来越基于对大数据或者 “海量信息”进行汇总分析后而作出，不再仅凭经验与直觉。以保存国家和社会档案并提供信息为民服务为己任的档案行业，应认清大数据时代给档案行政管理部门带来的挑战与机遇，勇担重任，做数据资源的集中管理者，转变职能，树立全新的档案工作观念，调整好档案行政管理部门的责任和义务，加强人才队伍建设，促进数据开放与信息安全，为国家、社会和人民提供更全面、更科学、更智慧的服务，使我们的档案部门真正成为国家和社会经济发展的助推器，社会安宁的稳定器，人民群众的服务器。 

　　关键词：大数据  档案行政管理  集中管理  转变职能   

　　 “大数据”是由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的数据集合，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的集成共享，交叉复用形成的智力资源和知识服务能力。作为云计算、物联网之后又IT行业又一大颠覆性的技术革命，被认为是人类社会发展第三阶段的主角，还被热情地赞颂为“第三次浪潮的华彩乐章”。 2012 年2 月，美国《纽约时报》的一篇专栏文章称，大数据时代已经来临。可以说，在当前时代，大数据已不断融入到我们的工作与生活中，无论是政治、经济、社会等宏观领域，还是企业、个人等微观个体，其决策与行为正越来越基于对大数据或者 “海量信息”进行汇总分析后而作出，不再仅凭经验与直觉。它将改变人类的思考模式、生活习惯和商业法则，将引发社会发展的深刻变革，是未来最重要的国家战略之一，是大国博弈的关键。目前，多数发达国家已实施了大数据国家战略。2012 年 3 月，美国奥巴马政府宣布推出“大数据的研究和发展计划”，预示着大数据正式提升到国家战略层面；2012 年 9 月，日本总务省发布 2013 年行动计划，提出“通过大数据和开放数据开创新市场”；2013 年 2 月，法国政府发布了《数字化路线图》，促进法国在大数据领域的发展。我国政府部门的大数据应用相对于信息化的发展较为滞后。在近 20 年的信息化建设中，我国投入了千万亿资金，获取了大量的宝贵数据，这些数据是整个社会经济活动的数字化记录，是可以无限次重复利用的特殊非物质财富，是管理和决策不可或缺的依据。政府部门应注重运用先进的技术手段对数据资源进行深度挖掘，开发出更大价值，大数据分析则将是建设数据政府，提供社会发展变革的智力资源的利器。 

　　大数据时代的到来，让大家更加了解信息已成为一种重要资产，将为我们带来不可限量的价值。而此时，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性。 档案行业也不例外。因为档案行业是以保存国家和社会档案并提供信息为民服务为己任，承担着对国家和社会活动原始记录的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等任务，在大数据时代，每天产生的原始记录的信息量和种类与过去不可同日而语，加上各类型的档案馆(室)已有的档案数据，档案工作者已经明显感觉到任务艰巨，而且很多时候，面对汹涌而来的海量信息，档案工作者已经不知道如何应对。大数据是摆在档案工作者面前的一个新课题，也给档案部门带来了新的挑战与机遇。档案人员应认清形势，顺应大数据的潮流，主动分析，主动作为，树立全新的档案工作观念，调整好档案行政管理部门的责任和义务，勇担重任，做数据资源的集中管理者，加强人才队伍建设，促进数据开放与信息安全，不断推进档案事业向前发展。 

　　一、档案行政管理部门要勇担重任，做数据资源的集中管理者 

　　《中华人民共和国档案法》中明确指出，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在大数据时代，我们对档案也可以理解为过去和现在所产生的各类有用的数据。从产生来源划分上说，可以分为党务数据、政务数据、行业数据、企业数据、社会组织数据、自然资源数据、个人数据等。毫无疑问，党务、政务、行业、国有企业数据、自然资源数据都是党和国家的宝贵财富和重要资源，属于国家所有。集体企业、民营企业、其他社会组织和个人数据，涉及广大人民群众切身利益的、有益于社会的、事关国家安全和社会稳定的，也应受到政府的监管，不能擅自删除、私自出卖和随意公布。这就要求政府集中统一管理属于国家的数据和其他机构、个人移交捐赠的数据。从数据的价值体现来看，数据也应聚合才能发挥综合效应，如果各自为政、重复建设、分散管理，不但无法实现全社会共享，也会给数据的安全带来隐患，增加管理成本。因此，作为“为党管档，为国守史”的国家档案部门应肩负起这个集中管理数据资源的重任，站在国家发展的战略高度成立共同参与的研究平台，设置国家数据中心， 并对其他机构形成的对社会具有保存价值的数据进行收集和监管，提供相关服务。比如，湖南省湘潭市已经先行一步，他们出台了数据管理制度，依托国家综合档案馆设置了数据中心，共享档案馆的基本设施设备，实现了数据管理成本最小化和效能最大化。 

