完善企业档案资源归档管理机制的实践与思考

周晓君

中国石化湖南石油分公司，湖南长沙，410005

【摘要】随着网络技术及办公自动化的飞速发展，企业档案资源形成主体多元化、来源分散化、种类和形式多样化，给档案归档管理提出更高要求，越来越受到人们关注。近年来，笔者所在企业尽管已加强对档案资源体系的建设和管理，建立档案评价体系，但在新形式下，企业档案工作如何适应当前现代化管理需要，如何完善档案资源归档管理机制是企业档案管理的研究方向。本文结合工作实践，就企业的档案资源归档管理机制进行简要分析和探讨。

【关键词】企业；档案资源；机制

    随着科技社会的进步和网络技术的发展，现代企业已实现无纸化办公。企业网络平台的各个业务操作系统无疑成了无纸化办公的重要支撑。在这些业务操作系统里会产生大量的档案资源，如何将这些种类繁多、形式多样的档案资源进行收集、整理、归档？运用何种手段进行整合？是每一位企业档案工作者所要思考的问题。档案是社会精神及物质文明建设的重要依据，是人类工作和研究的珍贵资料，是人类智慧的结晶。因此，建立并完善适应企业档案资源管理的归档机制显得非常重要。

    一、  企业档案资源的种类和形成规律

    企业档案资源是随企业的发展而不断变化的，其种类也是在企业生产经营过程中所产生的，目前，企业档案资源的种类主要包括：文书档案、合同档案、职工档案、工程项目档案、人事档案、财会档案、声像档案、实物档案等，以及与其相对应的电子档案。档案资源的形成有它特有的规律性，我们可以从它的来源、结构和范围来了解。

    首先看档案资源来源。我们企业档案资源主要来源于机关各部门和各个岗位人员等所保存下来的档案资料。其具体表现为档案资料的接收、征集、复制等几种形式。档案资源的来源也是变化发展的,主要表现在以下两个方面:一是档案资源的来源最初只是表现为档案资料的接收形式，随着社会迅速发展和网络信息社会的到来,档案资源的来源就逐步表现为档案资料的接收、征集、复制等几种形式并存；二是档案资源的来源由单一渠道逐步变化为多种渠道，其来源是经常变动和不稳定，种种来源形式，都是对企业档案资源内容的补充，它们所网罗的档案资料,一般具有零散性。档案资源来源的这种变化规律, 要求我们档案工作者在熟悉企业自身档案资源状况的同时,要用动态的观点去对待档案资源的不同来源,并且要采取不同的处理方法和手段。

    其次看档案资源结构。所谓档案资源结构,是指档案资源在其构成中的档案资源种类的分布状况。档案资源的逐渐形成过程,也就是档案资源结构的逐渐发展过程。然而,档案资源结构的发展过程，是由简单到复杂的过程。从古代的甲骨档案逐渐发展到近现代以纸张为主要载体的纸质档案，再发展到如今与纸质档案并存的网络化电子档案。档案资源的结构呈现出由简单到复杂、由种类单一到繁多的趋势。既然档案资源有自己的结构及其变化发展规律,档案工作者在实践中，就应顺应其规律并运用各种方式、方法及手段对其进行了解和熟悉。

    再则看档案资源范围。企业档案资源的范围实质上是指保存哪些方面的档案。随着社会的不断发展变化,人类的物质活动和精神活动不断丰富,社会分工也越来越细,档案资源的范围也势必受到影响,即不断增加，不断扩展。这是档案资源的范围变化规律之一。自古以来，任何国家和朝代及其部门保存档案都是为了利用。档案资源要能得到合理利用，关键的一点就是确定不同档案保管部门的保管范围，即给每个保管部门划定一个区别其他档案保管部门的收藏范围。这是档案资源的范围变化规律之二。企业档案资源的范围, 其发展变化从纵向来说，不断拓展，从横向来说，各部分不断互相渗透交融。纵向发展是由于社会分工越来越细,新的分支不断出现,横向联系是因为随着社会的发展,新的科学技术不断出现,不同科学方法及手段的运用促使相近的档案内容分别附着在不同载体之上。

    二、现行档案资源管理归档机制存在的主要问题

    在企业生产与经营管理及项目建设当中，档案资源的重要性日渐突出，档案资源管理归档机制在一定程度上决定着企业档案管理水平。但是，在平常工作实践中，档案资源管理归档机制依然存在一些问题，主要表现在以下几个方面：

    （一）档案资源归档管理机制相对滞后造成档案资源的归集不全，利用价值不大。档案对于任何企业都是一笔丰富而又有价值的财富，其重要程度也是不言而喻。笔者所在企业的档案资源来源于OA办公自动化系统，来源于各部门日常经营管理中产生的文件资料和基建工程项目活动中产生的文件、电子、声像等资料数据。其涉及面宽而广，稍有不慎则造成档案资源的缺失和归集不全。就拿OA办公自动化系统来讲，文件经过主办人办理环节需要将办理件最终上报相关资料数据以附件的方式上传至OA办公自动化系统中去，这是档案资源采集的方式之一，但在实际操作和运用当中，企业员工即文件主办人就忽视这一点，往往不挂入附件就直接返回部门负责人作办结处理，给档案人员归档工作带来了很大不便，最终造成归档数据资料的不完整，归档后造成给提供利用者参考价值不大的问题。一系列的联锁反应归根结底在于档案资源管理机制滞后，给企业员工带来误识，认为电子化的数据都不是档案，并且是自己形成的资料只要自己知晓就行了，没有必要上传到OA办公平台共享给大家看。这就要求档案工作者要有档案资源归档机制创新理念。