　　二、转变档案行政管理部门的职能，树立与大数据时代发展相适应的全新的档案工作观念 

　　（一）完善档案法律制度，坚持依法治档 

　　转变档案行政管理部门的职能，法律制度的健全是依法行政的有力保证。档案行政管理部门其所开展的收集、管理、监督、指导以及依法执法等一系列活动都是代表国家从事档案管理活动，是国家行为。然而，目前我国普遍存在着法律意识和档案意识淡薄，很多人对档案工作不了解，不关心，导致了这种国家行为遭遇种种尴尬，如属于国家档案接收范围的档案拒交、拖交甚至遗失现象不断，档案行政管理部门的执法主体资格难以确定等等。依法治国是建设中国特色社会主义事业的基本国策，作为社会主义建设事业的组成部分，档案事业必须依据档案法律法规，以法制的手段来实现。国家虽然颁布了档案法，先后也有30个省、自治区、直辖市和多个较大市的先后颁布或修订了地方性档案法规，明确部分行政许可和行政执法、处罚权，但我国这方面的相关法律、法规多为原则性的规定，可操作性还不强，一些环节还存在着“盲点”，以致于各级国家行政管理部门目前仍然处于一种被动境地，无法对一些违反档案法的行为给予相应的处罚和处分，这些违反档案法的行为就会相应造成档案数据真实、完整、安全的漏洞，从而影响了档案价值的利用。所以，在大数据时代，我们档案行政管理部门应根据市场经济发展的需要，及时进行修订完善档案法律法规，树立档案行政管理部门的国家行政权威，以法律手段巩固国家档案行政管理部门档案执法的主体地位，才能不断提高全社会的法律意识和档案意识。同时，坚持依法治档，提高依法行政水平。档案工作人员要准确地理解档案法律法规的精神实质，明确自己的职责和任务，加强对档案法律法规的的社会宣传，增强社会档案意识，带头执法守法，善于依法行政，善于借助权力机关的力量和影响加大档案行政执法检查力度，对少数违法的单位和个人要绳之以法，以期及时制止和纠正违法行为，维护档案的完整与安全，切实解决好影响档案事业发展的突出问题，保证档案事业沿着法制的轨道健康地发展。 

　　（二）转变服务方式，创新档案工作机制 

　　档案工作要把服从、服务于经济建设作为出发点和落脚点，从过去传统的服务式中走出来，尽快实现由“藏”为主到“用”为主转变，从“被动服务”向“主动服务”转变。只有这样，才能使档案工作在大数据时代下更好地体现自身的价值。 

　　首先，要解放思想，实事求是，树立档案就是生产力的观念。特别是在大数据时代，我们要建立“智慧档案”，克服那种档案工作是虚，搞生产、干经济是实的片面认识，树立严格管理和充分开发利用档案数据可以有力地保障和促进生产力发展的观念。 

　　二是创新档案工作机制，开发档案工作新领域。长期以来，地县档案行政管理部门大都习惯于传统的“面对面地讲”、“手把手地教”，甚至当替身去整理档案等工作方法，尤其是一些档案行政管理部门的领导干部，往往只注重于埋头于具体业务，不善于开发档案新领域，工作局面打不开，老处于被动地位。随着社会主义市场经济的不断发展，很多立档单位行政和业务事务繁忙、档案材料多，都希望借助外部力量做好档案工作。在这种情况下，档案行政管理部门应把握时机，成立档案服务部门，以更好地为社会服务，如档案服务站就是档案行政管理部门自身改革、服务方式转变的产物，其职能实际上是档案行政管理部门业务指导工作的“转轨变型”。其服务对象是全社会，开展档案业务技术咨询和档案整理以及检索目录的编制、 著录、打印等劳务性、有偿性服务，在业务上接受档案行政管理部门监督和指导。档案服务站不仅是档案行政管理部门转变职能、 更好地为社会服务的一个重要方面，还是档案部门实现创收的一个重要途径。如滕州市兰台档案服务站于 2002 年 6 月正式挂牌运作，该站面向社会提供档案业务技术咨询单整理各类档案，编制并打印各种目录等服务项目，取得了较好的社会效益和经济效益。这样，档案行政管理部门也可腾出更多的精力去开发档案工作新领域，变传统的被动应付为主动作为。 

　　三是强化档案行业协会（学会）作用，争取社会各界的支持。云计算让我们处理海量的结构化和非结构化的数据成为可能，档案人应该跳出档案做档案，摆脱传统思维的制约，充分利用全社会的资源和力量，建设大档案，实现大服务。 

　　（三）改变传统的管理模式，凸显档案人员的工作价值 

　　首先，要树立主管意识，强化宏观管理。作为数据资源的集中管理部门，只有树立起“主管”意识，增强宏观管理，才能搞好统筹规划和对内、对外的组织协调，从而使档案部门在促进社会经济发展过程中发挥更大的价值。档案部门以前大都是抓具体的业务指导，虽然也搞一些综合协调等管理性的工作，但作为一个弱势部门来说，开展此项工作也是显得底气不足，胆子不大，惟恐越“雷池”一步，几乎没有“主管”意识。在大数据时代下，需要档案行政管理部门确立发展目标，根据国情和本地实际，在广泛深入调查研究的基础上制订出本地区档案工作近期和远景发展规划，提出本地区在一定时期内档案工作所要达到的奋斗目标，实行目标管理，并定期对制定的目标进行督促检查，特别是要积极争取将档案工作的发展规划与年度计划列入到本地区、各专业整体建设规划、计划中去，使档案工作能与整个建设事业同步发展。 

　　其次，要与时俱进，确立构建和应用大数据战略地位的意识。档案行政管理部门要有科学的预见、设想和通盘考虑，确立大数据战略发展目标，主动研究从传统档案管理转向大数据管理的理论、方法、途径。逐步夯实大数据技术，不断开展对档案数据存储利用和价值挖掘等工作。积极探索档案数据资源的建设、管理、开发、服务及其产业发展、市场行为的规律，逐步创新对档案数据进行行政监管和市场管理的新模式。 

　　三要改变传统的管理方法，向知识管理转型。档案工作不管对于国家还是社会组织、企业和个人来说都是一项基础服务性质的工作。大数据时代，将档案资源转化为知识资源，将成为档案管理工作一个必然的发展方向。就是要运用大数据相关的思维方法，找出数据之间的相关性，挖掘大数据的潜在价值，发现知识，为国家和社会提供知识服务，这要求档案管理从传统的管理向知识管理迈进，实现新的跨越。传统纸质信息时代对大量的档案信息资源进行收集、整理、分析整合开发需要耗费巨大的人力物力，随着档案数据的不断增多，档案管理系统由于无法动态扩展，会出现“小牛拉大车”的情况，越来越吃力。而且以文档管理为主，档案基本处于被动利用，沉淀的档案没有人去分析利用，也没有技术工具去支撑挖掘、分析。随着从纸质档案到档案信息化再到大数据时代，档案信息资源呈指数型增长，用传统的管理方法是难以完成对档案信息资源的收集、整理和分析整合开发这一问题的。大数据时代的到来使这一问题迎刃而解。在传统管理方式下，“收”是各部门移交；“管”是手工管理，手工查询；“用”是提供被动的查阅服务。在大数据时代下，“收”将是数据实时地自动归集；“管”将采用云平台存储、计算、分析；“用”则是分析、发现与预测，为国家、社会和人民提供知识资源，创造价值。传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位，在大数据时代，档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面，从原来的以“页”“米”为统计单位改为以“GB”（千兆字节）为统计单位。档案人员不再局限于电子档案的收、管、用，将用更多的时间去监控电子档案的生成及保障电子档案的可读、安全性。通过主动调查利用者的需求，建立各种数据模型，对海量数据进行聚合、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，提高档案价值，将原来的“死档案”变成“活信息”，转化为新的知识能源。 