    （二）档案资源管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。近两年，笔者参与了上级单位组织的档案工作评价服务检查，发现档案管理水平稍稍落后的单位均存在档案资源管理归档制度不全，归档范围责任主体不明等问题。其档案管理制度和归档范围均是早5年前甚至10年前制订的，早已不适应当前档案管理归档需要。究其原因，均属观念性不强所为。档案人员普遍认为，档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成单位档案全宗及其档号规则的无连续性，由于上级单位没有硬性要求整改，则保持原来的编制规则为好。反之，如果一发生变动，则给档案人员增加很大的工作量和整改压力，同时也带来了不少的麻烦，又因近些年精减编制和人员等因素，造成企业屈指可数的档案人员力不从心。

    （三）档案资源整合不力和档案系统网络化运用面不广造成档案资源管理归档形式的单一化。当今迅猛发展的科技信息时代，企业自动化、数字化、网络化办公已渗透入企业生产经营管理的各个环节。目前，笔者企业各业务板块的应用系统有：OA系统、ERP系统、零售便利店系统、零售电子账表系统、IC卡零售管理系统、业务公开系统、人事培训TS系统 、合同管理系统、BW系统、档案管理系统等，如何把各个业务系统的档案资源整合并入档案管理系统，建立无缝链接加以整理、保存和利用，摆在我们面前的一大难题。另外，档案系统网络化运用面狭小，限制了归档形式的单一性。

    三、完善档案资源管理归档机制的应对措施

    为了完善档案资源管理归档机制，可从以下方面着手：

    （一）加强档案资源管理体系建设。完善档案管理制度和档案资源管理监督机制。在我们日常的档案管理工作中，应根据工作实际，注重不断完善各项档案规章制度。要知道，档案资源的形成是企业各时期业务工作开展情况的一个体现，如果档案制度和归档范围没有得到及时更新和完善，则造成档案资源的流失，进而可造成企业员工对档案资源归档意识的淡薄。中国有句俗话，不以规矩不能成方圆，对于现代任何一家企业都是如此，而且完善的档案管理制度能够最大程度的保障档案资源归档的完整性，以免档案资源的泄露及丢失现象的发生。因此，要明确档案的收集范围、流程、要求和部门第一责任人，建立档案收集工作目标责任制，把档案资源管理归档机制落到实处。另外，对档案资源的管理还应具有合理有效地监督制度进行控制，在档案运用过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。

    （二）拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全和完整。一是要控制源头，把好责任部门收集的第一道关口。档案工作者可从源头上入手抓档案的收集工作，要注重部门责任人的资料收集，严格按照档案归档范围进行部门资料的接收，把好档案资源归档管理的第一关，它是档案资源管理的重中之重，也是丰富馆藏的主要渠道；二是要抓文件资料归档质量。企业文件资料来源于各个部门，如何把控文件质量及归档，需要各部门落实到每人每天的工作中去，档案管理是一个系统工程，企业档案的质量与各部门的工作质量息息相关，各部门既是档案室服务的客户，同时也是供应商，供应商提供什么质量的产品，所能享受到的就是该质量的产品服务，部门工作成果的质量直接影响归档文件材料的质量和保存价值，做好部门资料管理是企业档案资源管理的基础；三是适时开展档案资源征集等相关活动，把对企业有利用价值的档案资源接收进来，以发挥其应有的价值作用。

    （三）强化对档案工作的评价与考核。一是要进一步档案工作评价奖惩机制，对档案资源管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；二是要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；三是要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案资源管理中存在的问题，切实做好档案收集整理工作。

    （四）加快档案资源的信息化建设。一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。

    （五）提高档案资源管理人员的业务素质。对于负责档案运用工作的管理人员应加强业务素质的提高，可以通过培训学习，让他们具有较好的专业知识及技能，对业务工作的开展更加熟悉，并且还应加强相关法律法规的学习及政治素质的培养，让档案资源管理人员充分认识到档案管理的重要性，并热爱所从事的这份事业，这样其责任心才能得到进一步的加强，在工作进行中才会有比较饱满的精神状态及积极性投入到工作中。同时还应加强用人制度的完善，选拔具有较高专业水平及文化水平的工作管理人员补充到队伍中来，从而使档案管理队伍更精良，高素质的管理队伍更善于发现及分析问题，并对经验进行总结，从档案资源管理工作中发现规律，同时对工作人员的工作能力及观察能力都能有效地提高。

    四、结束语

    企业档案资源是企业在其经营管理活动中形成的原始记录，是不可再生的无形资产和知识资产，对企业经营与发展具有参考、借鉴和凭证作用，建立适应企业发展的档案资源管理的归档机制，采取有效措施和有力形式整合档案资源，维护档案的完整和安全，从而达到有效利用。

参考文献：

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