　　四要建立良好的档案数字资源基础，挖掘档案信息资源价值。“大数据的核心就是挖掘出庞大的数据库独有的价值”。只有拥有良好的数字资源基础，计算机快速处理海量的不同类型信息，才能够快速地廉价地挖掘档案信息资源潜在价值，为国家和社会利用，从而产生看得见的效益。长期以来，档案工作都存在着效益滞后的问题，一方面，我们档案馆里藏有大量珍贵的文献资料， 是一代代档案人披肝沥血、含辛茹苦收集而来的，有的甚至付出了血的代价。但由于档案信息化工作面临资金投入不足、领导重视不够、对档案信息资源整体价值重视不够等问题，从而难以挖掘档案深层次的价值。另一方面，在如今的移动互联网时代，关于社会、个人的记录数据浩如烟海，数据类型繁多，包括网络日志、文本、图片、音视频、地理位置信息等，而我们在档案馆所能见到的只是漂浮于大海上的冰山一角，大数据更强调数据的完整性和混杂性，注重原始数据的获取，帮助我们进一步挖掘潜在的价值。所以，档案人对档案资源建设工作意识已经不能停留在过去传统的认识上，要在思维上必须有一个大突破。提供丰富的基础数据是档案工作在大数据时代的重要工作，有了良好的档案数字资源基础，大数据才能大放光彩，才能挖掘档案资源的价值，来帮助人们认识客观世界、辅助决策、产生效益，这才是档案利用的生命力所在，才能进一步凸显档案人员的工作价值。 

　　三、加强人才队伍建设 

　　大数据时代下的档案工作，与传统意义上的档案工作相比，可以说是一场技术的革新，一次划时代的跨越。不断提高档案行政管理干部的管理素质和档案业务人才技术能力是大数据时代下面对的战略任务。管理者管理水平和业务人才的技术水平高低直接关系到大数据时代下档案工作的成效。档案行政管理干部的管理素质和现代化管理水平，还不适应大数据的要求，要使大数据技术落到实处，让其真正地担负起新的历史条件下管理的担子，就要让他们学习、更新管理知识，尽快地掌握现代化管理技能。与此同时，还要提高广大档案人员的专业素质，使每一个档案人员都能够独挡一而地开展工作。 

　　四、促进档案数据开放与信息安全 

　　大数据时代要求数据资源的开放，这对我们档案行政管理部门也提出了更高的要求。2008年美国建成了data.gov网站，这是美国联邦政府的公开信息资料库。网站从2009年的47个数据集迅速发展起来，到2012年7月3周年时，数据集已达45万个，涵盖了172个机构，产生了广泛的社会和经济影响，有力地推动了美国社会和经济的发展。国家档案馆做为一个公共文化事业机构，承载着服务于党和政府的工作大局，服务于各项事业和广大人民群众的功能。在实施的以建设“阳光政府”、保障公民知情权为宗旨的《中华人民共和国政府信息公开条例》中“国家档案馆”被指定为“政府信息查阅场所”。国家档案馆的公共开放与共享将在大数据时代得到进一步体现。我国当前的档案行政管理体制，使数据资源的管理主体更为集中，在数据资源开放与共享方面比许多国家更有优势和条件。档案部门根据其职能职责，可从整合各类档案数据资源入手，在保障国家安全、商业秘密、知识产权、个人隐私的前提下，全面整合并开放利用各类数据资源，以满足全社会对数据资源的查阅利用需求。 

　　在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛滥，如何实现档案数据长期可读性、安全可靠性，如何保障国家安全、商业秘密、知识产权、个人隐私，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息？是档案行政管理面临的信息安全问题上的新挑战。我们档案行政管理部门首先应加强大数据应用背景下档案信息安全管理，建立健全档案网络安全管理机制，加强档案信息资源的鉴定开放与数字化外包管理，应对好大数据应用带来的信息安全风险，特别是研究基于大数据的情报收集分析工作的信息保密问题。另外，要健全档案馆库的安全保卫体系，建立物防、人防、技防全方位的安全防范网络。 

　　大数据时代的到来，深刻地改变着我们的思维、工作和生活方式。档案信息资源是社会信息资源体系中的重要组成部分，其未来的发展必然要面对大数据的挑战，也必然会改变档案事业的方方面面。“大数据就是要赋予我们智慧和洞见”。相信我们如果能够顺应大数据的潮流，积极地认识和准备应对这场挑战，树立全新的档案工作观念，调整好档案行政管理部门的责任和义务，建立大数据时代下的“智慧档案”，就能挖掘档案潜在价值和知识资源，为国家、社会和人民提供更全面、更科学、更智慧的服务，使我们的档案部门真正成为国家和社会经济发展的助推器，社会安宁的稳定器，人民群众的服务器。 

　　本文作者：杨红，女。工作单位：常德市鼎城区档案局  所学专业：中共党史   职务：副局长    联系电话：0736-7386155